Dostęp i usuwanie danych: jak zobaczyć i usunąć swoje dane

Niniejsze tłumaczenie służy wyłącznie ułatwieniu zrozumienia. Wiążąca jest wyłącznie wersja angielska dostępna pod adresem /p/access-and-deletion.

Ta strona wyjaśnia w praktyczny sposób, jak uzyskać kopię swoich danych lub doprowadzić do ich usunięcia oraz co faktycznie usuwa każda z dróg. To, która sekcja Państwa dotyczy, zależy od Państwa roli:

• korzystali Państwo z czatu reactive.chat na stronie innej firmy: sekcja 1;
• Państwa firma korzysta z reactive.chat (właściciel lub administrator przestrzeni roboczej): sekcja 2;
• pracują Państwo w przestrzeni roboczej jako członek (agent) lub obserwator: sekcja 3.

Sekcja 4 dotyczy kopii zapasowych, sekcja 5 terminów, weryfikacji tożsamości i kosztów. Podstawy prawne opisano w Polityce prywatności.

Pojęcia: Operator („my”) to LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Polska, contact@lukaswojcik.com. Klient to przedsiębiorca, który osadza widżet na swojej stronie internetowej. Odwiedzający to osoba korzystająca z czatu na stronie Klienta.

1. Odwiedzający stronę Klienta

1.1 Kto decyduje o Państwa danych

Jeżeli korzystali Państwo z czatu reactive.chat na stronie innej firmy, administratorem Państwa danych jest ta firma (nasz Klient). To ona decyduje, czy czat jest oferowany, co jest przechowywane i jak długo. Przetwarzamy dane wyłącznie na polecenie Klienta na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO) i nie możemy sami rozstrzygać o Państwa wniosku.

Istnieje jeden wyjątek i jest to najszybsza droga: Klient może włączyć usuwanie danych w oknie czatu. Jeżeli to zrobił, z góry polecił nam wykonanie Państwa żądania i wykonujemy je bez konieczności rozpatrywania przez kogokolwiek (sekcja 1.2).

1.2 Samodzielne usunięcie danych czatu w oknie czatu

Widok „Twoje dane”. Proszę otworzyć czat i wybrać „Twoje dane”. Widok pokazuje, co czat przechowuje o tej wizycie: identyfikator odwiedzającego i identyfikator sesji, każdy wpis zapisany przez widżet w Państwa przeglądarce (wraz z miejscem: pamięć sesji lub pamięć lokalna), dane strony przekazane przez widżet do czatu oraz liczbę i przedział czasowy Państwa wiadomości.

„Usuń wszystko”. Poniżej znajduje się przycisk „Usuń wszystko”. Klikają Państwo dwukrotnie – pierwsze kliknięcie pokazuje, co zostanie usunięte, drugie potwierdza. Przycisk jest dostępny, o ile operator strony nie wyłączył go w ustawieniach projektu.

Wycofanie zgody. Jeżeli czat poprosił o zgodę, zanim mogli Państwo pisać, ten sam widok oferuje „Wycofaj zgodę”. Wycofanie kończy rozmowę i usuwa dane wizyty tak samo jak przycisk.

Napisanie żądania w czacie. Żądanie usunięcia nie wymaga przycisku. Można je napisać własnymi słowami – „proszę usunąć wszystkie moje dane”, „proszę o mnie zapomnieć” i podobne sformułowania po polsku, angielsku lub niemiecku. Nasz serwer porównuje wiadomość ze stałą listą sformułowań; nie decyduje o tym asystent AI, a żądanie zostanie rozpoznane również wtedy, gdy asystent jest wyłączony lub nie odpowiada. Lista jest celowo wąska, aby przypadkowe „zapomnij, co powiedziałem” nie usunęło rozmowy. Dalszy przebieg zależy od ustawienia operatora:

• najpierw zapytaj (ustawienie, z którym startuje każdy projekt): czat informuje, co można tu usunąć, a czego nie, i prosi o potwierdzenie. Potwierdzenie prowadzi do dokładnie takiego samego usunięcia jak przycisk; odmowa pozostawia wszystko bez zmian;
• usuń od razu: czat informuje, co jest usuwane, i usuwa to;
• wyłączone: czat nie reaguje na takie sformułowania. Wiadomość pozostaje w rozmowie, operator ją widzi, a drogi opisane w sekcjach 1.7 i 1.8 pozostają otwarte.

