Team, konto och säkerhet

De fyra rollerna

Varje person har exakt en roll i en arbetsyta:

• Ägare – får göra allt, inklusive fakturering, ändra roller, överlåta och radera arbetsytan. En arbetsyta har exakt en ägare.
• Admin – konfigurerar: skapar och ändrar projekt, bjuder in och tar bort teammedlemmar, integrationer, API-nycklar, arbetsyteinställningar. Ingen fakturering, inga rolländringar.
• Medlem – arbetar i agentpanelen: läser, svarar på, tilldelar och avslutar konversationer. Ser projekt och rapporter men ändrar inga inställningar.
• Läsare – ser konversationer, projekt och rapporter men kan inte svara eller ändra något.

Den som inte får ändra något ser fälten nedtonade. Menyalternativ som rollen inte får använda visas inte alls.

Begränsa behörigheter

Under Team, avsnittet Rollbehörigheter (”Vad medlemmar och läsare får göra”), kan ägare och administratörer ta bort enskilda behörigheter från medlemmar och läsare: läsa konversationer, svara, tilldela, avsluta, se projekt, se teamlistan. Där går det inte att ge ytterligare behörigheter.

Begränsa till projekt

I teamlistan väljer du per person under Projekt mellan Alla projekt och Endast dessa projekt. En begränsad person ser bara de valda projekten och deras konversationer och rapporter. Detta är främst avsett för byråer som tilldelar personal till enskilda kunder.

För begränsade personer gäller också:

• En begränsad medlem kan inte skapa projekt.
• En begränsad administratör hanterar varken arbetsytan eller säkerhet, granskningslogg, API-nycklar eller integrationer.
• Ägaren är aldrig begränsad.

Bjud in kollegor

Under Team (/app/team, ägare och administratörer) anger du en e-postadress och en roll under Bjud in någon (Admin, Medlem eller Läsare; standard är Läsare) och klickar på Bjud in. Inbjudan skickas via e-post; du ser också länken en gång för att kopiera den.

• En inbjudan gäller i 7 dagar. En ny inbjudan till samma adress ersätter den gamla. Du kan Återkalla öppna inbjudningar.
• Öppna inbjudningar tar redan en licensplats. Om alla platser i planen är upptagna avvisas inbjudan.
• Den inbjudna personen öppnar länken och klickar på Acceptera inbjudan. Personen måste vara inloggad med exakt den inbjudna adressen eller skapa ett konto med den.

I listan Medlemmar ser du namn, roll, sedan när personen är medlem, senaste inloggning och vilka projekt personen arbetar med. Bara ägaren ändrar roller; valet sparas direkt. Ägare och administratörer får Ta bort personer men ingen kan ta bort ägaren.

Vilka språk och kompetenser en person har och om konversationer tilldelas automatiskt ställer du in i agentpanelens automatisering (se Agentpanelen).

Arbetsytor

Under Arbetsyta (/app/workspace, ägare och administratörer) har arbetsytan fyra flikar.

Allmänt – namn, plan, när den skapades, vad som hör till den (projekt, medlemmar, API-nycklar) och Företagslogotyp: PNG, JPEG eller WebP upp till 1 MB. Den visas i sidomenyn för alla medlemmar; utan logotyp visas initialer.

Dataexport – under Ta med dina data laddar du ner allt per projekt som JSON eller CSV i en ZIP-fil. Inloggningsuppgifter som API-nycklar, integrationsåtkomst och inbjudningslänkar ingår inte; filen anger vad som saknas.

Ägarskap (endast ägaren) – med Erbjud överlåtelse lämnar du över arbetsytan till en person som redan finns i teamet. Länken visas en gång och gäller i 7 dagar; du kan återkalla erbjudandet. Om personen accepterar blir den ägare och du stannar som administratör. Ett pågående abonnemang stannar hos den tidigare betalaren tills det ändras under Fakturering. Den nya ägaren behöver utrymme för ytterligare en arbetsyta i sin plan.

Radera (endast ägaren) – du skriver arbetsytans namn och klickar på Begär radering. Därefter gäller en period på 30 dagar då allt fortsätter att fungera och du kan återkalla begäran med ett klick. Sedan raderas den permanent. Detta är inte möjligt medan ett betalt abonnemang pågår.

Flera arbetsytor

Högst upp i kontot växlar du mellan arbetsytorna via Arbetsyta. Valet gäller det här webbläsarfönstret. Med + Ny arbetsyta skapar du ytterligare en; hur många du får ha beror på arbetsytornas plan. Den som skapar den blir ägare.

