Akt w sprawie danych: zmiana dostawcy, eksport i przenoszenie danych

Niniejsze tłumaczenie służy wyłącznie ułatwieniu zrozumienia. Wiążąca jest wyłącznie wersja angielska dostępna pod adresem /p/data-act.

1. Cel tej strony

Rozporządzenie (UE) 2023/2854 („akt w sprawie danych”, Data Act) stosuje się od 12 września 2025 r. Rozdział VI (art. 23–31) przyznaje klientom usług przetwarzania danych prawo do zmiany dostawcy lub przeniesienia danych do własnej infrastruktury i zobowiązuje dostawców do zapewnienia, że taka zmiana jest możliwa, udokumentowana i wolna od przeszkód.

reactive.chat jest usługą przetwarzania danych w rozumieniu art. 2 pkt 8 aktu w sprawie danych: usługą czatu na żywo świadczoną w modelu oprogramowania jako usługi (SaaS). Ta strona wraz z Regulaminem stanowi informację, którą dostawca musi przekazać przed zawarciem umowy zgodnie z art. 25 i 26. Oba dokumenty są dostępne przed rejestracją. W razie rozbieżności między tą stroną a Regulaminem pierwszeństwo ma Regulamin; w sprawach w nim nieuregulowanych bezpośrednio stosuje się bezwzględnie obowiązujące przepisy rozdziału VI.

Pojęcia używane na tej stronie:

• Operator („my”): LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Polska, numer VAT UE PL7252266190, contact@lukaswojcik.com – dostawca usługi przetwarzania danych.
• Klient: przedsiębiorca, który posiada konto i osadza widżet na swojej stronie internetowej.
• Odwiedzający: osoba fizyczna korzystająca z widżetu czatu na stronie Klienta.
• Usługa: reactive.chat, w tym widżet, panel, baza wiedzy, asystent AI oraz opcjonalne kanały i integracje.

2. Które części aktu w sprawie danych mają zastosowanie

• Rozdział VI (zmiana dostawcy, art. 23–31) ma zastosowanie; ta strona opisuje, jak go wykonujemy.
• Art. 32 (międzynarodowy dostęp organów publicznych) ma zastosowanie; zob. sekcja 11.
• Rozdziały II i III (dane z produktów skomunikowanych i usług powiązanych) nie mają zastosowania: reactive.chat jest aplikacją internetową, a nie produktem skomunikowanym ani usługą z nim powiązaną.
• Rozdział IV (nieuczciwe warunki umowne dotyczące danych) dotyczy umów o dostęp do danych i ich wykorzystywanie między przedsiębiorcami; nasz Regulamin nie zawiera postanowień uniemożliwiających Klientowi uzyskanie lub wykorzystanie własnych danych.
• Najpierw dane osobowe. Akt w sprawie danych nie uchyla RODO. Rozmowy i wpisy odwiedzających są danymi osobowymi, których administratorem jest Klient, a które przetwarzamy w jego imieniu na podstawie umowy powierzenia przetwarzania. Wszystko, co na tej stronie dotyczy eksportu i zmiany dostawcy, obowiązuje w tych granicach (sekcja 10).

3. Prawo do zmiany dostawcy

Klient może w każdej chwili i z dowolnego powodu:

• przejść do innej usługi przetwarzania danych tego samego rodzaju (innego dostawcy czatu na żywo);
• przenieść dane podlegające eksportowi do własnej infrastruktury;
• zakończyć umowę i doprowadzić do usunięcia swoich danych.

Nie stawiamy w tym zakresie żadnych przeszkód handlowych, technicznych, umownych ani organizacyjnych. Nie ma minimalnego okresu umowy wykraczającego poza opłacony okres rozliczeniowy, zamkniętego formatu danych ani opłaty za odejście.

4. Eksport nie wymaga wypowiedzenia

Eksport jest samoobsługowy. Klient może w trakcie umowy pobierać swoje dane w dowolnym momencie i dowolnie często, bez informowania nas i bez kończenia czegokolwiek (sekcja 7). Zmiana dostawcy nie zależy więc od naszej współpracy w zakresie danych eksportowanych w panelu; nieliczne kategorie dostępne wyłącznie na wniosek dostarczamy w ciągu 30 dni.

