Команда, обліковий запис і безпека

Чотири ролі

Кожна людина має рівно одну роль у робочому просторі:

• Власник — може все, зокрема керувати оплатою, змінювати ролі, передавати й видаляти робочий простір. У робочого простору рівно один власник.
• Адміністратор — налаштовує: створює й змінює проєкти, запрошує та видаляє учасників команди, керує інтеграціями, ключами API й налаштуваннями робочого простору. Без оплати та зміни ролей.
• Учасник — працює в панелі операторів: читає розмови, відповідає, призначає й закриває їх. Бачить проєкти та звіти, але не змінює налаштувань.
• Спостерігач — бачить розмови, проєкти й звіти, але не може відповідати чи щось змінювати.

Ті, хто не може щось змінювати, бачать неактивні сірі поля. Пункти меню, недоступні ролі, взагалі не з’являються.

Звуження прав

У розділі Команда, секція Права ролей («Що можуть учасники й спостерігачі»), власники та адміністратори можуть забрати в учасників і спостерігачів окремі права: читати розмови, відповідати, призначати, закривати, бачити проєкти й список команди. Додаткові права там надати не можна.

Обмеження проєктами

У списку команди для кожної людини в полі Проєкти ви обираєте Усі проєкти або Лише ці проєкти. Людина з обмеженням бачить лише вибрані проєкти, їхні розмови та звіти. Це призначено насамперед для агенцій, що призначають працівників окремим клієнтам.

Для людей з обмеженням також діє:

• Учасник з обмеженням не може створювати проєкти.
• Адміністратор з обмеженням не керує робочим простором, безпекою, журналом аудиту, ключами API чи інтеграціями.
• Власник ніколи не має обмежень.

Запрошення колег

У розділі Команда (/app/team, власники й адміністратори), у Запросити когось, ви вводите електронну адресу та роль (адміністратор, учасник або спостерігач; стандартно — спостерігач) і натискаєте Запросити. Запрошення надсилається поштою; посилання також показується один раз для копіювання.

• Запрошення дійсне 7 днів. Нове запрошення на ту саму адресу замінює старе. Відкриті запрошення можна Відкликати.
• Відкриті запрошення вже займають місце. Якщо всі місця тарифу зайняті, запрошення відхиляється.
• Запрошена людина відкриває посилання й натискає Прийняти запрошення. Для цього потрібно ввійти саме з адресою запрошення або створити з нею обліковий запис.

У списку Учасники видно ім’я, роль, дату приєднання, останній вхід і проєкти людини. Ролі змінює лише власник; вибір зберігається одразу. Власники й адміністратори можуть Видалити людей, але ніхто не може видалити власника.

Мови й навички людини та автоматичне отримання розмов задаються в автоматизації панелі операторів (див. Панель операторів).

Робочі простори

У розділі Робочий простір (/app/workspace, власники й адміністратори) є чотири вкладки.

Загальне — назва, тариф, час створення, пов’язані об’єкти (проєкти, учасники, ключі API) та Логотип компанії: PNG, JPEG або WebP до 1 МБ. Він з’являється в бічному меню всіх учасників; без логотипа там показано ініціали.

Експорт даних — через Заберіть свої дані ви завантажуєте все для кожного проєкту як JSON або CSV у ZIP-файлі. Облікові дані, як-от ключі API, доступ до інтеграцій і посилання запрошень, не включено; у файлі зазначено, чого бракує.

Право власності (лише власник) — через Запропонувати передачу ви передаєте робочий простір людині, яка вже є в команді. Посилання показується один раз і дійсне 7 днів; пропозицію можна відкликати. Якщо людина прийме її, вона стане власником, а ви залишитеся адміністратором. Поточна підписка залишається за попереднім платником до зміни в розділі оплати. Новий власник повинен мати у своєму тарифі місце ще для одного робочого простору.

Видалити (лише власник) — ви вводите назву робочого простору й натискаєте Запросити видалення. Після цього діє строк 30 днів, протягом якого все продовжує працювати й запит можна відкликати одним натисканням. Потім видалення остаточне. Це неможливо, доки діє платна підписка.

Кілька робочих просторів

Угорі облікового запису ви перемикаєте робочі простори через Робочий простір. Вибір діє для цього вікна браузера. Через + Новий робочий простір створюється ще один; їхня дозволена кількість залежить від тарифу ваших робочих просторів. Той, хто створює, стає власником.

