Auftragsverarbeitungsvertrag

Diese Übersetzung wird zur besseren Verständlichkeit bereitgestellt. Verbindlich ist ausschließlich die englische Fassung unter /p/data-processing-agreement.

1. Parteien und Abschluss dieses Vertrags

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV") wird geschlossen zwischen der Person oder dem Unternehmen, die bzw. das ein Konto für reactive.chat registriert und damit personenbezogene Daten anderer verarbeitet (der „Kunde"), und LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Polen, NIP/USt-IdNr. PL7252266190, E-Mail contact@lukaswojcik.com (der „Betreiber").

Der Kunde ist Verantwortlicher und der Betreiber ist Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO") für die in Anlage A beschriebenen personenbezogenen Daten.

Dieser AVV wird bei der Registrierung geschlossen: Das Registrierungsformular enthält ein nicht vorausgewähltes Kästchen, mit dem der Kunde die Nutzungsbedingungen und diesen AVV annimmt. Der Betreiber speichert einen Nachweis dieser Annahme (Zeitpunkt, die Fassung des Textes anhand ihrer Prüfsumme, IP-Adresse und Browserkennung). Eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Auf Anfrage an contact@lukaswojcik.com stellt der Betreiber diesen AVV als unterzeichnete PDF-Datei zur Verfügung.

Nutzer, die der Kunde in seinen Workspace einlädt, handeln für den Kunden; sie schließen keinen eigenen AVV.

2. Begriffsbestimmungen

• „Dienst" bezeichnet reactive.chat, wie in den Nutzungsbedingungen beschrieben, insbesondere: das Live-Chat-Widget auf der Website des Kunden; das Agenten-Dashboard („Desk") und die Live-Konsole; den KI-Assistenten (Standardname „Ada") und die KI-Werkzeuge für Agenten (Antwortentwürfe, Zusammenfassungen, Umformulierung, Übersetzung); Smart Answer (KI-Antworten in der Website-Suche des Kunden); die Wissensbasis und ihre Quellen; Datei-Anhänge; Bestell- und Kundendaten aus dem Shop des Kunden; Bot-Aktionen; Kanäle (E-Mail, WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram, SMS) und Kampagnen; Rückrufwünsche, Sprach- und Videoanrufe und Co-Browsing; Routing, Qualitätsbewertung (AutoQA), Serviceziele und Berichte; das Kundenportal; die API, Webhooks und die MCP-Schnittstelle; sowie die optionalen Integrationen – jeweils soweit der Kunde sie nutzt.
• „Besucher" bezeichnet eine natürliche Person, die das Widget, Smart Answer oder das Kundenportal auf der Website des Kunden nutzt, den Kunden über einen von ihm angebundenen Kanal kontaktiert oder von einer Kampagne des Kunden erreicht wird.
• „Nutzer" bezeichnet eine Person mit Zugang zum Konto des Kunden in den Rollen owner, admin, member (Agent) oder viewer.
• „Kundendaten" bezeichnet alle personenbezogenen Daten, die der Betreiber im Auftrag des Kunden nach diesem AVV verarbeitet, insbesondere die in Anlage A aufgeführten Daten.
• „Unterauftragsverarbeiter" bezeichnet einen weiteren Auftragsverarbeiter, den der Betreiber zur Verarbeitung von Kundendaten einsetzt.
• „TOM" bezeichnet die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die unter /p/technische-und-organisatorische-massnahmen veröffentlicht sind.
• „KI-Knoten" bezeichnet die Rechner des Betreibers, auf denen die Sprachmodelle des Dienstes laufen.

In der DSGVO definierte Begriffe haben die dort festgelegte Bedeutung.

3. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck

Gegenstand. Der Betreiber erbringt den Dienst für den Kunden und verarbeitet Kundendaten in dem dafür erforderlichen Umfang.

Dauer. Dieser AVV gilt, solange der Betreiber Kundendaten für den Kunden verarbeitet, also von der Registrierung bis zur Löschung aller Kundendaten nach Ziffer 11. Das Ende eines bezahlten Abonnements beendet diesen AVV nicht: Der Workspace läuft dann mit seinen Daten im Free-Tarif weiter.

Art der Verarbeitung. Erheben, Erfassen, Speichern, Ordnen, Abfragen, Anzeigen, Übermitteln, Bereinigen von Kennungen, Analyse durch automatisierte Filter und Regeln, Erzeugen von KI-Antworten, maschinelle Übersetzung, Zusammenfassung, Einbetten der Wissensbasis für die Suche, Export, Anonymisierung und Löschung von Kundendaten mittels des Dienstes sowie deren Sicherung.

Zweck. Ermöglichen von Gesprächen zwischen Besuchern und den Agenten des Kunden und/oder dem KI-Assistenten über das Widget und die angebundenen Kanäle; Speichern und Ordnen von Gesprächen; Beantworten von Besucherfragen aus der Wissensbasis, die der Kunde aufbaut; Unterstützung der Agenten mit Entwürfen, Zusammenfassungen und Übersetzungen; Anzeige des Kontexts, den der Kunde freigibt (Seite, Bestelldaten, Daten aus Integrationen), für Agenten; Rückrufe und Anrufe; Kampagnen, die der Kunde versendet; Bewertung von Gesprächen und Berichte für den Kunden; Festhalten, welcher Nutzer welches Gespräch geöffnet hat (Lesespur, Agency-Tarif); Zustellung von Daten an die Kanäle und Integrationen, die der Kunde einschaltet; Schutz des Dienstes und des Kunden vor Missbrauch.

KI-Verarbeitung. Der KI-Assistent erzeugt Antworten aus der Wissensbasis, die der Kunde liefert (Abruf der eigenen Website des Kunden, hochgeladene Dokumente, Dateien aus angebundenen Quellen, Produkt-Feeds), und kann, wo die Wissensbasis nichts Passendes enthält, aus dem Allgemeinwissen des Sprachmodells antworten. Der Kunde entscheidet, was in die Wissensbasis gelangt, ob der Assistent überhaupt eingesetzt wird und unter welchem Namen. Die Sprachmodelle der eigenen KI des Betreibers (ein Chatmodell, ein zweites Chatmodell als Reserve und für Projekte im Free-Tarif sowie ein Einbettungsmodell) sind offen lizenziert und selbst gehostet: Sie laufen auf den KI-Knoten des Betreibers in dessen Räumen in Łódź, Polen, im selben lokalen Netz wie der Server. Nur Knoten, die im Register des Betreibers eingetragen sind, erhalten KI-Aufträge; kein KI-Dienst eines Dritten wird eingesetzt, auch nicht als Rückfall. Die KI-Werkzeuge für Agenten nutzen dieselben Modelle; sie laufen, wenn ein Agent sie aufruft oder die automatische Übersetzung eingeschaltet hat, und ihre Ergebnisse erreichen einen Besucher nur, wenn ein Agent sie absendet. Bindet der Kunde einen eigenen KI-Knoten an, gehen KI-Anfragen seiner Projekte nach seiner Einstellung an diesen Knoten; der Knoten und das darauf laufende Modell sind eigene Auftragsverarbeiter des Kunden. Kundendaten werden nicht zum Training oder Feinjustieren eines Modells verwendet. Einzelne Anfragen können vom Betreiber intern verwendet werden, um Modellfassungen vor einer Aktualisierung zu vergleichen; sie werden nicht zum Training verwendet und nicht weitergegeben.