5. Okres wypowiedzenia i zakończenie umowy

• Zwykłe wypowiedzenie. Płatną subskrypcję wypowiada się w panelu w zakładce Rozliczenia lub e-mailem na contact@lukaswojcik.com. Kończy się ona z upływem bieżącego okresu rozliczeniowego: plany miesięczne z końcem miesiąca, plany roczne z końcem roku. Do tego czasu wypowiedzenie można cofnąć.
• Wypowiedzenie w związku ze zmianą dostawcy. Zgodnie z art. 25 ust. 2 lit. d okres wypowiedzenia na rozpoczęcie procesu zmiany dostawcy nie może przekraczać dwóch miesięcy. Jeżeli Klient zażąda tego przy wypowiedzeniu, w szczególności w celu zmiany dostawcy, wypowiedzenie staje się skuteczne najpóźniej dwa miesiące po jego otrzymaniu, również w przypadku planu rocznego. Opłaty uiszczone z góry za okres po tej dacie zwracamy proporcjonalnie. Nie pobieramy opłat za zmianę dostawcy ani za przedterminowe rozwiązanie umowy.
• Plan bezpłatny. Plan bezpłatny można zakończyć w każdej chwili, usuwając przestrzeń roboczą lub konto.

Wniosek o zmianę dostawcy składa się e-mailem na contact@lukaswojcik.com z adresu właściciela przestrzeni roboczej. Powinien on wskazywać, czy Klient chce eksportu, usunięcia czy obu, oraz na jaki dzień.

6. Okres przejściowy

Po upływie okresu wypowiedzenia rozpoczyna się okres przejściowy trwający najwyżej 30 dni kalendarzowych (art. 25 ust. 2 lit. a), w którym Klient kończy przenosiny. Usługa pozostaje dostępna na dotychczasowych warunkach, wszystkie eksporty pozostają możliwe, a my odpowiadamy na uzasadnione pytania dotyczące wyeksportowanych danych.

Jeżeli w konkretnym przypadku 30 dni jest technicznie niewykonalne, informujemy o tym Klienta w ciągu 14 dni roboczych od złożenia wniosku o zmianę dostawcy, uzasadniamy to i wskazujemy alternatywny okres nie dłuższy niż siedem miesięcy (art. 25 ust. 4). Oczekujemy, że będzie to wyjątek: opisane niżej formaty są standardowe, a eksport jest samoobsługowy. Klient może jednorazowo zażądać dłuższego okresu przejściowego, jeżeli potrzebuje więcej czasu po swojej stronie.

7. Dane podlegające eksportowi i formaty

7.1 W panelu, bez pytania nas

W Przestrzeń robocza → Eksport właściciele i administratorzy pobierają dla każdego projektu plik JSON (jeden plik) albo archiwum ZIP z plikami CSV. Eksport obejmuje:

• rozmowy i wiadomości wraz ze znacznikami czasu, przypisaniem, statusem, etykietami, ocenami i komentarzami, odpowiedziami z formularzy i tłumaczeniami;
• wpisy odwiedzających z cechami przekazanymi przez Klienta (imię i nazwisko, e-mail, identyfikator użytkownika, pola własne), sesje i zdarzenia;
• dziennik AI (odpowiedzi ze źródłami), dziennik odczytów, kontrole jakości i eskalacje celów obsługi;
• oddzwonienia i dzienniki połączeń, tożsamości w kanałach i wątki e-mail, kampanie i ich kontakty;
• gotowe odpowiedzi, artykuły pomocy, wersje botów i przepływów, symulacje;
• bazę wiedzy: dane dokumentów, pobrany tekst stron, poprawki, przebiegi indeksowania, dane produktów i ustawienia warstwy danych;
• ustawienia projektu (w tym nazwę, opis roli i konfigurację asystenta, wiadomości proaktywne, przewodniki, ustawienia prywatności), kafelki raportów, definicje webhooków, ustawienia jednokrotnego logowania, ustawienia ochrony i uprawnień przestrzeni roboczej;
• listę ról w przestrzeni roboczej (identyfikatory i role);
• załączniki: w archiwum ZIP same pliki, do 2 GiB na eksport (brakujące pliki są wskazywane, a na wniosek je dostarczamy); w JSON lista z nazwą, typem, rozmiarem, czasem przesłania i sumą kontrolną.

Inne eksporty w panelu: dziennik audytu (CSV), dziennik AI (CSV i JSON), raporty (CSV), wyniki testów A/B (CSV), dziennik odczytów (plan Agency), faktury (PDF), a dla każdego członka zespołu osobisty eksport danych jego własnego konta (JSON).

Jeżeli plan obejmuje klucze API, rozmowy, wiadomości i dane odwiedzających można także odczytywać przez interfejs REST (API v1).

