Umowa powierzenia przetwarzania danych

Niniejsze tłumaczenie udostępniono dla wygody. Wiążąca jest wyłącznie wersja angielska dostępna pod adresem /p/data-processing-agreement.

1. Strony i zawarcie niniejszej Umowy

Niniejsza umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych („Umowa powierzenia") zostaje zawarta pomiędzy osobą lub przedsiębiorstwem, które rejestruje konto w reactive.chat i wykorzystuje je do przetwarzania danych osobowych innych osób („Klient"), a LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Polska, NIP PL7252266190, e-mail contact@lukaswojcik.com („Operator").

Klient jest administratorem, a Operator podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4 rozporządzenia (UE) 2016/679 („RODO") w odniesieniu do danych osobowych opisanych w Załączniku A.

Umowa powierzenia zostaje zawarta przy rejestracji: formularz rejestracyjny zawiera niezaznaczone domyślnie pole wyboru, za pomocą którego Klient akceptuje Regulamin i niniejszą Umowę powierzenia. Operator przechowuje dowód tej akceptacji (czas, wersję tekstu identyfikowaną sumą kontrolną, adres IP i identyfikację przeglądarki). Podpis nie jest wymagany. Na wniosek przesłany na adres contact@lukaswojcik.com Operator udostępnia Umowę powierzenia jako podpisany plik PDF.

Użytkownicy, których Klient zaprasza do swojego obszaru roboczego, działają w imieniu Klienta; nie zawierają odrębnej umowy powierzenia.

2. Definicje

• „Usługa" oznacza reactive.chat w sposób opisany w Regulaminie, w szczególności: widżet czatu na żywo na stronie internetowej Klienta; panel agentów („desk") i konsolę na żywo; asystenta AI (domyślna nazwa „Ada") oraz narzędzia AI dla agentów (projekty odpowiedzi, podsumowania, przeredagowanie, tłumaczenie); Smart Answer (odpowiedzi AI w wyszukiwarce strony internetowej Klienta); bazę wiedzy i jej źródła; załączniki plików; dane zamówień i klientów ze sklepu Klienta; akcje bota; kanały (e-mail, WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram, SMS) i kampanie; prośby o oddzwonienie, połączenia głosowe i wideo oraz co-browsing; routing, ocenę jakości (AutoQA), cele obsługi i raporty; portal klienta; API, webhooki i interfejs MCP; a także opcjonalne integracje – każdorazowo w zakresie, w jakim Klient z nich korzysta.
• „Odwiedzający" oznacza osobę fizyczną, która korzysta z widżetu, Smart Answer lub portalu klienta na stronie internetowej Klienta, kontaktuje się z Klientem przez kanał podłączony przez Klienta albo do której dociera kampania Klienta.
• „Użytkownik" oznacza osobę mającą dostęp do konta Klienta w roli owner, admin, member (agent) lub viewer.
• „Dane Klienta" oznaczają wszystkie dane osobowe, które Operator przetwarza w imieniu Klienta na podstawie niniejszej Umowy powierzenia, w szczególności dane wymienione w Załączniku A.
• „Podwykonawca przetwarzania" oznacza dalszy podmiot przetwarzający, z którego usług Operator korzysta przy przetwarzaniu Danych Klienta.
• „Środki TOM" oznaczają środki techniczne i organizacyjne opublikowane pod adresem /p/srodki-techniczne-i-organizacyjne.
• „Węzły AI" oznaczają komputery Operatora, na których działają modele językowe Usługi.

Pojęcia zdefiniowane w RODO mają znaczenie tam nadane.

3. Przedmiot, czas trwania, charakter i cel

Przedmiot. Operator świadczy Usługę na rzecz Klienta i przetwarza Dane Klienta w zakresie niezbędnym do tego celu.

Czas trwania. Umowa powierzenia obowiązuje tak długo, jak Operator przetwarza Dane Klienta na rzecz Klienta, tj. od rejestracji do usunięcia wszystkich Danych Klienta zgodnie z pkt 11. Zakończenie płatnej subskrypcji nie kończy Umowy powierzenia: obszar roboczy działa wówczas dalej wraz z danymi w planie bezpłatnym.

Charakter przetwarzania. Zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, pobieranie, wyświetlanie, przesyłanie, usuwanie identyfikatorów z treści, analiza przez zautomatyzowane filtry i reguły, generowanie odpowiedzi AI, tłumaczenie maszynowe, podsumowywanie, tworzenie osadzeń bazy wiedzy na potrzeby wyszukiwania, eksport, anonimizacja i usuwanie Danych Klienta za pomocą Usługi, a także tworzenie ich kopii zapasowych.

Cel. Umożliwienie rozmów między Odwiedzającymi a agentami Klienta i/lub asystentem AI za pośrednictwem widżetu i podłączonych kanałów; przechowywanie i porządkowanie rozmów; udzielanie Odwiedzającym odpowiedzi z bazy wiedzy tworzonej przez Klienta; wspieranie agentów projektami odpowiedzi, podsumowaniami i tłumaczeniami; wyświetlanie agentom kontekstu udostępnionego przez Klienta (strona, dane zamówień, dane z integracji); oddzwonienia i połączenia; kampanie wysyłane przez Klienta; ocena rozmów i raporty dla Klienta; zapisywanie, który Użytkownik otworzył daną rozmowę (dziennik odczytów, plan Agency); dostarczanie danych do kanałów i integracji włączonych przez Klienta; ochrona Usługi i Klienta przed nadużyciami.