Jeżeli Państwa sformułowania nie ma na liście, również nic nie ginie: wiadomość pozostaje w rozmowie, a operator ją widzi.

1.3 Zakres usunięcia

Usunięcie zawsze obejmuje tę wizytę: każdą rozmowę bieżącej sesji przeglądarki na tej stronie. To, czy obejmuje także Państwa wcześniejsze wizyty, zależy od dowodu, a nie od czyichkolwiek twierdzeń:

• Przy pierwszym połączeniu nasz serwer wydaje losowy dowód odwiedzającego, a widżet zapisuje go obok identyfikatora odwiedzającego w Państwa przeglądarce. Gdy przeglądarka później ponownie przedstawi ten dowód, serwer wie, że identyfikator rzeczywiście należy do Państwa. Usunięcie obejmuje wówczas każdą rozmowę zapisaną pod tym identyfikatorem na tej stronie, wszystkie należące do niego sesje oraz sam wpis odwiedzającego.
• Bez dowodu – ponieważ wyczyścili Państwo dane przeglądarki, korzystają z innej przeglądarki lub urządzenia albo Państwa rozmowy pochodzą sprzed wprowadzenia dowodu 7 października 2026 r. – usunięcie obejmuje tylko bieżącą sesję. To zabezpieczenie: sam identyfikator można odczytać lub odgadnąć, a osoba obca, która zna Państwa identyfikator, nie może mieć możliwości usunięcia ani zobaczenia Państwa rozmów.

Tekst w czacie przed potwierdzeniem wskazuje, który z dwóch zakresów ma zastosowanie. Każda przeglądarka i każde urządzenie mają własny identyfikator; nie są one powiązane, więc każdy trzeba usunąć osobno. Usunięcie dotyczy strony, na której zostało dokonane, a nie innych stron korzystających z reactive.chat.

Przycisk w czacie internetowym nie obejmuje rozmów prowadzonych przez kanał komunikacyjny podłączony przez operatora (np. WhatsApp, Telegram, Messenger, Instagram, SMS lub e-mail). Proszę napisać żądanie w tym kanale lub zwrócić się do operatora (sekcja 1.7).

1.4 Usunięcie lub anonimizacja

Operator wybiera w ustawieniach projektu, w jaki sposób wykonywane jest usunięcie:

• usunięcie: rozmowy, ich wiadomości i wszystko, co jest z nimi powiązane, są usuwane z bazy danych;
• anonimizacja: rekord rozmowy pozostaje, aby statystyki operatora nie zmieniały się wstecz, ale treść wiadomości jest zastępowana symbolem zastępczym, odpowiedzi z formularzy i tłumaczenia są usuwane, a identyfikator odwiedzającego, komentarz do oceny, identyfikacja przeglądarki, kraj oraz dane kampanii i źródła wejścia są czyszczone. Zapytania do AI dotyczące rozmowy tracą treść i wyniki, a oceny jakości tracą uzasadnienie AI i odniesienie do agenta.

W obu przypadkach przesłane przez Państwa pliki są usuwane.

1.5 Co jest usuwane

Na naszych serwerach: rozmowy w zakresie opisanym w sekcji 1.3, ich wiadomości, załączone pliki (wraz z podglądami i tekstem rozpoznanym na obrazach), tłumaczenia, odpowiedzi z formularzy, rekordy sesji z identyfikacją przeglądarki, krajem i danymi kampanii, zdarzenia wizyty, kopie w naszej szybkiej pamięci pośredniej (Redis), oczekujące zamówienie zapisu rozmowy e-mailem oraz wpis odwiedzającego, jeżeli nie pozostaje żadna Państwa rozmowa. Jeżeli tożsamość w kanale komunikacyjnym była potwierdzona, usuwane jest również jej powiązanie z wpisem odwiedzającego.