Weisung. KI-Erzeugung, die KI-Werkzeuge für Agenten, die Lesespur, die Qualitätsbewertung sowie jeder Kanal, jede Integration und jeder eigene KI-Knoten, die der Kunde einschaltet, sind Verarbeitung auf dokumentierte Weisung des Kunden im Sinne von Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO.

4. Art der Daten und Kategorien betroffener Personen

Die Arten personenbezogener Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage A festgelegt. Der Kunde entscheidet, welche optionalen Angaben (Name, E-Mail, Nutzerkennung, eigene Felder) er an den Dienst übergibt, welche Inhalte er in die Wissensbasis stellt und welche Funktionen er nutzt. Der Kunde übermittelt keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und keine Daten über strafrechtliche Verurteilungen (Art. 10 DSGVO), es sei denn, dies ist für seine Zwecke erforderlich und er hat eine Rechtsgrundlage sichergestellt. Der Dienst ist für solche Daten nicht ausgelegt; die in den TOM beschriebene Bereinigung erkennt sie nicht.

5. Weisungen

Der Betreiber verarbeitet Kundendaten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, auch in Bezug auf Übermittlungen in ein Drittland, sofern er nicht durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, hierzu verpflichtet ist. In einem solchen Fall teilt der Betreiber dem Kunden diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.

Die Nutzungsbedingungen, dieser AVV und die Einstellungen, die der Kunde im Dashboard wählt (einschließlich der Projekte und ihrer Datenschutzeinstellungen, der Aufbewahrungsfrist, des KI-Assistenten, der Wissensbasis, der Kanäle, Integrationen, Kampagnen und der Rechte der Nutzer), bilden die Weisungen des Kunden. Jede Änderung einer Einstellung ist eine neue Weisung. Weitere Weisungen sind von einem owner oder admin in Textform an contact@lukaswojcik.com zu erteilen. Weisungen, die über die Funktionen des Dienstes hinausgehen, können abgelehnt oder zu einem vorab vereinbarten Satz gesondert berechnet werden.

Der Betreiber informiert den Kunden unverzüglich, wenn eine Weisung nach seiner Auffassung gegen die DSGVO oder andere Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstößt, und kann ihre Ausführung aussetzen, bis der Kunde sie bestätigt oder ändert.

6. Vertraulichkeit und Zugriff durch den Betreiber

Der Betreiber gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der Kundendaten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Der Dienst wird vom Inhaber des Betreibers persönlich betrieben; weitere Personen erhalten Zugang nur, soweit erforderlich, und nur nach einer solchen Verpflichtung.

Der Betreiber prüft Gespräche nicht redaktionell und wendet nur automatisierte Filter an (Bereinigung von Kennungen, Spam- und Missbrauchserkennung, Prüfung von KI-Antworten). Der Betreiber greift auf Kundendaten in lesbarer Form nur zu, soweit dies erforderlich ist, um den Dienst zu betreiben und zu sichern, eine Supportanfrage des Kunden zu bearbeiten, eine Datenschutzverletzung oder einen Missbrauch zu behandeln oder eine gesetzliche Pflicht zu erfüllen, und nur in dem für diesen Zweck erforderlichen Umfang.

7. Sicherheit der Verarbeitung

Der Betreiber setzt die in den TOM beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen um und berücksichtigt dabei den Stand der Technik, die Implementierungskosten, Art, Umfang, Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die Risiken für die betroffenen Personen, wie es Art. 32 DSGVO verlangt. Die TOM bilden Anlage B dieses AVV. Sie nennen auch die Grenzen der Maßnahmen (unter anderem: keine Verschlüsselung des Serverspeichers auf Datenträgerebene, keine Prüfung von Anhängen auf Schadsoftware, keine Funktionstrennung in einem Ein-Personen-Betrieb), damit der Kunde ihre Angemessenheit beurteilen kann.

Der Betreiber kann die TOM entsprechend der technischen Entwicklung anpassen, sofern das Schutzniveau insgesamt nicht sinkt. Die aktuelle Fassung ist unter der in Ziffer 2 genannten Adresse veröffentlicht. Die verbleibenden Risiken sind in der Datenschutz-Folgenabschätzung des Betreibers bewertet; die Verarbeitungen sind in seinem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten festgehalten. Beide stellt der Betreiber dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung.

8. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für den Einsatz der in Abschnitt 2 von /p/unterauftragsverarbeiter aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. Diese Liste ist Bestandteil dieses AVV. Sie nennt für jeden Unterauftragsverarbeiter die Stelle, den Zweck, die betroffenen Daten, den Ort der Verarbeitung, die Garantie für eine etwaige Übermittlung und seit wann er eingesetzt wird. Zum Zeitpunkt dieser Fassung sind dies Google Cloud EMEA Limited (verschlüsselte Sicherungskopie, Warschau) und Namecheap, Inc. (DNS und E-Mail, USA).

Der Betreiber informiert den Kunden über jede beabsichtigte Hinzunahme oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden der Änderung durch einen Hinweis auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter und per E-Mail an die E-Mail-Adresse des Kontoinhabers (owner). Der Kunde kann der Änderung innerhalb dieser Frist aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen per E-Mail an contact@lukaswojcik.com widersprechen. Finden die Parteien keine Lösung, kann der Kunde den Vertrag über den Dienst zu dem Zeitpunkt kündigen, zu dem die Änderung wirksam wird.

Der Betreiber erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich Datenschutzpflichten auf, die denen dieses AVV entsprechen, insbesondere hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten nicht nach, haftet der Betreiber gegenüber dem Kunden für die Erfüllung der Pflichten dieses Unterauftragsverarbeiters in vollem Umfang.