Особистий обліковий запис

У розділі Обліковий запис (/app/settings) містяться ваші власні налаштування, незалежні від робочих просторів:

• Профіль — відображуване ім’я (відвідувачі бачать його в чаті), ім’я та прізвище, електронна адреса. Нову адресу потрібно підтвердити посиланням, надісланим на неї; доти діє стара. Після цього на інших пристроях відбувається вихід.
• Вхід і безпека — зміна пароля (на інших пристроях відбувається вихід), двофакторний вхід і список Пристрої з дією Вийти для кожного та Вийти всюди, крім цього пристрою.
• Вигляд і мова — мова облікового запису (німецька, англійська, польська) та тема (системна, світла, темна).
• Сповіщення — які командні листи ви отримуєте (див. Доступність, зворотні дзвінки та сповіщення).
• Дані — Завантажити дані мого облікового запису як JSON та, для власників і адміністраторів, перехід до експорту робочого простору.
• Видалити обліковий запис — див. нижче.

Вхід і тривалість сеансу

• Після 5 неправильних паролів обліковий запис блокується на 15 хвилин. Неправильна адреса й неправильний пароль дають однакове повідомлення, щоб ніхто не міг з’ясувати, у кого є обліковий запис.
• Вхід дійсний 14 днів і продовжується з кожним використанням; із Залишатися в системі — 60 днів.
• Забули пароль? надсилає посилання, дійсне 60 хвилин. Новий пароль завершує всі відкриті сеанси.

Двофакторний вхід

У розділі Вхід і безпека біля Двофакторний вхід натисніть Налаштувати, відскануйте QR-код у застосунку автентифікації (або введіть секрет) і введіть код із застосунку. Ви отримаєте 10 кодів відновлення. Вони показуються лише один раз; зберігайте їх окремо від телефону.

Відтепер під час кожного входу обліковий запис запитує код. Вимкнути двофакторний вхід можна лише з паролем і кодом. Його не можна зробити обов’язковим для окремих робочих просторів; для цього є єдиний вхід.

Видалення облікового запису

За допомогою пароля (і коду, якщо двофакторний вхід активний) ви видаляєте обліковий запис. Він блокується негайно й видаляється через 30 днів. Робочі простори, де ви єдина людина, видаляються разом із ним; з усіх інших вас видаляють одразу. Якщо ви власник робочого простору з іншими учасниками або маєте активну платну підписку, спершу потрібно це врегулювати (передати або скасувати). Протягом цього строку відновити обліковий запис може лише підтримка, а членство не повертається.

Безпека в робочому просторі

У розділі Безпека (/app/security) власники й адміністратори бачать налаштування безпеки; змінювати їх може лише власник.

Єдиний вхід

На тарифі Agency команда входить через вашого постачальника ідентифікації (OpenID Connect, наприклад Entra ID, Google, Okta або Keycloak). Ви вводите емітента, ID клієнта й секрет клієнта, перевіряєте через Зберегти й перевірити та вмикаєте. Додатково:

• Поштові домени — записом DNS ви підтверджуєте, які домени вам належать (до 20). Люди з підтверджених доменів можуть автоматично створюватися під час першого входу з роллю, яку ви задасте новим учасникам, або зіставлятися за групами («група = адміністратор/учасник/спостерігач»).
• Зробити SSO обов’язковим — після цього люди з підтверджених доменів можуть входити лише через SSO. Власник зберігає пароль як аварійний доступ. Після ввімкнення сеанси тих, кого це стосується, завершуються.

Тоді команда входить через Увійти через єдиний вхід зі своєю робочою електронною адресою.

Оператори у звітах

Тут ви визначаєте, чи з’являються оператори у звітах З іменами, Із псевдонімами (Оператор A, Оператор B …) або взагалі без окремих записів.

Журнал аудиту

Вкладка Журнал аудиту (/app/audit) показує, хто, коли й що змінив у робочому просторі, з фільтрами за періодом, розділом і людиною та експортом CSV. Кожен експорт теж записується. Записи щодо оплати бачить лише власник. Тривалість зберігання задається в Зберігання журналу аудиту: до видалення робочого простору або 90, 180, 365 чи 730 днів.

Хто яку розмову прочитав, показано не тут, а в журналі читання (див. Звіти).

Відгук для нас

Угорі кожної сторінки облікового запису є кнопка Надіслати відгук. Виберіть «Помилка», «Ідея», «Подяка» або «Інше» та напишіть нам. Разом надсилаються поточна сторінка, браузер і мова.