Usunięcie obejmuje także to, co jest przechowywane o tym odwiedzającym poza rozmowami: liczniki, blokady powtórzeń i znacznik powracającego odwiedzającego w kampaniach operatora w czacie (zapisane jako skróty) oraz, w przypadku rozmowy przez WhatsApp, kontakt kampanii wraz z jego wysyłkami. Numery wiadomości w kanałach, które mogą zawierać Państwa numer telefonu, są i tak usuwane po 7 dniach.

W Państwa przeglądarce: widżet usuwa wpisy zapisane dla tej strony, także identyfikatory, które przechowuje pod nazwami MousePlayer (mp_). Celowo pozostają dwa wpisy: pojedynczy znacznik „nie śledzić ponownie” (rc_dnt) oraz zapisany wygląd czatu na tej stronie (rc_marke, z ważnością jednego dnia); żaden z nich nie zawiera identyfikatora. Jeżeli wycofają Państwo zgodę za pomocą narzędzia do zgód strony, a nie w oknie czatu, wpisy pod nazwami MousePlayer (mp_) nie są usuwane; znikają wraz z usunięciem danych czatu.

Żądania trafiają do kolejki i są wykonywane przez proces działający w tle co minutę; usunięcie kończy się zwykle w ciągu kilku minut.

1.6 Co pozostaje i dlaczego

• Tekst odwiedzonych stron. Jeżeli operator wykorzystuje treść stron dla asystenta, tekst strony jest zapisywany raz na stronę i wersję, wraz z licznikiem obejmującym wszystkich odwiedzających. Nie jest on przypisany do Państwa i nie da się go rozdzielić według odwiedzających; jego usunięcie oznaczałoby usunięcie danych innych osób. Jest usuwany, gdy operator wyłączy stronę lub usunie projekt.
• Blokady. Jeżeli agent zablokował Państwa z powodu nadużycia, blokada przetrwa usunięcie – inaczej usuwanie byłoby najłatwiejszym sposobem jej obejścia. Blokada jest decyzją dotyczącą połączenia, a nie informacją o Państwu, i wygasa po upływie swojego okresu (najwyżej 365 dni).
• Rezygnacja z kampanii WhatsApp. Jeżeli zrezygnowali Państwo z kampanii WhatsApp operatora słowem stop, pozostaje adnotacja blokująca: utworzony z kluczem skrót Państwa numeru, bez imienia, nazwiska ani innych danych. Zapewnia ona, że późniejszy import kontaktów przez operatora nie zapisze Państwa ponownie. Jeżeli sami wyślą Państwo słowo rozpoczynające, zostaje ona zniesiona.
• Pytania przejęte przez operatora. Jeżeli operator przejął zadane przez Państwa pytanie do swojej bazy wiedzy lub do swoich pytań testowych, pozostaje ono tam jako treść operatora i nie jest przypisane do Państwa. Pytania testowe przed przejęciem przechodzą przez filtr danych osobowych.
• Dowód Państwa zgody. Jeżeli wyrazili Państwo zgodę w czacie, musimy być w stanie to wykazać (art. 7 ust. 1 RODO). Usunięcie pozbawia ten zapis odniesienia do osoby: identyfikatory sesji, odwiedzającego i rozmowy, adres IP i identyfikacja przeglądarki są czyszczone. Pozostaje informacja, że w określonym dniu wyrażono lub wycofano zgodę na określone brzmienie.
• Kopie zapasowe. Kopie znikają w zwykłym cyklu rotacji, najpóźniej po 364 dniach (sekcja 4).
• Własne systemy operatora. reactive.chat to wyłącznie czat na tej stronie. Tego, co operator posiada o Państwu poza nim – konta klienta, zamówień, newslettera, analityki – nie obejmujemy i nie wolno nam tego dotykać. W tym zakresie proszę skorzystać z sekcji 1.7.