Keine Unterauftragsverarbeiter. Keine Unterauftragsverarbeiter sind – die Gründe stehen auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter –: Anbieter, die der Betreiber für eigene Zwecke als Verantwortlicher nutzt (Stripe für Zahlungen, Google reCAPTCHA auf den Konto- und Supportformularen); der eigene Server und die KI-Knoten des Betreibers; der Netzbetreiber; die Push-Dienste der Browserhersteller, die verschlüsselte Inhalte (Art des Ereignisses, Projektname und Kennungen) und unverschlüsselt nur eine Gesprächskennung erhalten; Telegram als Empfänger der eigenen Meldungen des Betreibers, die keine personenbezogenen Daten enthalten; Let's Encrypt, das nur Domainnamen erhält; MousePlayer und Answely (das die Anfragen von Smart Answer beantwortet), die von derselben juristischen Person betrieben werden. Die Kanäle und Integrationen, die der Kunde mit seinen eigenen Konten und Zugangsdaten einschaltet (zum Beispiel WhatsApp, Messenger und Instagram direkt mit Meta, Telegram über den eigenen Bot des Kunden, SMS mit dem Twilio-Konto des Kunden, E-Mail über das Postfach des Kunden, Slack, HubSpot, Zendesk, Shopify, Webhooks), die für Bot-Aktionen genutzten Cal.com- und Stripe-Konten und eigenen Endpunkte des Kunden, das mit dem Google-Konto des Kunden verbundene Google Drive, der Identitätsanbieter des Kunden, die KI-Werkzeuge, die der Kunde an den MCP-Server anbindet, und der eigene KI-Knoten des Kunden sind eigene Empfänger oder Auftragsverarbeiter des Kunden.

9. Unterstützung des Verantwortlichen

Rechte der betroffenen Personen. Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Betreiber den Kunden mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung seiner Pflicht, Anträge nach Art. 15 bis 22 DSGVO zu beantworten. Der Dienst bietet insbesondere:

• die Suche nach Gesprächen und Besuchern im Desk;
• einen Export je Projekt im Dashboard, als JSON oder als ZIP-Archiv aus CSV-Dateien einschließlich Anhängen (bis 2 GiB), und einen persönlichen Export für jeden Nutzer;
• die Löschung durch den Besucher im Widget („Ihre Daten", „Alles löschen"), den Widerruf der Einwilligung und die Bearbeitung eines schriftlichen Löschwunsches im Chat, jeweils innerhalb weniger Minuten vom Server bearbeitet, als Löschung oder Anonymisierung nach der Einstellung des Kunden;
• eine Aufbewahrungsfrist je Projekt, die der Kunde festlegt (Ziffer 11);
• die Löschung des Workspace und von Nutzerkonten im Dashboard.

Maßnahmen, die der Kunde im Dashboard nicht selbst vornehmen kann (zum Beispiel die Löschung eines einzelnen Gesprächs, eines Projekts oder der Daten eines einzelnen Besuchers auf Wunsch des Kunden, oder ein Export der Originaldateien der Wissensbasis und der Namen und E-Mail-Adressen des Teams), führt der Betreiber auf Anforderung eines owners oder admins in Textform unverzüglich aus.

Besucher machen ihre Rechte gegenüber dem Kunden geltend. Erhält der Betreiber einen Antrag unmittelbar von einem Besucher, leitet er ihn unverzüglich an den Kunden weiter und antwortet in der Sache nur auf Weisung des Kunden; er kann dem Besucher mitteilen, an welchen Kunden er den Antrag weitergeleitet hat. Einzelheiten sind unter /p/auskunft-und-loeschung veröffentlicht.

Art. 32 bis 36. Der Betreiber unterstützt den Kunden bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung, vorherige Konsultation) unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen, insbesondere durch die TOM, die Datenschutz-Folgenabschätzung und das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, die er veröffentlicht.

Unterstützung, die über die Funktionen des Dienstes und die bereits veröffentlichten Informationen hinausgeht, kann zu einem angemessenen, vorab vereinbarten Satz berechnet werden, es sei denn, sie ist wegen eines Verstoßes des Betreibers gegen diesen AVV erforderlich.

10. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Der Betreiber meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Kundendaten betrifft, unverzüglich und spätestens 48 Stunden, nachdem er davon Kenntnis erlangt hat, damit der Kunde seine eigene 72-Stunden-Frist nach Art. 33 DSGVO einhalten kann. Die Meldung geht per E-Mail an die E-Mail-Adresse des Kontoinhabers (owner) und enthält, soweit zu diesem Zeitpunkt bekannt, die in Art. 33 Abs. 3 DSGVO genannten Angaben: die Art der Verletzung, die Kategorien und ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen, die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen und eine Anlaufstelle. Noch nicht verfügbare Informationen werden ohne weitere unangemessene Verzögerung schrittweise nachgereicht.

Eine Verletzung in diesem Sinne ist auch der Verlust oder die unbefugte Veränderung von Kundendaten, nicht nur ihre Offenlegung. Der Betreiber dokumentiert jede Verletzung und jede Bewertung, ergreift Maßnahmen zur Eindämmung und unterstützt den Kunden bei dessen Meldung an die Aufsichtsbehörde und gegebenenfalls an die betroffenen Personen. Der Betreiber meldet ohne Weisung des Kunden weder der Aufsichtsbehörde noch betroffenen Personen in dessen Namen, es sei denn, das Gesetz verpflichtet ihn dazu.

11. Aufbewahrung, Löschung und Rückgabe der Kundendaten

Während der Laufzeit. Der Kunde legt je Projekt eine Aufbewahrungsfrist für Gespräche fest (0 bis 3.650 Tage; 0 bedeutet keine Grenze) und wählt, ob abgelaufene Gespräche gelöscht oder anonymisiert werden. Eine Frist ist nicht voreingestellt: Legt der Kunde keine fest, bleiben Gespräche bis zur Löschung des Projekts oder Workspace erhalten. Andere Daten haben Fristen, die der Dienst vorgibt; wo keine besteht, sagt Anlage A.6 das. Der Kunde kann seine Daten jederzeit wie in Ziffer 9 und auf der Data-Act-Seite beschrieben exportieren.

Ende eines Abonnements. Endet ein bezahltes Abonnement, fällt der Workspace in den Free-Tarif zurück. Es werden keine Daten gelöscht; ab dann gelten die Grenzen des Free-Tarifs (zum Beispiel für Datei-Anhänge, die im Free-Tarif nach 7 Tagen gelöscht werden).