7.2 Na wniosek

Poza eksportem w panelu, ale dostarczane na wniosek wysłany e-mailem na contact@lukaswojcik.com w ciągu 30 dni, zwykle szybciej:

• oryginalne pliki przesłane do bazy wiedzy;
• imiona, nazwiska i adresy e-mail członków zespołu;
• dane podstawowe przestrzeni roboczej (nazwa, plan, dane rozliczeniowe).

7.3 Czego nie eksportujemy

• Danych dostępowych: kluczy API, dostępów kanałów i integracji, dostępów importu od innego dostawcy, linków zaproszeń i przekazania. Są to dane dostępowe, a nie dane Klienta; eksport jest plikiem, który wychodzi spod naszej kontroli, i nigdy do niego nie trafiają.
• Wewnętrznych danych roboczych, które można odtworzyć z wyeksportowanych danych: indeksu wyszukiwania bazy wiedzy (fragmentów tekstu i ich wektorów), kolejki zapytań AI, liczników, mapowań importu.
• Naszego oprogramowania i know-how: kodu widżetu, panelu i serwera, konfiguracji naszych węzłów AI i wag modeli.
• Danych bezpieczeństwa wyprowadzanych w celu ochrony wszystkich klientów: list blokad, liczników ograniczania liczby żądań, ocen spamu, dziennika bezpieczeństwa serwera; a także dzienników dostępu serwera, które i tak są usuwane po najwyżej 15 dniach.
• Danych innych Klientów.

Treści kanałów i integracji podmiotów trzecich (e-mail, Slack, WhatsApp, Telegram, Messenger, Instagram, narzędzia CRM i helpdesk) pozostają u danego dostawcy, z którym Klient ma własną umowę. Wiadomości, które trafiły do usługi takim kanałem, są częścią eksportowanych rozmów.

7.4 Dokumentacja formatu

JSON i CSV to formaty otwarte, niewymagające szczególnych narzędzi. Nazwy pól odpowiadają nazwom tabel i kolumn źródłowych. Na wniosek opisujemy strukturę (pola, typy, powiązania) na piśmie w okresie przejściowym. Zmiana formatu jest ogłaszana na tej stronie.

8. Opłaty za zmianę dostawcy

Nie pobieramy opłat za zmianę dostawcy, eksport ani opisaną tu pomoc – ani obecnie, ani po 12 stycznia 2027 r., od kiedy art. 29 całkowicie zakazuje opłat za zmianę dostawcy. Nie ma opłat za transfer danych wychodzących. Opłaty abonamentowe pozostają należne wyłącznie za opłacony okres, zgodnie z Regulaminem.

9. Przechowywanie po zmianie dostawcy i po zakończeniu umowy

Zakończenie umowy lub subskrypcji niczego nie usuwa. Gdy płatna subskrypcja się kończy, przestrzeń robocza wraca do planu bezpłatnego, a dane pozostają dostępne; Klient może je eksportować tak długo, jak istnieje przestrzeń robocza. Wykracza to poza minimalny 30-dniowy okres pobierania danych wymagany przez art. 25 ust. 2 lit. g.

Usunięcie na wniosek. Klient doprowadza do usunięcia swoich danych, usuwając przestrzeń roboczą lub swoje konto w panelu albo zwracając się do nas (art. 25 ust. 2 lit. h). Usunięcie rozpoczyna 30-dniowy okres karencji, w którym można je cofnąć; następnie dane są usuwane z systemu produkcyjnego. Dopóki trwa płatna subskrypcja, usunięcie przestrzeni roboczej lub konta jest odrzucane; należy najpierw wypowiedzieć subskrypcję. Szczegóły, w tym to, co pozostaje po usunięciu, opisano w Dostęp i usuwanie danych.

Kopie zapasowe. Usunięte dane pozostają w kopiach zapasowych najwyżej 364 dni: szyfrowana codzienna kopia systemowa przechowuje kopie dzienne przez 7 dni i jedną kopię tygodniową przez 364 dni; lokalna kopia tej samej kopii zapasowej jest przechowywana przez około 8 dni na dysku podłączonym do naszego serwera; kopia bazy danych na naszym serwerze jest przechowywana przez 30 dni. Nie usuwamy wybiórczo danych z kopii zapasowych. Jeżeli trzeba będzie odtworzyć kopię zapasową, przed ponownym uruchomieniem Usługi ponownie wykonamy usunięcia dokonane od chwili jej utworzenia; są one w tym celu odnotowywane w dzienniku usunięć (zob. Dostęp i usuwanie danych, sekcja 4). Usunięcie zgłoszone po utworzeniu kopii, którego 30-dniowy okres oczekiwania jeszcze biegł, nie jest odnotowane i trzeba je zgłosić ponownie.