1.7 Wniosek do operatora strony

Proszę skierować wniosek do operatora strony, na której korzystali Państwo z czatu; dane kontaktowe znajdują się w jego polityce prywatności lub nocie prawnej. Operator widzi Państwa rozmowy w swoim panelu, z identyfikatorem odwiedzającego i sesji przy każdej rozmowie, może eksportować dane projektu i ustawić okres przechowywania rozmów. Musi odpowiedzieć w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO). Jeżeli operator potrzebuje usunięcia konkretnej rozmowy poza powyższymi drogami, zwraca się do nas, a my wykonujemy usunięcie na jego polecenie (sekcja 2.2).

1.8 Jeżeli napiszą Państwo do nas

Jeżeli napiszą Państwo na adres contact@lukaswojcik.com, niezwłocznie przekażemy wniosek Klientowi, poinformujemy Państwa, komu go przekazaliśmy, i pomożemy Klientowi w odpowiedzi. Nie rozstrzygamy go sami, ponieważ ta decyzja nie należy do nas.

1.9 Jak zidentyfikować rozmowę

Rozmowy są często anonimowe; ani my, ani operator nie znajdziemy ich na podstawie samego imienia i nazwiska. Prosimy podać:

• stronę (adres), na której korzystali Państwo z czatu;
• identyfikator odwiedzającego i identyfikator sesji z widoku „Twoje dane”, jeżeli mogą go Państwo jeszcze otworzyć w tej samej przeglądarce;
• przybliżoną datę i godzinę rozmowy;
• imię, adres e-mail lub numer telefonu podany w czacie, jeżeli taki był.

Jeżeli żadna z tych informacji nie pozwala przypisać rozmowy do Państwa, ani my, ani operator nie jesteśmy w stanie odróżnić jej od rozmów innych odwiedzających (art. 11 ust. 2 RODO). Wynika to z gromadzenia możliwie najmniejszej ilości danych o Państwu, a nie z chęci uniknięcia wniosku.

1.10 Kopia Państwa danych

Proszę zwrócić się do operatora. Może on odczytać i wyeksportować rozmowę. W oknie czatu widok „Twoje dane” w każdej chwili pokazuje, co czat przechowuje o bieżącej wizycie.

2. Klienci (właściciele i administratorzy przestrzeni roboczej)

2.1 Rozmowy: okres przechowywania dla każdego projektu

To Państwo decydują, jak długo przechowywane są rozmowy. W ustawieniach projektu można ustawić okres od 1 do 3650 dni i wybrać, czy rozmowy po jego upływie są usuwane, czy anonimizowane (sekcja 1.4). Codzienny proces stosuje ten okres. Nowy projekt nie ma okresu przechowywania: rozmowy są wtedy przechowywane, dopóki ich Państwo nie usuną, nie usunie ich odwiedzający lub nie zostanie usunięta przestrzeń robocza. Jako administrator ustalają Państwo okres wymagany przez własne zasady przechowywania.

Niezależnie od tego pliki przesyłane przez odwiedzających są usuwane po 7 dniach w planie bezpłatnym i po 90 dniach w planach płatnych (albo po okresie przewidzianym w umowie indywidualnej); obowiązuje bieżący plan przestrzeni roboczej. Zamówienia zaimportowane z podłączonego sklepu są usuwane 90 dni po imporcie. W planie Agency wpisy dziennika odczytów (który członek zespołu otworzył którą rozmowę) są usuwane najpóźniej po 731 dniach, wcześniej wraz z rozmową.

W ustawieniach projektu decydują Państwo również, czy odwiedzający mogą sami usuwać swoje dane (przycisk, wycofanie zgody, napisane żądanie – sekcja 1.2).