Löschung auf Antrag. Der Vertrag über den Dienst und mit ihm dieser AVV endet, wenn der Kunde seinen Workspace oder sein Konto löscht oder den Vertrag kündigt und die Löschung verlangt. Eine im Dashboard gestartete Löschung wird nach einer Karenzzeit von 30 Tagen wirksam, in der sie rückgängig gemacht werden kann; danach entfernt der Löschlauf den Workspace mit seinen Projekten, Gesprächen, Besucherdaten, Anhängen, Wissensbasis-Dateien und Einstellungen. Eine per E-Mail verlangte Löschung wird ebenso ausgeführt. Solange für einen Workspace ein bezahltes Abonnement läuft, wird seine Löschung abgewiesen und der Löschlauf löscht ihn nicht; der Kunde muss das Abonnement zuerst kündigen.

Was die automatische Löschung derzeit übrig lässt. Der Betreiber nennt das Folgende, damit es nicht verborgen bleibt: Seit dem 16. Oktober 2026 entfernt der Löschlauf auch die Nachweise der Einwilligungsentscheidungen von Besuchern (einschließlich IP-Adresse und Browserkennung) zusammen mit dem Projekt oder Workspace und die Datei des Firmenlogos zusammen mit dem Workspace. Eine Zeile, die festhält, dass der Workspace gelöscht wurde, bleibt ohne Inhalt im Protokoll. Rechnungen und Zahlungsunterlagen sind eigene Unterlagen des Betreibers als Verantwortlicher und werden aufbewahrt, wie es das Steuerrecht verlangt; sie enthalten die Rechnungsdaten des Kunden, nie Besucherdaten.

Sicherungen. Kundendaten sind in den in den TOM beschriebenen Sicherungen enthalten und verlassen diese erst mit deren Ablauf: außer Haus, verschlüsselt, tägliche Kopien nach 7 Tagen und wöchentliche Kopien nach höchstens 364 Tagen; lokal, unverschlüsselt, nach etwa 8 Tagen (Serverkopie) und 30 Tagen (Datenbankabzug). Gelöschte Daten sind daher spätestens 364 Tage nach ihrer Löschung im Live-System aus allen Sicherungen entfernt. Gezieltes Löschen innerhalb einer Sicherung findet nicht statt. Sicherungen werden nur verwendet, um den Dienst nach einem Verlust wiederherzustellen. Muss eine Sicherung eingespielt werden, wird der Betreiber die nach dem Datum der Kopie ausgeführten Löschungen erneut ausführen, bevor der Dienst in den Normalbetrieb zurückkehrt.

Rückgabe. Die Rückgabe der Kundendaten erfolgt durch den Export, den der Kunde vor der Löschung selbst vornimmt. Auf Anforderung vor Wirksamwerden der Löschung stellt der Betreiber zusätzlich die Teile bereit, die der Export im Dashboard nicht enthält (Ziffer 9).

Gesetzliche Aufbewahrung. Verpflichtet das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten den Betreiber, Kundendaten zu speichern, beschränkt er deren Verarbeitung auf diesen Zweck und löscht sie, wenn die Pflicht endet.

12. Kontrollen und Informationen

Der Betreiber stellt dem Kunden alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung von Art. 28 DSGVO und der Pflichten dieses AVV erforderlich sind. In erster Linie geschieht dies durch die TOM, die Seite der Unterauftragsverarbeiter, das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, die Datenschutz-Folgenabschätzung, die Datenschutzerklärung und schriftliche Antworten auf berechtigte Fragen.

Der Kunde oder ein vom Kunden beauftragter, zur Verschwiegenheit verpflichteter unabhängiger Prüfer kann eine Kontrolle einschließlich einer Inspektion durchführen, wenn die bereitgestellten Informationen zum Nachweis der Einhaltung nicht ausreichen, wenn eine Aufsichtsbehörde es verlangt oder nach einer Verletzung des Schutzes von Kundendaten. Kontrollen werden mindestens 30 Tage im Voraus in Textform angekündigt (nach einer Verletzung: 7 Tage), finden höchstens einmal je Kalenderjahr statt (eine Kontrolle nach einer Verletzung zählt nicht mit), während der üblichen Geschäftszeiten, ohne Störung des Betriebs des Dienstes und ohne Zugriff auf Daten anderer Kunden, und beschränken sich auf die Systeme, mit denen Kundendaten verarbeitet werden. Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten; für Aufwand über einen Arbeitstag hinaus kann der Betreiber eine angemessene, vorab vereinbarte Vergütung verlangen, es sei denn, die Kontrolle deckt einen wesentlichen Verstoß des Betreibers gegen diesen AVV auf. Die Befugnisse der Aufsichtsbehörden bleiben unberührt.

13. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für eine Rechtsgrundlage für die Erhebung von Besucherdaten, für die Information der Besucher nach Art. 13 und 14 DSGVO (der Betreiber stellt dafür einen Textbaustein für die Datenschutzerklärung des Kunden bereit), für die Wahl der Einwilligungsstufe jedes Projekts und für die Anbindung des Widgets an die Einwilligungsverwaltung des Kunden, wo die Speicherung im Browser des Besuchers eine Einwilligung erfordert, für die Festlegung einer seinen Zwecken angemessenen Aufbewahrungsfrist und für die Beantwortung von Anträgen betroffener Personen.

Der Kunde ist allein verantwortlich für den Inhalt der Wissensbasis: ihre Richtigkeit, Rechtmäßigkeit, Rechte des geistigen Eigentums und die Entscheidung, was aufgenommen wird. KI-Antworten werden aus diesen Inhalten erzeugt und können unzutreffend sein. Der Kunde muss das Verhalten des KI-Assistenten vor und während des Einsatzes prüfen und kann ihn jederzeit abschalten. Der Kunde darf den Hinweis und das Abzeichen, die den Assistenten und seine Nachrichten als KI kennzeichnen, nicht entfernen oder verdecken (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689; siehe die Seite zur KI-Verordnung), auch wenn sich die Texte des Widgets technisch ändern lassen.