Przetwarzanie przez AI. Asystent AI generuje odpowiedzi z bazy wiedzy dostarczonej przez Klienta (indeksowanie własnej strony internetowej Klienta, przesłane dokumenty, pliki z podłączonych źródeł, pliki produktowe), a jeżeli baza wiedzy nie zawiera nic odpowiedniego, może odpowiedzieć na podstawie wiedzy ogólnej modelu językowego. Klient decyduje, co trafia do bazy wiedzy, czy asystent jest w ogóle używany i pod jaką nazwą. Modele językowe własnej AI Operatora (model czatu, drugi model czatu jako rezerwa i dla projektów w planie bezpłatnym oraz model osadzeń) są udostępnione na otwartych licencjach i hostowane samodzielnie: działają na węzłach AI Operatora w jego pomieszczeniach w Łodzi, w tej samej sieci lokalnej co serwer. Zadania AI otrzymują wyłącznie węzły wpisane do rejestru Operatora; nie korzysta się z żadnej zewnętrznej usługi AI, również jako rozwiązania zapasowego. Narzędzia AI dla agentów korzystają z tych samych modeli; działają, gdy agent je wywoła lub włączy automatyczne tłumaczenie, a ich wyniki docierają do Odwiedzającego dopiero wtedy, gdy agent je wyśle. Jeżeli Klient podłączy własny węzeł AI, żądania AI jego projektów trafiają do tego węzła zgodnie z ustawieniem Klienta; węzeł i działający na nim model są własnymi podmiotami przetwarzającymi Klienta. Dane Klienta nie są wykorzystywane do trenowania ani dostrajania żadnego modelu. Pojedyncze żądania mogą być wykorzystywane wewnętrznie przez Operatora do porównania wersji modeli przed aktualizacją; nie są wykorzystywane do trenowania i nie są przekazywane dalej.

Polecenie. Generowanie odpowiedzi AI, narzędzia AI dla agentów, dziennik odczytów, ocena jakości oraz każdy kanał, każda integracja i każdy własny węzeł AI, które Klient włącza, stanowią przetwarzanie na udokumentowane polecenie Klienta w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. a RODO.

4. Rodzaje danych i kategorie osób, których dane dotyczą

Rodzaje danych osobowych i kategorie osób, których dane dotyczą, określa Załącznik A. Klient decyduje, jakie opcjonalne dane (imię i nazwisko, e-mail, identyfikator użytkownika, pola własne) przekazuje Usłudze, jakie treści umieszcza w bazie wiedzy i z jakich funkcji korzysta. Klient nie przekazuje szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO), chyba że jest to niezbędne do jego celów i zapewnił podstawę prawną. Usługa nie jest przeznaczona do takich danych; oczyszczanie opisane w Środkach TOM ich nie rozpoznaje.

5. Polecenia

Operator przetwarza Dane Klienta wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, także w odniesieniu do przekazywania danych do państwa trzeciego, chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Operator informuje Klienta o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

Regulamin, niniejsza Umowa powierzenia oraz ustawienia wybrane przez Klienta w panelu (w tym projekty i ich ustawienia prywatności, okres przechowywania, asystent AI, baza wiedzy, kanały, integracje, kampanie i uprawnienia Użytkowników) stanowią polecenia Klienta. Każda zmiana ustawienia jest nowym poleceniem. Dalsze polecenia owner lub admin przekazuje w formie dokumentowej na adres contact@lukaswojcik.com. Polecenia wykraczające poza funkcje Usługi mogą zostać odrzucone lub rozliczone odrębnie według stawki uzgodnionej z góry.

Operator niezwłocznie informuje Klienta, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy Unii lub państw członkowskich o ochronie danych, i może wstrzymać jego wykonanie do czasu potwierdzenia lub zmiany polecenia przez Klienta.

6. Poufność i dostęp Operatora

Operator zapewnia, aby osoby upoważnione do przetwarzania Danych Klienta zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy. Usługę prowadzi osobiście właściciel Operatora; inne osoby otrzymują dostęp wyłącznie w niezbędnym zakresie i wyłącznie po złożeniu takiego zobowiązania.

Operator nie dokonuje redakcyjnej kontroli rozmów i stosuje wyłącznie zautomatyzowane filtry (usuwanie identyfikatorów, wykrywanie spamu i nadużyć, kontrola odpowiedzi AI). Operator uzyskuje dostęp do Danych Klienta w czytelnej postaci wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do prowadzenia i zabezpieczenia Usługi, obsługi zgłoszenia Klienta do wsparcia, obsługi naruszenia ochrony danych lub nadużycia albo wypełnienia obowiązku prawnego, i wyłącznie w zakresie niezbędnym do tego celu.

7. Bezpieczeństwo przetwarzania

Operator wdraża środki techniczne i organizacyjne opisane w Środkach TOM, uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia, charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko dla osób, których dane dotyczą, zgodnie z wymogami art. 32 RODO. Środki TOM stanowią Załącznik B do niniejszej Umowy powierzenia. Wskazują one również granice środków (m.in.: brak szyfrowania pamięci serwera na poziomie dysku, brak skanowania załączników pod kątem złośliwego oprogramowania, brak rozdziału obowiązków w działalności prowadzonej przez jedną osobę), aby Klient mógł ocenić ich adekwatność.

Operator może aktualizować Środki TOM w miarę rozwoju technologii, pod warunkiem że ogólny poziom ochrony nie zostanie obniżony. Aktualna wersja jest opublikowana pod adresem wskazanym w pkt 2. Pozostałe ryzyka oceniono w ocenie skutków dla ochrony danych Operatora; operacje przetwarzania odnotowano w jego rejestrze czynności przetwarzania. Oba dokumenty Operator udostępnia Klientowi na żądanie.

8. Podwykonawcy przetwarzania

Klient udziela ogólnej zgody na korzystanie z Podwykonawców przetwarzania wymienionych w pkt 2 strony /p/podwykonawcy-przetwarzania. Lista ta stanowi część niniejszej Umowy powierzenia. Wskazuje dla każdego Podwykonawcy przetwarzania podmiot, cel, dane, których dotyczy przetwarzanie, miejsce przetwarzania, zabezpieczenie ewentualnego transferu oraz datę, od której jest wykorzystywany. W chwili wydania niniejszej wersji są to Google Cloud EMEA Limited (zaszyfrowana kopia zapasowa, Warszawa) oraz Namecheap, Inc. (DNS i poczta e-mail, USA).

Operator informuje Klienta o każdym zamierzonym dodaniu lub zastąpieniu Podwykonawcy przetwarzania co najmniej 30 dni przed wejściem zmiany w życie, poprzez informację na stronie podwykonawców przetwarzania oraz e-mail na adres właściciela konta (ownera). W tym terminie Klient może zgłosić sprzeciw wobec zmiany z uzasadnionych przyczyn dotyczących ochrony danych, wysyłając e-mail na adres contact@lukaswojcik.com. Jeżeli strony nie znajdą rozwiązania, Klient może wypowiedzieć umowę o świadczenie Usługi ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie.