2.2 Pojedyncze rozmowy

Panel nie ma funkcji usuwania pojedynczej rozmowy. Jeżeli potrzebują Państwo takiego usunięcia – np. aby zrealizować żądanie odwiedzającego, którego nie da się obsłużyć w oknie czatu – prosimy napisać z adresu właściciela lub administratora na contact@lukaswojcik.com, wskazując projekt i rozmowę (identyfikator, datę). Wykonujemy usunięcie jako Państwa podmiot przetwarzający na Państwa polecenie i potwierdzamy je.

2.3 Projekty

Projekt można zarchiwizować w panelu. Zarchiwizowany projekt przestaje odpowiadać w czacie, ale jego dane pozostają zapisane. Aby usunąć projekt, prosimy napisać do nas z adresu właściciela lub administratora. Planujemy usunięcie z 30-dniowym okresem karencji albo wykonujemy je od razu, jeżeli Państwo o to poproszą. Wraz z projektem usuwane są jego rozmowy, wiadomości i załączniki, baza wiedzy (w tym przesłane pliki i zapisane teksty stron), ustawienia, statystyki i dane kampanii oraz zapisy zgód jego odwiedzających.

2.4 Przestrzenie robocze

Właściciel może usunąć przestrzeń roboczą w jej ustawieniach. Usunięcie rozpoczyna 30-dniowy okres karencji, w którym właściciel może je cofnąć. Po jego upływie przestrzeń robocza i wszystkie jej projekty wraz ze wszystkimi danymi – w tym zapisami zgód odwiedzających i logo firmy – są usuwane, a wszyscy członkowie zespołu tracą dostęp.

Dopóki trwa płatna subskrypcja, nie można zażądać usunięcia. Proszę najpierw wypowiedzieć subskrypcję w zakładce Rozliczenia. Jeżeli w dniu usunięcia znów trwa subskrypcja, przestrzeń robocza zostanie usunięta dopiero po jej wypowiedzeniu. Los opłat już uiszczonych określa Regulamin.

2.5 Państwa konto

Samodzielnie, w panelu. Proszę zalogować się i otworzyć Konto → Usuń konto. Potwierdzenie wymaga hasła oraz – jeżeli włączono logowanie dwuskładnikowe – kodu z aplikacji uwierzytelniającej lub kodu odzyskiwania. Przed potwierdzeniem strona pokazuje, co stanie się z każdą przestrzenią roboczą, do której Państwo należą.

• Kiedy nie jest to jeszcze możliwe: dopóki są Państwo ostatnim właścicielem przestrzeni roboczej mającej innych członków – najpierw proszę ją przekazać lub usunąć – oraz dopóki trwa płatna subskrypcja, której są Państwo właścicielem lub płatnikiem; najpierw proszę ją wypowiedzieć w zakładce Rozliczenia.
• Natychmiast: konto zostaje zablokowane, a Państwo zostają wylogowani na wszystkich urządzeniach; wcześniej wysłane linki (potwierdzenie adresu, reset hasła) przestają działać. Opuszczają Państwo każdą przestrzeń roboczą mającą innych członków; pozostaje ona dla nich. Przestrzenie robocze, w których są Państwo jedynym członkiem, zostają tego samego dnia przeznaczone do usunięcia razem z kontem.
• Jeżeli zmienią Państwo zdanie: w ciągu 30 dni proszę napisać z adresu e-mail konta na contact@lukaswojcik.com, a przywrócimy konto. Zakończone członkostwa nie wracają; można zostać zaproszonym ponownie. Przestrzenie robocze przeznaczone do usunięcia pozostają przeznaczone do usunięcia; po przywróceniu konta mogą Państwo samodzielnie cofnąć ich usunięcie.
• Po 30 dniach konto zostaje ostatecznie usunięte: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło, dane uwierzytelniania dwuskładnikowego, urządzenia i sesje, historia logowania, zapis akceptacji Regulaminu i umowy powierzenia, subskrypcje powiadomień push, opinie i zgłoszenia do wsparcia wysłane z konta. Wraz z nim usuwane są przestrzenie robocze, w których byli Państwo jedynym członkiem, ze wszystkimi ich danymi.