Der Kunde ist verantwortlich für Kampagnen, die er versendet, insbesondere für die Einwilligung der Empfänger und für den Nachweis der Einwilligung, den er beim Import von WhatsApp-Kontakten angibt, sowie für die Rechtsgrundlage der Anrufe und Co-Browsing-Sitzungen, die er führt. Für Besucher aus dem DSGVO-Raum (EU, EWR, Vereinigtes Königreich, Schweiz) und bei unbekanntem Land zeigt der Dienst Kampagnen, die volle Zeile der Live-Besucherliste und Einladungen daraus nur mit Einwilligung des Besuchers; für andere Besucher gilt die Einwilligungsstufe des Kunden, und der Kunde bleibt für die Rechtsgrundlage verantwortlich. Der Kunde darf den Dienst nicht nutzen, um Bewerbungen anzunehmen oder zu bewerten oder Teammitglieder mit KI-Ausgaben zu bewerten (Seite zur KI-Verordnung, Abschnitte 6.3 und 6.5). Datei-Anhänge werden nicht auf Schadsoftware geprüft; der Kunde weist seine Agenten an, sorgfältig mit ihnen umzugehen.

Der Kunde hält seine Zugangsdaten und die der angebundenen Kanäle und Integrationen vertraulich, vergibt Rollen (owner, admin, member, viewer) nach Bedarf, erwägt die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung für seine Nutzer, trägt für jedes Projekt die Domains seiner Websites ein und entzieht Zugänge, die nicht mehr benötigt werden. Nutzt der Kunde den Befehl /ban, gilt die Sperre der IP-Adresse (bei IPv6 des ganzen /64-Netzes) für den Echtzeitserver insgesamt; der Kunde setzt ihn nur gegen tatsächlichen Missbrauch ein.

14. Internationale Übermittlungen

Der Betreiber verarbeitet Kundendaten auf seinem eigenen Server und seinen KI-Knoten in Polen. Übermittlungen in Drittländer durch den Betreiber finden nur statt, soweit in Abschnitt 2 der Seite der Unterauftragsverarbeiter angegeben, und nur auf Grundlage von Kapitel V DSGVO: E-Mail über Namecheap, Inc. (USA) auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission; ein möglicher Zugriff von Google von außerhalb des EWR auf die verschlüsselte Sicherungskopie auf Grundlage der im Google Cloud Data Processing Addendum enthaltenen Standardvertragsklauseln. Die Metadaten, die Push-Dienste von Browserherstellern in den USA erhalten, wenn ein Agent Push-Benachrichtigungen abonniert, sind auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter beschrieben; der Inhalt dieser Benachrichtigungen ist verschlüsselt, bis auf eine Gesprächskennung. Benachrichtigungen an Telegram FZ-LLC (Dubai) enthalten keine personenbezogenen Daten.

Schaltet der Kunde einen Kanal, eine Integration oder einen eigenen KI-Knoten ein, dessen Anbieter außerhalb des EWR sitzt, erfolgt die daraus folgende Übermittlung auf Weisung des Kunden an dessen eigenen Anbieter und liegt in der Verantwortung des Kunden.

15. Haftung

Die Parteien haften nach Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis zwischen den Parteien richtet sich die Haftung nach den Nutzungsbedingungen, die auf diesen AVV anwendbar sind. Jede Partei haftet für Schäden, die durch ihren eigenen Verstoß gegen diesen AVV oder die DSGVO verursacht werden.

Die Verantwortung des Betreibers für KI-erzeugte Nachrichten umfasst nur Auswahl, Konfiguration und Betrieb der Sprachmodelle. Der Betreiber gewährleistet nicht, dass KI-Antworten richtig, vollständig oder für einen Zweck geeignet sind. Der Betreiber ist nicht Partei der über den Dienst geführten Gespräche: Nachrichten von Agenten an Besucher sind Erklärungen des Kunden, Nachrichten von Besuchern an Agenten sind Erklärungen des Besuchers. Der Betreiber prüft sie nicht redaktionell. Rechtswidrige Inhalte können an contact@lukaswojcik.com gemeldet werden.

16. Laufzeit und Beendigung

Dieser AVV tritt mit der Registrierung in Kraft und endet, wenn der Betreiber keine Kundendaten mehr für den Kunden verarbeitet, also wenn alle Kundendaten nach Ziffer 11 gelöscht sind, einschließlich ihres Ablaufs aus den Sicherungen. Die Ziffern 6, 10, 11, 12, 15 und 17 gelten nach Beendigung fort, soweit ihr Zweck es erfordert.

17. Vorrang, anwendbares Recht und Schlussbestimmungen

Im Fall eines Widerspruchs geht dieser AVV hinsichtlich der Verarbeitung von Kundendaten den Nutzungsbedingungen vor. Die zwingenden Bestimmungen der DSGVO gehen diesem AVV vor.

Anlaufstelle für den Datenschutz nach diesem AVV: contact@lukaswojcik.com.

Dieser AVV ist in englischer Sprache abgefasst. Übersetzungen ins Deutsche (/p/auftragsverarbeitungsvertrag) und Polnische (/p/umowa-powierzenia-przetwarzania) dienen der Verständlichkeit; die englische Fassung geht vor.

Dieser AVV unterliegt polnischem Recht. Zuständig sind die Gerichte in Łódź, Polen, soweit zwingendes Recht nichts anderes bestimmt. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleiben die übrigen Bestimmungen unberührt.

Das Reklamationsverfahren ist unter /p/reklamationen beschrieben. Die Angaben zum Betreiber stehen im Impressum.

18. Änderungen

Der Betreiber kann diesen AVV, die TOM und die Seite der Unterauftragsverarbeiter ändern, wenn sich der Dienst, das Recht oder die Infrastruktur ändern. Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern folgen Ziffer 8. Andere Änderungen, die den Kunden benachteiligen, werden mindestens 30 Tage vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail an den Kontoinhaber (owner) oder durch einen Hinweis im Dashboard mitgeteilt; der Kunde kann innerhalb dieser Frist in Textform widersprechen, und können sich die Parteien nicht einigen, kann der Kunde den Vertrag über den Dienst zu dem Zeitpunkt kündigen, zu dem die Änderung wirksam wird. Gesetzlich gebotene Änderungen und Änderungen, die den Schutz der Kundendaten nur verbessern, können sofort wirksam werden. Jede Fassung wird mit ihrem Datum veröffentlicht; die Änderungen sind im Änderungsprotokoll aufgeführt.