Ditt personliga konto

Under Konto (/app/settings) finns dina egna inställningar, oberoende av arbetsyta:

• Profil – visningsnamn (besökarna ser det i chatten), för- och efternamn, e-postadress. Du bekräftar en ny adress via en länk som skickas till den nya adressen; fram till dess gäller den gamla. Därefter loggas dina andra enheter ut.
• Inloggning och säkerhet – ändra lösenord (andra enheter loggas ut), tvåfaktorsinloggning och listan över dina Enheter med Logga ut per enhet och Logga ut överallt annars.
• Utseende och språk – kontots språk (tyska, engelska, polska) och färgtema (System, Ljust, Mörkt).
• Aviseringar – vilka teammejl du får (se Tillgänglighet, återuppringning och aviseringar).
• Data – Ladda ner mina kontouppgifter som JSON och, för ägare och administratörer, vägen till arbetsytans export.
• Radera konto – se nedan.

Logga in och förbli inloggad

• Efter 5 felaktiga lösenord låses kontot i 15 minuter. En felaktig adress och ett felaktigt lösenord ger samma meddelande, så att ingen kan ta reda på vem som har ett konto.
• En inloggning gäller i 14 dagar och förlängs vid varje användning; med Förbli inloggad gäller 60 dagar.
• Glömt lösenordet? skickar en länk som gäller i 60 minuter. Ett nytt lösenord avslutar alla öppna sessioner.

Tvåfaktorsinloggning

Under Inloggning och säkerhet klickar du på Konfigurera vid Tvåfaktorsinloggning, skannar QR-koden med en autentiseringsapp (eller skriver in hemligheten) och anger en kod från appen. Du får då 10 återställningskoder. De visas bara en gång; förvara dem åtskilda från telefonen.

Därefter ber kontot om en kod vid varje inloggning. Du kan bara stänga av tvåfaktorsinloggning med lösenord och kod. Den kan inte göras obligatorisk för enskilda arbetsytor; för det finns enkel inloggning.

Radera kontot

Med ditt lösenord (och en kod om tvåfaktorsinloggning är aktiv) raderar du kontot. Det låses omedelbart och raderas efter 30 dagar. Arbetsytor där du är ensam raderas samtidigt; från alla andra tas du bort direkt. Är du ägare till en arbetsyta med andra medlemmar, eller om ett betalt abonnemang pågår, måste du ordna det först (överlåta eller säga upp). Under perioden kan bara supporten återställa kontot, och medlemskap återkommer inte.

Säkerhet i arbetsytan

Under Säkerhet (/app/security) ser ägare och administratörer säkerhetsinställningarna; bara ägaren får ändra dem.

Enkel inloggning

På planen Agency loggar teamet in via din identitetsleverantör (OpenID Connect, till exempel Entra ID, Google, Okta eller Keycloak). Du anger utfärdare, klient-ID och klienthemlighet, kontrollerar med Spara och testa och aktiverar funktionen. Dessutom:

• E-postdomäner – med en DNS-post bekräftar du vilka domäner som tillhör dig (upp till 20). Personer från bekräftade domäner kan skapas automatiskt vid första inloggningen med rollen du anger för nya medlemmar, eller mappas via grupp (”group = admin/member/viewer”).
• Kräv SSO – därefter kan personer från bekräftade domäner bara logga in via SSO. Ägaren behåller lösenordet som nödåtkomst. Berörda sessioner avslutas när funktionen aktiveras.

Teamet loggar sedan in under Logga in med enkel inloggning med sin företagsadress.

Agenter i rapporter

Här bestämmer du om agenter visas i rapporter Med namn, Pseudonymiserade (Agent A, Agent B …) eller inte alls individuellt.

Granskningslogg

Fliken Granskningslogg (/app/audit) visar vem som ändrade vad i arbetsytan och när, med filter för period, område och person samt CSV-export. Varje export loggas också. Bara ägaren ser poster om fakturering. Hur länge loggen sparas anger du under Granskningsloggens lagringstid: tills arbetsytan raderas, eller 90, 180, 365 eller 730 dagar.

Vem som läste vilken konversation visas inte här utan i läsloggen (se Rapporter).

Feedback till oss

Högst upp på varje sida i kontot finns knappen Skicka feedback. Välj Fel, Idé, Beröm eller Annat och skriv till oss. Aktuell sida, webbläsare och språk skickas med.