E-mailem. Alternatywnie można napisać z zarejestrowanego adresu e-mail właściciela na contact@lukaswojcik.com z tematem „Account deletion”. Potwierdzimy otrzymanie, sprawdzimy, czy wniosek pochodzi od właściciela, a następnie postąpimy dokładnie tak jak powyżej.

2.6 Koniec subskrypcji niczego nie usuwa

Gdy płatna subskrypcja się kończy – ponieważ ją Państwo wypowiedzieli albo płatność ustała – przestrzeń robocza wraca do planu bezpłatnego. Nic nie jest usuwane, także projekty ponad limity planu bezpłatnego; od tej chwili obowiązują jedynie jego limity (np. krótsze przechowywanie załączników). Dane są usuwane wyłącznie drogami opisanymi w sekcjach 2.1–2.5. Jeżeli nie chcą Państwo dalej korzystać z usługi, proszę usunąć przestrzeń roboczą lub konto i usunąć skrypt widżetu ze swojej strony.

2.7 Co pozostaje po usunięciu

Podajemy to w pełni, łącznie z tym, nad czym jeszcze pracujemy:

• Faktury i dokumentacja rozliczeniowa (dane faktur, numer VAT, identyfikatory klienta i faktur w Stripe, powiadomienia otrzymane od Stripe) są przechowywane co najmniej przez okres wymagany przez polskie prawo podatkowe: pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Nie są wykorzystywane do niczego innego. Automatyczne usuwanie po upływie tego okresu nie zostało jeszcze wdrożone.
• Zgłoszenia do wsparcia wysłane bez konta – do 365 dni po ich wpłynięciu lub naszym ostatnim działaniu w tej sprawie – oraz wpis o usunięciu przestrzeni roboczej lub konta (bez imion i nazwisk).
• Dziennik usunięć: przez 400 dni wpis odnotowujący, że usunięcie zostało wykonane – jego rodzaj, dotyczące go identyfikatory, tryb i czas, bez treści, imion i nazwisk, adresów e-mail ani adresów IP – aby można było wykonać usunięcie ponownie, jeżeli trzeba będzie odtworzyć kopię zapasową (sekcja 4).
• Dzienniki: dzienniki dostępu serwera WWW (najwyżej 15 dni); dziennik systemowy serwera, który przyjmuje także komunikaty serwera czatu, w tym adresy IP, i jest ograniczony rozmiarem (500 MB), a nie czasem; oraz dzienniki naszych procesów w tle, które obecnie nie są ani rotowane, ani usuwane po stałym okresie.
• Kopie zapasowe, zgodnie z sekcją 4.

2.8 Kopie Państwa danych

• Eksport projektu. W Przestrzeń robocza → Eksport właściciele i administratorzy pobierają dla każdego projektu jego dane w formacie JSON lub jako archiwum ZIP z plikami CSV: rozmowy i wiadomości, wpisy odwiedzających i ich cechy, sesje i zdarzenia, dziennik AI, dziennik odczytów, oceny i kontrole jakości, oddzwonienia i dzienniki połączeń, tożsamości w kanałach i wątki e-mail, kampanie, gotowe odpowiedzi, artykuły pomocy, bazę wiedzy (dane dokumentów, pobrany tekst stron, poprawki, dane produktów), ustawienia projektu oraz listę ról w przestrzeni roboczej. Archiwum ZIP zawiera także załączone pliki, do 2 GiB; eksport JSON zawiera jedynie ich opis.
• Poza eksportem: oryginalne pliki przesłane do bazy wiedzy, imiona, nazwiska i adresy e-mail członków zespołu (lista ról zawiera tylko identyfikatory i role), dane podstawowe przestrzeni roboczej (nazwa, plan) oraz dane dostępowe (klucze API, dostępy integracji i kanałów), które nigdy nie są eksportowane. W sprawie pierwszych trzech kategorii prosimy pisać na contact@lukaswojcik.com; dostarczamy je w ciągu 30 dni, zwykle szybciej.
• Inne eksporty w panelu: dziennik audytu (CSV), dziennik AI (CSV, JSON), raporty (CSV), wyniki testów A/B (CSV), dziennik odczytów (plan Agency), faktury (PDF).
• Nie ma eksportu dla pojedynczego odwiedzającego. Aby odpowiedzieć na żądanie dostępu odwiedzającego, należy odczytać rozmowę w panelu lub skorzystać z eksportu projektu.