Faktury są przechowywane co najmniej przez okres wymagany przez polskie prawo podatkowe; zawierają dane rozliczeniowe, nigdy dane odwiedzających.

Zalecamy eksport przed usunięciem: usuniętych danych nie można odzyskać.

10. Dane o odwiedzających

Wyeksportowane rozmowy i cechy zawierają dane osobowe odwiedzających. Administratorem jest Klient; przekazujemy dane wyłącznie Klientowi, nigdy bezpośrednio nowemu dostawcy. Przenosząc je, Klient powinien pamiętać, że:

• nowy dostawca staje się podmiotem przetwarzającym Klienta i potrzebuje własnej umowy na podstawie art. 28 RODO;
• Klient pozostaje odpowiedzialny za zgodność przekazania z prawem, za informowanie odwiedzających i za odpowiadanie na ich żądania;
• zmiana dostawcy to dobry moment, aby wyeksportować tylko to, co jest jeszcze potrzebne, i zastosować własne zasady przechowywania;
• żądania odwiedzających, które dotrą do nas po zmianie dostawcy, przekazujemy Klientowi, dopóki przechowujemy jeszcze dane; później możemy jedynie potwierdzić, że żadnych danych nie przechowujemy.

11. Lokalizacja infrastruktury i dostęp organów publicznych

• Lokalizacja (art. 26 i 28). Usługa działa na serwerze, którego właścicielem i operatorem jest Operator, w jego pomieszczeniach w Łodzi. Modele AI działają na naszych własnych komputerach w tej samej sieci lokalnej. Host dystrybucji treści cdn.reactive.chat jest hostem WWW na tym samym serwerze, a nie zewnętrzną siecią.
• Kopie zapasowe. Codzienna kopia systemowa jest szyfrowana na naszym serwerze, kluczami, które pozostają na naszym serwerze, i przechowywana w Google Cloud Storage w regionie europe-central2 (Warszawa, Polska). Dostawca należy do grupy z siedzibą w USA i może podlegać także prawu USA; otrzymuje wyłącznie zaszyfrowaną kopię, bez kluczy. Lokalna kopia zapasowa jest przechowywana przez około 8 dni na dysku podłączonym do naszego serwera w Łodzi.
• Prawo właściwe. Nasza infrastruktura podlega prawu polskiemu i prawu Unii Europejskiej.
• Żądania organów państw trzecich (art. 32). Ujawniamy dane Klienta organowi państwa trzeciego wyłącznie wtedy, gdy żądanie opiera się na umowie międzynarodowej lub spełnia warunki art. 32 ust. 3. Badamy każde żądanie, kwestionujemy je, gdy prawo na to pozwala, ujawniamy tylko niezbędne minimum i – o ile nam wolno – informujemy Klienta przed ujawnieniem.

Środki techniczne i organizacyjne chroniące dane opisano w Środki techniczne i organizacyjne; wykaz podmiotów podprzetwarzających znajduje się w Podwykonawcy przetwarzania.

12. Równoważność funkcjonalna i interoperacyjność

Równoważność funkcjonalna po zmianie dostawcy (art. 30 ust. 1) jest obowiązkiem dostawców usług infrastrukturalnych. reactive.chat jest usługą oprogramowania; w jej przypadku art. 30 ust. 2 wymaga otwartych interfejsów i eksportu danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Spełniamy ten wymóg dzięki eksportom opisanym w sekcji 7 i interfejsowi REST (API v1). Nie odtwarzamy usługi u nowego dostawcy i nie gwarantujemy, że inny produkt oferuje te same funkcje; Klient lub nowy dostawca odwzorowuje wyeksportowane dane w nowym systemie. Zastosujemy zharmonizowane normy dla usług przetwarzania danych, gdy zostaną opublikowane.

Przejście do nas działa w drugą stronę: panel importuje rozmowy z plików eksportu Intercom, Crisp, Tidio i Zendesk.

13. Pytania i reklamacje

Pytania dotyczące zmiany dostawcy lub eksportu oraz wnioski o zmianę dostawcy: contact@lukaswojcik.com. Reklamacje są rozpatrywane zgodnie z opisem na stronie Reklamacje w ciągu 14 dni.

Wersja 2.2 zastępuje wersję 2.1 z 12 października 2026 r. Poprawiono: usunięcie jest odrzucane, dopóki trwa płatna subskrypcja (9). Uzupełniono 16 października 2026 r.: ponowne wykonanie usunięć po odtworzeniu kopii za pomocą dziennika usunięć (9).

Wersja 2.2 – obowiązuje od 16 października 2026 r.