Operator nakłada na każdego Podwykonawcę przetwarzania, w drodze umowy, obowiązki w zakresie ochrony danych odpowiadające obowiązkom określonym w niniejszej Umowie powierzenia, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Jeżeli Podwykonawca przetwarzania nie wywiąże się ze swoich obowiązków, Operator ponosi wobec Klienta pełną odpowiedzialność za wypełnienie obowiązków tego Podwykonawcy przetwarzania.

Podmioty niebędące Podwykonawcami przetwarzania. Podwykonawcami przetwarzania nie są – uzasadnienie znajduje się na stronie podwykonawców przetwarzania –: dostawcy, z których Operator korzysta do własnych celów jako administrator (Stripe do płatności, Google reCAPTCHA w formularzach konta i wsparcia); własny serwer i węzły AI Operatora; operator sieci; usługi push producentów przeglądarek, które otrzymują zaszyfrowaną treść (rodzaj zdarzenia, nazwę projektu i identyfikatory), a w postaci niezaszyfrowanej wyłącznie identyfikator rozmowy; Telegram jako odbiorca własnych powiadomień Operatora, które nie zawierają danych osobowych; Let's Encrypt, który otrzymuje wyłącznie nazwy domen; MousePlayer i Answely (odpowiadające na zapytania Smart Answer), prowadzone przez ten sam podmiot. Kanały i integracje włączane przez Klienta przy użyciu jego własnych kont i danych dostępowych (np. WhatsApp, Messenger i Instagram bezpośrednio z Meta, Telegram przez własnego bota Klienta, SMS przez konto Twilio Klienta, e-mail przez skrzynkę Klienta, Slack, HubSpot, Zendesk, Shopify, webhooki), konta Cal.com i Stripe oraz własne punkty końcowe Klienta używane do akcji bota, Google Drive podłączony kontem Google Klienta, dostawca tożsamości Klienta, narzędzia AI podłączane przez Klienta do serwera MCP oraz własny węzeł AI Klienta są własnymi odbiorcami lub podmiotami przetwarzającymi Klienta.

9. Pomoc dla administratora

Prawa osób, których dane dotyczą. Uwzględniając charakter przetwarzania, Operator pomaga Klientowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania na podstawie art. 15–22 RODO. Usługa zapewnia w szczególności:

• wyszukiwanie rozmów i Odwiedzających w panelu;
• eksport dla każdego projektu w panelu, w formacie JSON lub jako archiwum ZIP z plikami CSV wraz z załącznikami (do 2 GiB), oraz eksport osobisty dla każdego Użytkownika;
• usunięcie danych przez Odwiedzającego w widżecie („Twoje dane", „Usuń wszystko"), wycofanie zgody oraz obsługę pisemnego żądania usunięcia danych w czacie, każdorazowo realizowane przez serwer w ciągu kilku minut, jako usunięcie lub anonimizacja zgodnie z ustawieniem Klienta;
• okres przechowywania dla każdego projektu, ustalany przez Klienta (pkt 11);
• usunięcie obszaru roboczego i kont Użytkowników w panelu.

Czynności, których Klient nie może wykonać samodzielnie w panelu (np. usunięcie pojedynczej rozmowy, projektu lub danych pojedynczego Odwiedzającego na życzenie Klienta albo eksport oryginalnych plików bazy wiedzy oraz imion, nazwisk i adresów e-mail członków zespołu), Operator wykonuje bez zbędnej zwłoki na żądanie ownera lub admina złożone w formie dokumentowej.

Odwiedzający wykonują swoje prawa wobec Klienta. Jeżeli Operator otrzyma żądanie bezpośrednio od Odwiedzającego, niezwłocznie przekazuje je Klientowi i nie odpowiada co do meritum, chyba że Klient wyda takie polecenie; może poinformować Odwiedzającego, któremu Klientowi przekazał żądanie. Szczegóły opublikowano pod adresem /p/dostep-i-usuwanie-danych.

Art. 32–36. Operator pomaga Klientowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków dla ochrony danych, uprzednie konsultacje), uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, w szczególności poprzez publikowane przez siebie Środki TOM, Ocenę skutków dla ochrony danych i Rejestr czynności przetwarzania.

Pomoc wykraczająca poza funkcje Usługi i informacje już opublikowane może być odpłatna według rozsądnej stawki uzgodnionej z góry, chyba że jest wymagana z powodu naruszenia niniejszej Umowy powierzenia przez Operatora.

10. Naruszenia ochrony danych osobowych

Operator zgłasza Klientowi naruszenie ochrony danych osobowych dotyczące Danych Klienta bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, aby Klient mógł dotrzymać własnego 72-godzinnego terminu wynikającego z art. 33 RODO. Zgłoszenie jest wysyłane e-mailem na adres właściciela konta (ownera) i zawiera, w zakresie znanym w danym momencie, informacje wymienione w art. 33 ust. 3 RODO: charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz wpisów, których dotyczy, prawdopodobne konsekwencje, podjęte lub proponowane środki oraz punkt kontaktowy. Informacje, które nie są jeszcze dostępne, są przekazywane etapami bez dalszej zbędnej zwłoki.

Naruszeniem w tym rozumieniu jest również utrata lub nieuprawniona zmiana Danych Klienta, a nie tylko ich ujawnienie. Operator dokumentuje każde naruszenie i każdą ocenę, podejmuje działania w celu ograniczenia jego skutków i wspiera Klienta przy zgłoszeniu do organu nadzorczego oraz, w stosownych przypadkach, przy zawiadomieniu osób, których dane dotyczą. Operator nie dokonuje zgłoszeń do organu nadzorczego ani zawiadomień osób, których dane dotyczą, w imieniu Klienta bez jego polecenia, chyba że wymaga tego od Operatora prawo.

11. Przechowywanie, usuwanie i zwrot Danych Klienta

W okresie obowiązywania. Klient ustala dla każdego projektu okres przechowywania rozmów (od 0 do 3650 dni; 0 oznacza brak limitu) i wybiera, czy rozmowy po upływie okresu są usuwane, czy anonimizowane. Okres ten nie jest ustawiony domyślnie: jeżeli Klient go nie ustali, rozmowy są przechowywane do usunięcia projektu lub obszaru roboczego. Inne dane mają okresy określone przez Usługę; tam, gdzie takiego okresu nie ma, wskazuje to Załącznik A.6. Klient może w każdej chwili wyeksportować swoje dane w sposób opisany w pkt 9 i na stronie Data Act.