Anlage A – Einzelheiten der Verarbeitung

A.1 Kategorien betroffener Personen

• Besucher der Websites des Kunden, die das Widget, Smart Answer oder das Kundenportal nutzen.
• Personen, die den Kunden über einen angebundenen Kanal (E-Mail, WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram, SMS) kontaktieren oder von einer Kampagne des Kunden angesprochen werden.
• Personen, die um einen Rückruf bitten oder an einem Anruf oder einer Co-Browsing-Sitzung teilnehmen.
• Endkunden des Kunden, deren Bestell- oder Kundendaten der Kunde dem Dienst zugänglich macht.
• Nutzer des Kundenkontos (owner, admins, member/Agenten, viewer), soweit ihre Daten in Gesprächen, Zuweisungen, Notizen, im Audit-Protokoll, in der Lesespur, in Qualitätsbewertungen, Anrufprotokollen und Push-Abonnements vorkommen.
• Personen, deren Daten in der Wissensbasis oder in Daten enthalten sind, die der Kunde von einem früheren Anbieter importiert.

A.2 Arten personenbezogener Daten

• Gespräche: Nachrichten (nach der Bereinigung), Anhänge, Zeitstempel, Status, Zuweisung, Etiketten, Auswahl von Schnellantworten und Schaltflächen, Formularantworten, Bewertungen und Kommentare (CSAT), Grund einer Übergabe, interne Notizen von Agenten.
• Besucherprofil: zufällige Besucher- und Sitzungskennungen; Angaben, die der Kunde übergibt oder der Besucher eingibt (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nutzerkennung, eigene Felder); wo eingeschaltet eine mit HMAC-Hash bestätigte Nutzerkennung; Status „Bitte nicht stören"; erster und letzter Besuch.
• Technische Sitzungsdaten: Browserkennung, Sprache, Land (auf dem Server aus der IP-Adresse abgeleitet, ohne Speicherung der IP-Adresse im Gespräch), Referrer und Kampagnenparameter, Seitenadresse und -titel, zuletzt besuchte Seiten der Sitzung, Seitentext der besuchten Seite, wo der Kunde dies einschaltet.
• IP-Adressen: während der Verbindung für Aufbau, Ableitung des Landes und Missbrauchsschutz verwendet; vollständig gespeichert im Nachweis der Einwilligungsentscheidung des Besuchers, in befristeten Sperren und im Sicherheitsprotokoll des Echtzeitservers, in den Zugriffsprotokollen des Webservers und im Systemjournal und für Nutzer im Anmeldeprotokoll und in der Sitzungsliste; gekürzt gespeichert (IPv4 ohne das letzte Oktett, IPv6 auf das /48-Netz) im Zähler von Smart Answer.
• Einwilligungsnachweise der Besucher: Entscheidung, Stufe, Sprache, angezeigter Text und seine Prüfsumme, Adresse des angezeigten Datenschutzhinweises, IP-Adresse, Browserkennung, Zeitpunkt.
• Datei-Anhänge: die Datei, ihr Name, Typ und ihre Größe, Zeitpunkt des Hochladens, Prüfsumme, eine Vorschau, ein Textauszug (PDF, Text, CSV) und erkannter Text (OCR).
• KI-Verarbeitung: der Auftragsdatensatz mit Anweisung und Gesprächstext, genutzte Quellen und Ergebnisse der Prüfungen (KI-Protokoll, ohne Text), Übersetzungen von Nachrichten und, bei übersetzt gesendeten Antworten, der ursprüngliche Wortlaut des Agenten; für Entwürfe, Zusammenfassungen und Umformulierungen verarbeitete Texte; Qualitätsbewertungen von Gesprächen, mit Bezug zum Agenten, wo die Auswertung je Agent eingeschaltet ist, und nur bei Gesprächen ohne Beteiligung eines Agenten mit einer KI-Begründung.
• Kanäle und Kampagnen: Telefonnummern, Chat- und Profilkennungen, Anzeigenamen, E-Mail-Adressen, Betreffzeilen und Nachrichtenverweise, Nachrichtennummern der Kanäle; für WhatsApp-Kampagnen Kontakt, Etiketten, Sprache, Nachweis der Einwilligung, Abmeldung sowie Zustell- und Lesezeiten und nach einer Abmeldung mit anschließendem Löschauftrag ein Sperrvermerk (mit Schlüssel gebildeter Hash der Nummer); für Kampagnen im Widget gehashte Besucherkennungen in Zählern, Wiederholungssperren und einem Merker für Wiederkehrer.
• Rückrufe und Anrufe: Telefonnummer und Land des Besuchers, Wunschzeit, Notiz, zugewiesener Agent; Anrufprotokoll (Agent, Zeiten, Medien); Telefonnummern von Agenten.
• Bestell- und Kundendaten, die der Kunde für seine angemeldeten Endkunden freigibt (Bestellnummer, Datum und Status, Summe und Währung, Artikel und Menge, Versanddienst, Sendungsnummer und Versandstatus, Rechnungsnummer, Zahlungsstatus und Fälligkeit; Ort und Postleitzahl der Lieferanschrift nur bei ausdrücklicher Freigabe): beim Abruf nur für die jeweilige Antwort verwendet; beim Import verschlüsselt gespeichert.
• Bot-Aktionen: die Anfrage, die Bestätigung des Besuchers und das Ergebnis von Aktionen, die der Kunde einrichtet (zum Beispiel Bestellstatus, Terminbuchung).
• Routing: Themenetiketten, Dringlichkeit und Stimmungswert eines Gesprächs (Wortlisten und, wo eingeschaltet, die Einschätzung des Modells aus der ersten Besuchernachricht), gehalten in der Arbeitskopie des Gesprächs; vergebene Etiketten werden zu Tags des Gesprächs und bleiben wie andere Tags bei ihm gespeichert.
• Live-Besucherliste: je Website ein Schnappschuss der gerade anwesenden Besucher (Kennung, Zeiten und, wo zulässig, Seite ohne Parameter, verweisender Host, Kampagnenparameter, Gerätefamilie, Land, Sprache, Wiederkehr), im Zwischenspeicher gehalten und höchstens alle 90 Sekunden erneuert.
• Geführte Abläufe, Testläufe und Versionen: Antworten von Besuchern auf die Fragen eines Ablaufs, als Nachrichten; Testfragen, auch nach Bereinigung aus Wissenslücken übernommene, und Ergebnisse von Testläufen; Versionen der Bot-Einstellungen und geführten Abläufe mit dem Nutzer, der sie gespeichert hat.
• Identität: eine von der Website des Kunden signierte E-Mail-Adresse des Besuchers, verwendet für Terminbuchungen.
• Smart Answer: die Frage, die Seitenadresse und die verweisende Seite ohne Parameter und Anker, die Sprache und gegebenenfalls die Besucherkennung; je nach Einstellung des Kunden nur für die Antwort verarbeitet oder als Gespräch gespeichert; ein Zählereintrag je Anfrage (Zeit, gekürzte IP-Adresse, Website-Kennung, Länge, Ergebnis).
• Kundenportal: Vorgänge der Endkunden des Kunden und deren Beiträge.
• Fehlermeldungen und Frustrationssignale: Seitenpfad, Browser, Betriebssystem, Fehler-Stack, zusammengefasste Zahlen je Seite und Tag und ein Link auf eine Sitzungsaufzeichnung nur, wenn der Besucher in die Aufzeichnung eingewilligt hat.
• Statistik und Tests: zusammengefasste Zähler; für A/B-Tests und Kampagnen Besucherkennungen in einer Form, die Zählen erlaubt, aber kein Zurücklesen (HyperLogLog).
• Nutzer: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Projektbeschränkung, Anmeldeverlauf mit IP-Adresse und Browserkennung, Sitzungen und Geräte, Push-Abonnements, Single-Sign-on-Identität, Lesespur (Agency-Tarif: wer welches Gespräch wann und über welchen Weg geöffnet hat, ohne IP-Adresse und Inhalt), Aktionen im Audit-Protokoll.
• Wissensbasis: vom Kunden gelieferte Inhalte (Abruf seiner Website, Dokumente, angebundene Quellen, Produkt-Feeds, Korrekturen).
• Dateien der Wissensbasis und Google Drive: vom Kunden hochgeladene Dateien (PDF, DOCX, Text, Markdown, CSV, HTML) und der daraus gewonnene Text; für Google Drive das verschlüsselte Zugriffs-Token, die E-Mail-Adresse des verbundenen Google-Kontos und der Text der ausgewählten Dateien, nicht die Dateien selbst.
• Sicherheit und Verwaltung des Kontos: Einträge im Audit-Protokoll, auch Anmeldungen über Single Sign-on und Aufrufe von MCP-Werkzeugen, mit der IP-Adresse des Aufrufers; die Single-Sign-on-Verknüpfung (Aussteller, Kennung, erste und letzte Anmeldung); Pseudonyme von Agenten in Auswertungen.
• Daten, die mit Kanälen und Integrationen ausgetauscht werden, die der Kunde einschaltet, soweit der Kunde dies anweist.