Te same eksporty służą zmianie dostawcy: zob. informacje dotyczące aktu w sprawie danych.

3. Członkowie zespołu (administratorzy, członkowie i obserwatorzy)

Opuszczenie przestrzeni roboczej. Państwa dostęp został utworzony na zaproszenie właściciela lub administratora przestrzeni roboczej. Proszę poprosić ich o usunięcie; mogą to zrobić w panelu.

Kopia Państwa danych. Proszę zalogować się, otworzyć Konto → Dane i wybrać „Pobierz dane mojego konta”. Plik JSON zawiera dane konta, członkostwa i role, opinie, zgłoszenia do wsparcia, zapisy akceptacji dokumentów prawnych, logowania, faktury, dziennik aktywności i wpisy dziennika odczytów dotyczące Państwa, bez skrótu hasła i innych danych dostępowych; najwyżej 5 pobrań na godzinę. Kopię można też zamówić, pisząc z adresu e-mail konta na contact@lukaswojcik.com.

Usunięcie konta przebiega jak w sekcji 2.5. Można też do nas napisać na adres contact@lukaswojcik.com, np. gdy nie mogą się Państwo zalogować; weryfikujemy wniosek i odpowiadamy w ciągu miesiąca.

Co pozostaje u Klienta. Wpisy w dzienniku audytu przestrzeni roboczej dokumentujące Państwa czynności – w tym Państwa logowania przez single sign-on i wywołania narzędzi MCP kluczami utworzonymi przez Państwa – należą do dokumentacji Klienta. Zawierają identyfikator Państwa konta i adres IP i zachowują je po usunięciu Państwa konta. Klient może ustawić dla nich okres 90, 180, 365 lub 730 dni; bez ustawienia są przechowywane do usunięcia przestrzeni roboczej. Historia logowania niezwiązana z żadną przestrzenią roboczą (logowania i nieudane próby, z adresem IP) jest usuwana po 90 dniach, najpóźniej wraz z kontem; powiązanie z Państwa kontem u dostawcy tożsamości przestrzeni roboczej jest usuwane wraz z kontem. Nieudane logowania z adresem e-mail, dla którego nie istnieje konto, oraz blokady adresów IP nie należą do żadnego konta; są rejestrowane z pełnym adresem IP i usuwane po 90 dniach. W planie Agency przestrzeń robocza prowadzi dziennik odczytów, kto otworzył którą rozmowę; każdy wpis jest usuwany najpóźniej po 731 dniach, wcześniej wraz z rozmową, projektem lub przestrzenią roboczą, a po usunięciu Państwa konta pozostaje bez odniesienia do Państwa. Jeżeli owner pokazuje agentów w ocenach pod pseudonimami, przypisanie Państwa pseudonimu jest przechowywane dla danej przestrzeni roboczej.

4. Kopie zapasowe

Usunięte dane nie znikają z kopii zapasowych w tej samej chwili. Istnieją dwa rodzaje kopii:

• Kopia systemowa, wykonywana codziennie o 03:00: kopia wszystkich baz danych i plików serwera, szyfrowana na naszym serwerze, zanim go opuści (klucze pozostają na naszym serwerze), i przechowywana w Google Cloud Storage w regionie europe-central2 (Warszawa). Kopie dzienne są przechowywane przez 7 dni, jedna kopia tygodniowa przez 364 dni. Lokalna kopia tej samej kopii zapasowej jest przechowywana przez około 8 dni na dysku podłączonym do serwera.
• Kopia bazy danych reactive.chat, wykonywana codziennie o 03:05 na samym serwerze i przechowywana przez 30 dni.