Zakończenie subskrypcji. Po zakończeniu płatnej subskrypcji obszar roboczy wraca do planu bezpłatnego. Żadne dane nie są usuwane; od tej chwili obowiązują limity planu bezpłatnego (np. dla załączników plików, które w planie bezpłatnym są usuwane po 7 dniach).

Usunięcie na żądanie. Umowa o świadczenie Usługi, a wraz z nią niniejsza Umowa powierzenia, wygasa, gdy Klient usunie swój obszar roboczy lub swoje konto albo wypowie umowę i zażąda usunięcia danych. Usunięcie rozpoczęte w panelu staje się skuteczne po 30-dniowym okresie karencji, w którym można je cofnąć; następnie proces usuwania usuwa obszar roboczy wraz z jego projektami, rozmowami, danymi Odwiedzających, załącznikami, plikami bazy wiedzy i ustawieniami. Usunięcie zażądane e-mailem jest wykonywane w ten sam sposób. Dopóki dla obszaru roboczego trwa płatna subskrypcja, jego usunięcie jest odrzucane, a proces usuwania go nie usuwa; Klient musi najpierw anulować subskrypcję.

Czego automatyczne usuwanie obecnie nie obejmuje. Operator wskazuje poniższe, aby nie pozostało to ukryte: od 16 października 2026 r. proces usuwania usuwa także zapisy decyzji Odwiedzających dotyczących zgody (w tym adres IP i identyfikację przeglądarki) wraz z projektem lub obszarem roboczym oraz plik logotypu firmy wraz z obszarem roboczym. W dzienniku pozostaje wiersz odnotowujący usunięcie obszaru roboczego, bez treści. Faktury i dokumenty płatności są własną dokumentacją Operatora jako administratora i są przechowywane zgodnie z wymogami prawa podatkowego; zawierają dane rozliczeniowe Klienta, nigdy dane Odwiedzających.

Kopie zapasowe. Dane Klienta znajdują się w kopiach zapasowych opisanych w Środkach TOM i znikają z nich dopiero z chwilą ich wygaśnięcia: poza siedzibą, w postaci zaszyfrowanej, kopie dzienne po 7 dniach, a kopie tygodniowe po maksymalnie 364 dniach; lokalnie, bez szyfrowania, po około 8 dniach (kopia serwera) i 30 dniach (zrzut bazy danych). Usunięte dane znikają więc ze wszystkich kopii zapasowych najpóźniej 364 dni po ich usunięciu z systemu produkcyjnego. Selektywne usuwanie wewnątrz kopii zapasowej nie jest wykonywane. Kopie zapasowe są wykorzystywane wyłącznie do przywrócenia Usługi po utracie. Jeżeli kopia zapasowa musi zostać odtworzona, Operator ponownie wykona usunięcia dokonane po dacie kopii, zanim Usługa powróci do normalnego działania.

Zwrot. Zwrot Danych Klienta następuje w drodze eksportu, którego Klient sam dokonuje przed usunięciem. Na żądanie złożone przed wejściem usunięcia w życie Operator dodatkowo udostępnia te części, których nie zawiera eksport w panelu (pkt 9).

Przechowywanie wymagane prawem. Jeżeli prawo Unii lub państwa członkowskiego zobowiązuje Operatora do przechowywania Danych Klienta, Operator ogranicza ich przetwarzanie do tego celu i usuwa je po wygaśnięciu obowiązku.

12. Audyty i informacje

Operator udostępnia Klientowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO i w niniejszej Umowie powierzenia. W pierwszej kolejności czyni to poprzez Środki TOM, stronę podwykonawców przetwarzania, Rejestr czynności przetwarzania, Ocenę skutków dla ochrony danych, Politykę prywatności oraz pisemne odpowiedzi na uzasadnione pytania.

Klient lub upoważniony przez Klienta niezależny audytor zobowiązany do zachowania poufności może przeprowadzić audyt, w tym inspekcję, jeżeli udostępnione informacje nie wystarczają do wykazania zgodności, jeżeli wymaga tego organ nadzorczy albo po naruszeniu ochrony Danych Klienta. Audyty są zapowiadane z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem w formie dokumentowej (po naruszeniu: 7 dni), odbywają się nie częściej niż raz w roku kalendarzowym (audyt po naruszeniu nie jest wliczany), w zwykłych godzinach pracy, bez zakłócania działania Usługi i bez dostępu do danych innych klientów, i ograniczają się do systemów wykorzystywanych do przetwarzania Danych Klienta. Każda ze stron ponosi własne koszty; za nakład pracy przekraczający jeden dzień roboczy Operator może pobrać rozsądne wynagrodzenie uzgodnione z góry, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie niniejszej Umowy powierzenia przez Operatora. Uprawnienia organów nadzorczych pozostają nienaruszone.

13. Obowiązki Klienta

Klient odpowiada za zgodność przetwarzania z prawem, w szczególności za podstawę prawną zbierania danych Odwiedzających, za informowanie Odwiedzających zgodnie z art. 13 i 14 RODO (Operator udostępnia w tym celu fragment polityki prywatności dla Klienta), za wybór poziomu zgody dla każdego projektu i za podłączenie widżetu do platformy zarządzania zgodami Klienta tam, gdzie przechowywanie danych w przeglądarce Odwiedzającego wymaga zgody, za ustalenie okresu przechowywania odpowiedniego do jego celów oraz za odpowiadanie na żądania osób, których dane dotyczą.

Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za treść bazy wiedzy: jej prawidłowość, zgodność z prawem, prawa własności intelektualnej oraz decyzję o tym, co zostaje w niej umieszczone. Odpowiedzi AI są generowane na podstawie tych treści i mogą być nieprawidłowe. Klient musi weryfikować działanie asystenta AI przed jego użyciem i w trakcie i może go w każdej chwili wyłączyć. Klientowi nie wolno usuwać ani zasłaniać informacji i plakietki, które oznaczają asystenta i jego wiadomości jako AI (art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689; zob. stronę dotyczącą aktu w sprawie AI), nawet jeżeli teksty widżetu można technicznie zmienić.