A.3 Besondere Kategorien von Daten

Nicht vorgesehen. Der Kunde entscheidet, ob solche Daten von Besuchern eingegeben oder in die Wissensbasis gestellt werden dürfen, und trägt die Verantwortung dafür (Ziffer 4).

A.4 Verarbeitungsvorgänge

Erhebung über das Widget, Smart Answer, das Kundenportal und angebundene Kanäle; Speicherung; Bereinigung von Kennungen vor der Speicherung; Prüfung von Datei-Anhängen gegen ihren angegebenen Typ und Extraktion ihres Textes; Anzeige für Agenten; Spam- und Missbrauchserkennung; Erzeugung von KI-Antworten, Einbettung und Durchsuchen der Wissensbasis auf den KI-Knoten des Betreibers; Entwürfe, Zusammenfassungen, Umformulierungen und Übersetzungen für Agenten auf denselben Knoten oder einem vom Kunden angebundenen Knoten, nach zusätzlicher Ersetzung von E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Ziffernfolgen ab sechs Ziffern für Entwürfe, Zusammenfassungen und Umformulierungen; Qualitätsbewertung; Routing; Versand von Kampagnen; Rückrufe und Anrufe; Zustellung von Daten an vom Kunden eingeschaltete Kanäle und Integrationen; Führen der Lesespur (Agency-Tarif) und des Audit-Protokolls; Export; Anonymisierung und Löschung; Sicherungen.

A.5 Ort der Verarbeitung

Polen (EU): der Server und die KI-Knoten des Betreibers in Łódź; die verschlüsselte Sicherungskopie in Warschau (Google Cloud Storage). E-Mail: USA (Namecheap). Weitere Übermittlungen nur wie in Ziffer 14 angegeben.

A.6 Aufbewahrung

• Gespräche mit ihren Nachrichten, Etiketten, KI-Auftragsdatensätzen, KI-Protokoll, Lesespur und Bewertungen: nach der Aufbewahrungsfrist, die der Kunde je Projekt festlegt; keine voreingestellt, dann bis zur Löschung des Projekts oder Workspace. Besucherprofile werden gelöscht, sobald kein Gespräch des Besuchers mehr besteht.
• Löschung durch den Besucher: innerhalb weniger Minuten bearbeitet, als Löschung oder Anonymisierung nach der Einstellung des Kunden.
• Datei-Anhänge: 7 Tage (Free-Tarif) oder 90 Tage (bezahlte Tarife) nach dem Hochladen oder die in einem Einzelvertrag vereinbarte Frist; früher zusammen mit ihrem Gespräch, Projekt oder Workspace.
• Importierte Bestelldaten: 90 Tage; abgerufene Bestelldaten: nur für die Antwort (etwa 30 Sekunden im Zwischenspeicher).
• KI-Auftragsdatensätze ohne Gespräch: 30 Tage; vertrauliche Aufträge (Bestelldaten, Bot-Aktionen, Simulationen, Routing-Einordnung, KI-Urteil der Qualitätsprüfung, Entwürfe, Zusammenfassungen, Umformulierungen und Übersetzungen für Agenten) werden geleert, sobald das Ergebnis geliefert ist, sonst nach etwa zehn Minuten.
• Gesprächszwischenspeicher des Echtzeitservers (jüngste Nachrichten, Angaben des Besuchers, besuchte Seiten): 30 Tage nach der letzten Aktivität; Sitzungsdaten 30 Minuten nach der letzten Aktivität; Token des Besucherbeweises 400 Tage nach der letzten Nutzung.
• Smart Answer: Zählereinträge 7 Tage; Fragen nicht über die Antwort hinaus, wenn das Speichern ausgeschaltet ist; sonst wie Gespräche, und erzeugte Antworten (die Frage nur als Hash) werden zusätzlich 24 Stunden zwischengespeichert.
• Übersetzungen: wie die Nachricht, zu der sie gehören.
• Lesespur: höchstens 731 Tage.
• Audit-Protokoll: nach Wahl des Kunden (90, 180, 365 oder 730 Tage oder bis zur Löschung des Workspace, was die Vorgabe ist); Einträge ohne Workspace: Anmeldungen, Fehlversuche (auch ohne bestehendes Konto) und IP-Sperren 90 Tage, übrige Einträge eines Kontos bis zur Löschung des Kontos.
• Rückrufwünsche: 30 Tage nach Erledigung, offene Wünsche 90 Tage; Anrufprotokoll 365 Tage.
• Frustrationsstatistik: 400 Tage; Fehlermeldungen 90 Tage, Beispiele 30 Tage.
• Zähler von A/B-Tests: 200 bis 400 Tage. Kampagnenzähler je Besucher: bis einen Tag nach Ende der Kampagne oder 90 Tage nach der letzten Ansprache; Reichweitenzähler bis zu 400 Tage. Sendungen von WhatsApp-Kampagnen: 90 Tage nach dem letzten Status. Nachrichtennummern der Kanäle: 7 Tage.
• Live-Besucherliste: höchstens alle 90 Sekunden erneuert, darüber hinaus nicht gespeichert. Dateien der Wissensbasis und Texte aus Google Drive: bis zur Löschung durch den Kunden oder zur Trennung von Drive, spätestens mit dem Projekt. Versionen geführter Abläufe: die letzten 100 je Projekt; Versionen der Bot-Einstellungen: bis zur Löschung des Projekts.
• Kanalidentitäten, E-Mail-Fäden, Kampagnenkontakte, Wissensbasis und Seitentexte, Vorgänge des Kundenportals, Einwilligungsnachweise der Besucher: bis zur Löschung des Projekts oder Workspace.
• Zugriffsprotokolle des Webservers: höchstens 15 Tage. Systemjournal (auch mit IP-Adressen aus dem Echtzeitserver): nur nach Größe begrenzt, keine Zeitfrist.
• E-Mails des Dienstes, die statt eines Versands auf dem Server abgelegt werden: 30 Tage. Protokolle der Hintergrundprozesse: derzeit keine automatische Löschung (TOM Abschnitt 4.2).
• Sicherungen: siehe Ziffer 11 (höchstens 364 Tage).