Dane usunięte z systemu produkcyjnego pozostają zatem w kopiach zapasowych najwyżej 364 dni, po czym znikają w ramach rotacji. Nie usuwamy wybiórczo danych z kopii zapasowych; służą one wyłącznie do odtworzenia usługi po awarii. Jeżeli będziemy musieli odtworzyć kopię zapasową, przed ponownym uruchomieniem usługi ponownie wykonamy usunięcia dokonane od chwili utworzenia kopii: od 16 października 2026 r. każde usunięcie danych czatu przez odwiedzającego i każde usunięcie przestrzeni roboczej, projektu lub konta jest w chwili wykonania odnotowywane w dzienniku usunięć (sekcja 2.7). Pozostają dwie granice: usunięcie zgłoszone po utworzeniu kopii, którego 30-dniowy okres oczekiwania jeszcze biegł, nie jest jeszcze odnotowane i trzeba je zgłosić ponownie; a gdyby utracony został sam nasz serwer, dziennik jest tylko tak aktualny jak ostatnia kopia zapasowa, więc usunięć z maksymalnie ostatnich 24 godzin nie dałoby się ponownie wykonać.

5. Terminy, weryfikacja i koszty

• Odpowiadamy na wnioski w ciągu miesiąca od ich otrzymania (art. 12 ust. 3 RODO). Jeżeli wniosek jest wyjątkowo złożony, możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące i w ciągu pierwszego miesiąca poinformujemy Państwa o przyczynach.
• Usunięcia w oknie czatu są wykonywane w ciągu kilku minut, usunięcia kont i przestrzeni roboczych po 30-dniowym okresie karencji, pozostałe usunięcia na wniosek w ciągu miesiąca.
• Weryfikujemy tożsamość tylko w niezbędnym zakresie: Klienci i członkowie zespołu piszą z zarejestrowanego adresu e-mail; odwiedzający podają informacje z sekcji 1.9.
• Wnioski są bezpłatne.
• Jeżeli uważają Państwo, że my lub Klient rozpatrzyliśmy Państwa wniosek nieprawidłowo, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polska, lub do organu nadzorczego właściwego dla Państwa zwykłego miejsca pobytu.

Wersja 2.3 zastępuje wersję 2.2 z 12 października 2026 r. Poprawiono: zapisy zgód odwiedzających usuwane wraz z projektem (2.3) oraz, razem z logo firmy, wraz z przestrzenią roboczą (2.4, 2.7); brak usunięcia przestrzeni roboczej, dopóki trwa płatna subskrypcja (2.4); zgłoszenia do wsparcia bez konta usuwane po 365 dniach (2.7); historia logowania i nieudane logowania bez konta usuwane po 90 dniach (3). Uzupełniono 16 października 2026 r.: dziennik usunięć (2.7) i ponowne wykonanie usunięć po odtworzeniu kopii wraz z jego granicami (4).

Wersja 2.2 zastępuje wersję 2.1 z 11 października 2026 r. Poprawiono: wpisy w przeglądarce usuwane i pozostające po usunięciu (1.5); okres przechowywania dziennika odczytów w planie Agency (2.1); dzienniki serwera (2.7); nieudane logowania bez konta i blokady adresów IP (3).

Wersja 2.1 zastępuje wersję 2.0 z 11 października 2026 r. Zmiany: anonimizacja czyści także uzasadnienie AI w ocenach jakości (1.4); liczniki kampanii i kontakty WhatsApp są usuwane wraz z usunięciem (1.5); adnotacja blokująca po rezygnacji z WhatsApp i pytania przejęte przez operatora (1.6); wpisy dziennika audytu, powiązanie SSO i pseudonimy członków zespołu (3).

Wersja 2.3 – obowiązuje od 16 października 2026 r.