Klient odpowiada za wysyłane przez siebie kampanie, w szczególności za zgodę odbiorców i za dowód zgody, który podaje przy imporcie kontaktów WhatsApp, a także za podstawę prawną prowadzonych przez siebie połączeń i sesji co-browsingu. W przypadku Odwiedzających z obszaru RODO (UE, EOG, Zjednoczone Królestwo, Szwajcaria) oraz przy nieznanym kraju Usługa wyświetla kampanie, pełny wiersz listy odwiedzających na żywo i zaproszenia z tej listy wyłącznie za zgodą Odwiedzającego; w przypadku pozostałych Odwiedzających obowiązuje poziom zgody wybrany przez Klienta, a Klient pozostaje odpowiedzialny za podstawę prawną. Klient nie może wykorzystywać Usługi do przyjmowania ani oceniania aplikacji o pracę ani do oceniania Członków Zespołu za pomocą wyników AI (strona o akcie w sprawie AI, sekcje 6.3 i 6.5). Załączniki plików nie są skanowane w poszukiwaniu złośliwego oprogramowania; Klient poleca swoim agentom ostrożne obchodzenie się z nimi.

Klient zachowuje w poufności swoje dane dostępowe oraz dane dostępowe podłączonych kanałów i integracji, przydziela role (owner, admin, member, viewer) zgodnie z potrzebami, rozważa włączenie uwierzytelniania dwuskładnikowego dla swoich Użytkowników, rejestruje domeny swoich stron internetowych dla każdego projektu i odbiera dostęp, który nie jest już potrzebny. Jeżeli Klient używa polecenia /ban, blokada adresu IP (w przypadku IPv6 całej sieci /64) obowiązuje na całym serwerze czasu rzeczywistego; Klient stosuje ją wyłącznie wobec rzeczywistych nadużyć.

14. Przekazywanie danych do państw trzecich

Operator przetwarza Dane Klienta na własnym serwerze i własnych węzłach AI w Polsce. Przekazywanie danych przez Operatora do państw trzecich następuje wyłącznie w przypadkach wskazanych w pkt 2 strony podwykonawców przetwarzania i wyłącznie na podstawie rozdziału V RODO: poczta e-mail przez Namecheap, Inc. (USA) na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej; ewentualny dostęp Google spoza EOG do zaszyfrowanej kopii zapasowej na podstawie standardowych klauzul umownych zawartych w Google Cloud Data Processing Addendum. Metadane, które otrzymują usługi push producentów przeglądarek w USA, gdy agent zasubskrybuje powiadomienia push, opisano na stronie podwykonawców przetwarzania; treść tych powiadomień jest szyfrowana, z wyjątkiem identyfikatora rozmowy. Powiadomienia wysyłane do Telegram FZ-LLC (Dubaj) nie zawierają danych osobowych.

Jeżeli Klient włączy kanał, integrację lub własny węzeł AI, których dostawca ma siedzibę poza EOG, wynikające z tego przekazanie danych następuje na polecenie Klienta do jego własnego dostawcy i leży w zakresie odpowiedzialności Klienta.

15. Odpowiedzialność

Strony ponoszą odpowiedzialność zgodnie z art. 82 RODO. W stosunkach między stronami odpowiedzialność regulują postanowienia Regulaminu, które mają zastosowanie do niniejszej Umowy powierzenia. Każda ze stron odpowiada za szkodę wyrządzoną własnym naruszeniem niniejszej Umowy powierzenia lub RODO.

Odpowiedzialność Operatora za wiadomości generowane przez AI obejmuje wyłącznie wybór, konfigurację i obsługę modeli językowych. Operator nie gwarantuje, że odpowiedzi AI są prawidłowe, kompletne lub przydatne do określonego celu. Operator nie jest stroną rozmów prowadzonych za pośrednictwem Usługi: wiadomości agentów do Odwiedzających są oświadczeniami Klienta, a wiadomości Odwiedzających do agentów są oświadczeniami Odwiedzającego. Operator nie dokonuje ich redakcyjnej kontroli. Treści niezgodne z prawem można zgłaszać na adres contact@lukaswojcik.com.

16. Okres obowiązywania i rozwiązanie

Niniejsza Umowa powierzenia wchodzi w życie z chwilą rejestracji i wygasa, gdy Operator przestaje przetwarzać Dane Klienta na rzecz Klienta, tj. gdy wszystkie Dane Klienta zostaną usunięte zgodnie z pkt 11, łącznie z ich wygaśnięciem w kopiach zapasowych. Pkt 6, 10, 11, 12, 15 i 17 obowiązują po rozwiązaniu w zakresie wymaganym przez ich cel.

17. Pierwszeństwo, prawo właściwe i postanowienia końcowe

W razie sprzeczności niniejsza Umowa powierzenia ma pierwszeństwo przed Regulaminem w zakresie przetwarzania Danych Klienta. Bezwzględnie obowiązujące przepisy RODO mają pierwszeństwo przed niniejszą Umową powierzenia.

Punkt kontaktowy w sprawach ochrony danych na podstawie niniejszej Umowy powierzenia: contact@lukaswojcik.com.

Umowa powierzenia została sporządzona w języku angielskim. Tłumaczenia na język niemiecki (/p/auftragsverarbeitungsvertrag) i polski (/p/umowa-powierzenia-przetwarzania) udostępniono dla wygody; wersja angielska ma pierwszeństwo.

Niniejsza Umowa powierzenia podlega prawu polskiemu. Właściwe są sądy w Łodzi, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej. Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

Procedura reklamacyjna jest opisana pod adresem /p/reklamacje. Dane Operatora znajdują się w Nocie prawnej.

18. Zmiany

Operator może zmieniać niniejszą Umowę powierzenia, Środki TOM i stronę podwykonawców przetwarzania, jeżeli zmienia się Usługa, prawo lub infrastruktura. Zmiany dotyczące Podwykonawców przetwarzania następują zgodnie z pkt 8. Inne zmiany niekorzystne dla Klienta są przekazywane e-mailem właścicielowi konta (ownerowi) lub za pomocą informacji w panelu co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie; w tym terminie Klient może zgłosić sprzeciw w formie dokumentowej, a jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, Klient może wypowiedzieć umowę o świadczenie Usługi ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie. Zmiany wymagane przez prawo oraz zmiany, które jedynie poprawiają ochronę Danych Klienta, mogą wejść w życie natychmiast. Każda wersja jest publikowana wraz z datą; zmiany są wymienione w rejestrze zmian dokumentów.