Anlage B – Technische und organisatorische Maßnahmen

Die unter /p/technische-und-organisatorische-massnahmen veröffentlichten TOM in der zum Zeitpunkt der Verarbeitung aktuellen Fassung bilden Anlage B dieses AVV. Der Kunde bestätigt, dass er sie geprüft hat und sie für die dem Betreiber anvertrauten Kundendaten als angemessen erachtet.

Anlage C – Unterauftragsverarbeiter

Die Liste in Abschnitt 2 von /p/unterauftragsverarbeiter in der zum Zeitpunkt der Verarbeitung aktuellen Fassung bildet Anlage C dieses AVV.

Fassung 2.0 ersetzt Fassung 1.4 vom 7. Oktober 2026. Geändert: Abschluss per Kästchen mit gespeichertem Nachweis; Begriffsbestimmungen auf alle Funktionen erweitert; KI-Verarbeitung mit benannten Modellen, Knotenregister, eigenem KI-Knoten des Kunden, ohne Training, interner Vergleich von Modellfassungen; Google Cloud Storage als Unterauftragsverarbeiter benannt, Stripe und reCAPTCHA neu eingeordnet; Löschung nun auf Antrag mit 30 Tagen Karenz statt „binnen 30 Tagen nach Vertragsende", Ende eines Abonnements führt in den Free-Tarif; Sicherungen bis 364 Tage statt 30 Tage, erneutes Ausführen von Löschungen nach einer Wiederherstellung; Aufbewahrungsfrist der Gespräche legt der Kunde fest, keine voreingestellt; bekannte Ausnahmen der automatischen Löschung genannt; Anlage A um Kanäle, Kampagnen, Anrufe, Bestelldaten, Einwilligungsnachweise und IP-Adressen vervollständigt; Kontrollen nach einer Verletzung, Änderungsverfahren (Ziffer 18), Anlage C.

Fassung 2.1 ersetzt Fassung 2.0 vom 11. Oktober 2026. Geändert: Empfänger, die keine Unterauftragsverarbeiter sind, ergänzt um Telegram über den Bot des Kunden, die Cal.com- und Stripe-Konten des Kunden, Google Drive und über MCP angebundene KI-Werkzeuge (Ziffer 8); Pflichten des Kunden zu WhatsApp-Einwilligungen, Einwilligungspflicht für Besucher aus dem DSGVO-Raum und ausgeschlossene Verwendung für Bewerbungen und die Bewertung von Teammitgliedern (Ziffer 13); Anlage A ergänzt um Routing, Live-Besucherliste, geführte Abläufe, Testläufe und Versionen, signierte E-Mail-Adresse, Dateien der Wissensbasis und Google Drive, Single Sign-on, Audit-Protokoll und Pseudonyme sowie um die neuen Fristen für Kampagnen und Kanäle.

Fassung 2.2 ersetzt Fassung 2.1 vom 11. Oktober 2026. Berichtigt: Push-Dienste erhalten Kennungen und unverschlüsselt eine Gesprächskennung; Answely als Dienst desselben Rechtsträgers (8, 14); /ban bei IPv6 je /64-Netz (13); Systemjournal, Routing-Etiketten als Tags (A.2); Fristen ohne automatische Löschung genannt: Audit-Einträge ohne Konto, Systemjournal, Protokolle der Hintergrundprozesse; statt eines Versands abgelegte E-Mails (11, A.6); Zwischenspeicher für Antworten von Smart Answer und vertrauliche Aufträge der KI-Werkzeuge für Agenten (A.6).

Fassung 2.3 ersetzt Fassung 2.2 vom 12. Oktober 2026. Berichtigt: Chatmodelle der eigenen KI des Betreibers, mit einem Reservemodell, das auch den Free-Tarif bedient (3); Zähler von Smart Answer mit gekürzter IP-Adresse (A.2); Fristen und Löschwege vom 16. Oktober 2026: keine Workspace-Löschung bei laufendem bezahltem Abonnement, Einwilligungsnachweise und Logodatei vom Löschlauf entfernt (11); Audit-Einträge ohne Workspace nach 90 Tagen, Einwilligungsnachweise mit Projekt oder Workspace (A.6).

Fassung 2.4 ersetzt Fassung 2.3 vom 16. Oktober 2026. Geändert: Die KI wird einheitlich als eigene, selbst gehostete KI des Betreibers bezeichnet; Modellnamen entfernt, die Tatsachen sind unverändert (3).

Fassung 2.5 ersetzt Fassung 2.4 vom 17. Oktober 2026. Geändert: Die Datenschutz-Folgenabschätzung und das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten werden auf Anfrage zur Verfügung gestellt statt veröffentlicht (7). Die Pflichten der Parteien sind unverändert.

Fassung 2.5 – gültig ab 19. Oktober 2026.