Załącznik A – Szczegóły przetwarzania

A.1 Kategorie osób, których dane dotyczą

• Odwiedzający strony internetowe Klienta, którzy korzystają z widżetu, Smart Answer lub portalu klienta.
• Osoby, które kontaktują się z Klientem przez podłączony kanał (e-mail, WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram, SMS) lub do których kieruje się kampania Klienta.
• Osoby, które proszą o oddzwonienie lub uczestniczą w połączeniu lub sesji co-browsingu.
• Klienci końcowi Klienta, których dane zamówień lub dane klienckie Klient udostępnia Usłudze.
• Użytkownicy konta Klienta (ownerzy, admini, członkowie/agenci, viewerzy) w zakresie, w jakim ich dane pojawiają się w rozmowach, przypisaniach, notatkach, dzienniku audytu, dzienniku odczytów, ocenach jakości, dziennikach połączeń i subskrypcjach push.
• Osoby, których dane znajdują się w bazie wiedzy lub w danych importowanych przez Klienta od poprzedniego dostawcy.

A.2 Rodzaje danych osobowych

• Rozmowy: wiadomości (po oczyszczeniu), załączniki, znaczniki czasu, status, przypisanie, etykiety, wybory szybkich odpowiedzi i przycisków, odpowiedzi w formularzach, oceny i komentarze (CSAT), powód przekazania rozmowy, wewnętrzne notatki agentów.
• Profil Odwiedzającego: losowe identyfikatory odwiedzającego i sesji; dane przekazane przez Klienta lub wprowadzone przez Odwiedzającego (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, identyfikator użytkownika, pola własne); tam, gdzie włączono, identyfikator użytkownika potwierdzony skrótem HMAC; status „nie przeszkadzać"; pierwsza i ostatnia wizyta.
• Techniczne dane sesji: identyfikacja przeglądarki, język, kraj (ustalany na serwerze na podstawie adresu IP, bez zapisywania adresu IP w rozmowie), strona odsyłająca i parametry kampanii, adres i tytuł strony, ostatnio odwiedzone strony w sesji, tekst odwiedzanej strony, jeżeli Klient to włączy.
• Adresy IP: wykorzystywane w trakcie połączenia do jego zestawienia, ustalenia kraju i ochrony przed nadużyciami; przechowywane w pełnej postaci w zapisie decyzji Odwiedzającego dotyczącej zgody, w czasowych blokadach i dzienniku bezpieczeństwa serwera czasu rzeczywistego, w dziennikach dostępu serwera WWW i w dzienniku systemowym, a w przypadku Użytkowników – w dzienniku logowań i na liście sesji; w postaci skróconej (IPv4 bez ostatniego oktetu, IPv6 do sieci /48) – w liczniku Smart Answer.
• Zapisy zgód Odwiedzających: decyzja, poziom, język, wyświetlony tekst i jego suma kontrolna, adres wyświetlonej informacji o prywatności, adres IP, identyfikacja przeglądarki, czas.
• Załączniki plików: plik, jego nazwa, typ i rozmiar, czas przesłania, suma kontrolna, podgląd, wyciąg tekstu (PDF, tekst, CSV) oraz rozpoznany tekst (OCR).
• Przetwarzanie przez AI: rekord zadania z poleceniem i tekstem rozmowy, wykorzystane źródła i wyniki kontroli (dziennik AI, bez tekstu), tłumaczenia wiadomości oraz, w przypadku odpowiedzi wysłanych w tłumaczeniu, oryginalne brzmienie agenta; teksty przetwarzane na potrzeby projektów, podsumowań i przeredagowań; oceny jakości rozmów, z odniesieniem do agenta, jeżeli włączona jest ocena w podziale na agentów, a wyłącznie w przypadku rozmów bez udziału agenta – z uzasadnieniem AI.
• Kanały i kampanie: numery telefonów, identyfikatory czatów i profili, nazwy wyświetlane, adresy e-mail, tematy i odniesienia do wiadomości, numery wiadomości w kanałach; w przypadku kampanii WhatsApp kontakt, etykiety, język, dowód zgody, rezygnacja oraz czasy doręczenia i odczytania, a po rezygnacji i następującym po niej żądaniu usunięcia – adnotacja blokująca (utworzony z kluczem skrót numeru); w przypadku kampanii w widżecie zahashowane identyfikatory odwiedzających w licznikach, blokadach powtórzeń i znaczniku powracającego odwiedzającego.
• Oddzwonienia i połączenia: numer telefonu i kraj Odwiedzającego, preferowany termin, notatka, przypisany agent; dziennik połączeń (agent, czasy, media); numery telefonów agentów.
• Dane zamówień i dane klienckie, które Klient udostępnia dla swoich zalogowanych klientów końcowych (numer zamówienia, data i status, kwota i waluta, pozycje i ilość, przewoźnik, numer przesyłki i status wysyłki, numer faktury, status płatności i termin płatności; miejscowość i kod pocztowy adresu dostawy tylko po wyraźnym włączeniu): przy pobieraniu wykorzystywane wyłącznie do danej odpowiedzi; przy imporcie przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
• Akcje bota: żądanie, potwierdzenie Odwiedzającego i wynik akcji skonfigurowanych przez Klienta (np. status zamówienia, rezerwacja terminu).
• Routing: etykiety tematyczne, pilność i wartość nastroju rozmowy (listy słów oraz, jeżeli włączono, ocena modelu na podstawie pierwszej wiadomości Odwiedzającego), przechowywane w roboczej kopii rozmowy; nadane etykiety stają się tagami rozmowy i są przechowywane wraz z nią jak inne tagi.
• Lista odwiedzających na żywo: dla każdej strony migawka obecnych w danej chwili Odwiedzających (identyfikator, czasy oraz, w dozwolonym zakresie, strona bez parametrów, host strony odsyłającej, parametry kampanii, rodzina urządzenia, kraj, język, powracający odwiedzający), przechowywana w pamięci podręcznej i odnawiana najwyżej co 90 sekund.
• Przepływy prowadzone, przebiegi testowe i wersje: odpowiedzi Odwiedzających na pytania przepływu, jako wiadomości; pytania testowe, w tym przejęte z luk w wiedzy po oczyszczeniu, oraz wyniki przebiegów testowych; wersje ustawień bota i przepływów prowadzonych wraz z Użytkownikiem, który je zapisał.
• Tożsamość: podpisany przez stronę Klienta adres e-mail Odwiedzającego, używany do rezerwacji terminów.
• Smart Answer: pytanie, adres strony i strona odsyłająca bez parametrów i kotwic, język oraz ewentualnie identyfikator odwiedzającego; w zależności od ustawienia Klienta przetwarzane wyłącznie na potrzeby odpowiedzi lub zapisywane jako rozmowa; wpis licznika dla każdego żądania (czas, skrócony adres IP, identyfikator strony, długość, wynik).
• Portal klienta: sprawy klientów końcowych Klienta i ich wpisy.
• Zgłoszenia błędów i sygnały frustracji: ścieżka strony, przeglądarka, system operacyjny, stos błędu, zagregowane liczby dla strony i dnia oraz link do nagrania sesji wyłącznie wtedy, gdy Odwiedzający wyraził zgodę na nagrywanie.
• Statystyki i testy: zagregowane liczniki; w przypadku testów A/B i kampanii identyfikatory odwiedzających w postaci, która pozwala liczyć, ale nie pozwala ich odczytać (HyperLogLog).
• Użytkownicy: imię i nazwisko, adres e-mail, rola, zakres projektów, historia logowań z adresem IP i identyfikacją przeglądarki, sesje i urządzenia, subskrypcje push, tożsamość single sign-on, dziennik odczytów (plan Agency: kto otworzył którą rozmowę, kiedy i jaką drogą, bez adresu IP i treści), czynności w dzienniku audytu.
• Baza wiedzy: treści dostarczone przez Klienta (indeksowanie jego strony internetowej, dokumenty, podłączone źródła, pliki produktowe, poprawki).
• Pliki bazy wiedzy i Google Drive: pliki przesłane przez Klienta (PDF, DOCX, tekst, Markdown, CSV, HTML) i wyodrębniony z nich tekst; w przypadku Google Drive zaszyfrowany token dostępu, adres e-mail podłączonego konta Google i tekst wybranych plików, a nie same pliki.
• Bezpieczeństwo i administracja konta: wpisy w dzienniku audytu, w tym logowania przez single sign-on i wywołania narzędzi MCP, wraz z adresem IP wywołującego; powiązanie single sign-on (wystawca, identyfikator, pierwsze i ostatnie logowanie); pseudonimy agentów w ocenach.
• Dane wymieniane z kanałami i integracjami włączonymi przez Klienta, w zakresie poleconym przez Klienta.

A.3 Szczególne kategorie danych

Nie przewiduje się. Klient decyduje, czy Odwiedzający mogą wprowadzać takie dane lub czy mogą one zostać umieszczone w bazie wiedzy, i ponosi za to odpowiedzialność (pkt 4).

A.4 Operacje przetwarzania

Zbieranie za pośrednictwem widżetu, Smart Answer, portalu klienta i podłączonych kanałów; przechowywanie; usuwanie identyfikatorów przed zapisaniem; sprawdzanie załączników plików względem zadeklarowanego typu i wyodrębnianie ich tekstu; wyświetlanie agentom; wykrywanie spamu i nadużyć; generowanie odpowiedzi AI, tworzenie osadzeń i przeszukiwanie bazy wiedzy na węzłach AI Operatora; projekty odpowiedzi, podsumowania, przeredagowania i tłumaczenia dla agentów na tych samych węzłach lub na węźle podłączonym przez Klienta, po dodatkowym zastąpieniu adresów e-mail, numerów telefonów i ciągów co najmniej sześciu cyfr w przypadku projektów, podsumowań i przeredagowań; ocena jakości; routing; wysyłanie kampanii; oddzwonienia i połączenia; dostarczanie danych do kanałów i integracji włączonych przez Klienta; prowadzenie dziennika odczytów (plan Agency) i dziennika audytu; eksport; anonimizacja i usuwanie; kopie zapasowe.

A.5 Miejsce przetwarzania

Polska (UE): serwer i węzły AI Operatora w Łodzi; zaszyfrowana kopia zapasowa w Warszawie (Google Cloud Storage). Poczta e-mail: USA (Namecheap). Inne przekazania wyłącznie zgodnie z pkt 14.

A.6 Okres przechowywania

• Rozmowy wraz z wiadomościami, etykietami, rekordami zadań AI, dziennikiem AI, dziennikiem odczytów i ocenami: zgodnie z okresem przechowywania ustalonym przez Klienta dla każdego projektu; domyślnie brak okresu, wówczas do usunięcia projektu lub obszaru roboczego. Profile Odwiedzających są usuwane, gdy nie pozostaje żadna rozmowa danego Odwiedzającego.
• Usunięcie przez Odwiedzającego: realizowane w ciągu kilku minut, jako usunięcie lub anonimizacja zgodnie z ustawieniem Klienta.
• Załączniki plików: 7 dni (plan bezpłatny) lub 90 dni (plany płatne) od przesłania albo okres uzgodniony w umowie indywidualnej; wcześniej wraz z rozmową, projektem lub obszarem roboczym.
• Importowane dane zamówień: 90 dni; pobierane dane zamówień: wyłącznie na potrzeby odpowiedzi (około 30 sekund w pamięci podręcznej).
• Rekordy zadań AI bez rozmowy: 30 dni; zadania poufne (dane zamówień, akcje bota, symulacje, klasyfikacja routingu, ocena AI w kontroli jakości, projekty odpowiedzi, podsumowania, przeredagowania i tłumaczenia dla agentów) są opróżniane po dostarczeniu wyniku, a w przeciwnym razie po około dziesięciu minutach.
• Pamięć podręczna rozmów serwera czasu rzeczywistego (ostatnie wiadomości, dane podane przez Odwiedzającego, odwiedzone strony): 30 dni od ostatniej aktywności; dane sesji 30 minut od ostatniej aktywności; token dowodu odwiedzającego 400 dni od ostatniego użycia.
• Smart Answer: wpisy licznika 7 dni; pytania nie dłużej niż na potrzeby odpowiedzi, jeżeli zapisywanie jest wyłączone; w przeciwnym razie jak rozmowy, a wygenerowane odpowiedzi (pytanie wyłącznie jako hash) są dodatkowo przechowywane w pamięci podręcznej przez 24 godziny.
• Tłumaczenia: jak wiadomość, do której należą.
• Dziennik odczytów: maksymalnie 731 dni.
• Dziennik audytu: według wyboru Klienta (90, 180, 365 lub 730 dni albo do usunięcia obszaru roboczego, co jest ustawieniem domyślnym); wpisy bez obszaru roboczego: logowania, nieudane próby logowania (także bez istniejącego konta) i blokady IP 90 dni, pozostałe wpisy konta do usunięcia konta.
• Prośby o oddzwonienie: 30 dni po realizacji, otwarte prośby 90 dni; dziennik połączeń 365 dni.
• Statystyki frustracji: 400 dni; zgłoszenia błędów 90 dni, przykłady 30 dni.
• Liczniki testów A/B: od 200 do 400 dni. Liczniki kampanii dla Odwiedzającego: do jednego dnia po zakończeniu kampanii lub 90 dni po ostatnim kontakcie; liczniki zasięgu do 400 dni. Wysyłki kampanii WhatsApp: 90 dni po ostatnim statusie. Numery wiadomości w kanałach: 7 dni.
• Lista odwiedzających na żywo: odnawiana najwyżej co 90 sekund, poza tym niezapisywana. Pliki bazy wiedzy i teksty z Google Drive: do usunięcia przez Klienta lub odłączenia Drive, najpóźniej wraz z projektem. Wersje przepływów prowadzonych: 100 ostatnich na projekt; wersje ustawień bota: do usunięcia projektu.
• Tożsamości w kanałach, wątki e-mail, kontakty kampanii, baza wiedzy i teksty stron, sprawy portalu klienta, zapisy zgód Odwiedzających: do usunięcia projektu lub obszaru roboczego.
• Dzienniki dostępu serwera WWW: maksymalnie 15 dni. Dziennik systemowy (również z adresami IP z serwera czasu rzeczywistego): ograniczony wyłącznie rozmiarem, bez limitu czasu.
• Wiadomości e-mail Usługi zapisywane na serwerze zamiast wysłania: 30 dni. Dzienniki procesów działających w tle: obecnie bez automatycznego usuwania (Środki TOM, pkt 4.2).
• Kopie zapasowe: zob. pkt 11 (maksymalnie 364 dni).

Załącznik B – Środki techniczne i organizacyjne

Środki TOM opublikowane pod adresem /p/srodki-techniczne-i-organizacyjne, w wersji aktualnej w chwili przetwarzania, stanowią Załącznik B do niniejszej Umowy powierzenia. Klient potwierdza, że zapoznał się z nimi i uznaje je za odpowiednie dla Danych Klienta powierzanych Operatorowi.

Załącznik C – Podwykonawcy przetwarzania

Lista zawarta w pkt 2 strony /p/podwykonawcy-przetwarzania, w wersji aktualnej w chwili przetwarzania, stanowi Załącznik C do niniejszej Umowy powierzenia.

Wersja 2.0 zastępuje wersję 1.4 z 7 października 2026 r. Zmiany: zawarcie umowy przez pole wyboru z zapisanym dowodem; definicje rozszerzone o wszystkie funkcje; przetwarzanie przez AI z nazwanymi modelami, rejestrem węzłów, własnym węzłem AI Klienta, bez trenowania, z wewnętrznym porównywaniem wersji modeli; Google Cloud Storage wskazany jako podwykonawca przetwarzania, Stripe i reCAPTCHA zakwalifikowane na nowo; usunięcie danych na żądanie z 30-dniowym okresem karencji zamiast „w ciągu 30 dni po zakończeniu umowy", zakończenie subskrypcji oznacza powrót do planu bezpłatnego; kopie zapasowe do 364 dni zamiast 30 dni, ponowne wykonanie usunięć po odtworzeniu; okres przechowywania rozmów ustala Klient, brak okresu domyślnego; wskazano znane wyjątki od automatycznego usuwania; Załącznik A uzupełniony o kanały, kampanie, połączenia, dane zamówień, zapisy zgód i adresy IP; audyty po naruszeniu, procedura zmian (pkt 18), Załącznik C.

Wersja 2.1 zastępuje wersję 2.0 z 11 października 2026 r. Zmiany: uzupełniono podmioty niebędące Podwykonawcami przetwarzania o Telegram przez bota Klienta, konta Cal.com i Stripe Klienta, Google Drive i narzędzia AI podłączone przez MCP (pkt 8); obowiązki Klienta dotyczące zgód WhatsApp, wymóg zgody dla Odwiedzających z obszaru RODO oraz wykluczone zastosowanie do aplikacji o pracę i oceny Członków Zespołu (pkt 13); załącznik A uzupełniono o routing, listę odwiedzających na żywo, przepływy prowadzone, przebiegi testowe i wersje, podpisany adres e-mail, pliki bazy wiedzy i Google Drive, single sign-on, dziennik audytu i pseudonimy oraz o nowe okresy dla kampanii i kanałów.

Wersja 2.2 zastępuje wersję 2.1 z 11 października 2026 r. Poprawiono: usługi push otrzymują identyfikatory, a bez szyfrowania identyfikator rozmowy; Answely jako usługa tego samego podmiotu (8, 14); /ban dla IPv6 na całą sieć /64 (13); dziennik systemowy, etykiety routingu jako tagi (A.2); wskazano dane bez automatycznego usuwania: wpisy dziennika audytu bez konta, dziennik systemowy, dzienniki procesów w tle; wiadomości e-mail zapisywane zamiast wysłania (11, A.6); pamięć podręczna odpowiedzi Smart Answer i poufne zadania narzędzi AI dla agentów (A.6).

Wersja 2.3 zastępuje wersję 2.2 z 12 października 2026 r. Poprawiono: modele czatu własnej AI Operatora, z modelem rezerwowym obsługującym także plan bezpłatny (3); licznik Smart Answer ze skróconym adresem IP (A.2); okresy i ścieżki usuwania z 16 października 2026 r.: brak usunięcia obszaru roboczego przy trwającej płatnej subskrypcji, zapisy zgód i plik logotypu usuwane przez proces usuwania (11); wpisy dziennika audytu bez obszaru roboczego po 90 dniach, zapisy zgód wraz z projektem lub obszarem roboczym (A.6).

Wersja 2.4 zastępuje wersję 2.3 z 16 października 2026 r. Zmiany: AI jest opisywana jednolicie jako własna, hostowana samodzielnie AI Operatora; usunięto nazwy modeli, fakty pozostają bez zmian (3).

Wersja 2.5 zastępuje wersję 2.4 z 17 października 2026 r. Zmiany: ocena skutków dla ochrony danych i rejestr czynności przetwarzania są udostępniane na żądanie zamiast publikacji (7). Obowiązki stron pozostają bez zmian.

Wersja 2.5 – obowiązuje od 19 października 2026 r.