Team, account e sicurezza

I quattro ruoli

Ogni persona ha esattamente un ruolo in uno spazio di lavoro:

• Proprietario: può fare tutto, inclusi fatturazione, modifica dei ruoli, trasferimento ed eliminazione dello spazio di lavoro. Ogni spazio di lavoro ha esattamente un proprietario.
• Admin: configura il servizio: creazione e modifica dei progetti, inviti e rimozione dei membri del team, integrazioni, chiavi API e impostazioni dello spazio di lavoro. Nessuna gestione della fatturazione o modifica dei ruoli.
• Membro: lavora nel pannello: legge, risponde, assegna e chiude conversazioni. Vede progetti e report, ma non cambia impostazioni.
• Lettore: vede conversazioni, progetti e report, ma non può rispondere né modificare nulla.

Chi non può modificare qualcosa vede i campi disabilitati. Le voci di menu non consentite al ruolo non compaiono affatto.

Ridurre i permessi

In Team, sezione Permessi dei ruoli («Che cosa possono fare membri e lettori»), proprietari e amministratori possono togliere singoli permessi a membri e lettori: leggere conversazioni, rispondere, assegnare, chiudere, vedere progetti e vedere l’elenco del team. Qui non si possono concedere permessi aggiuntivi.

Limitare ai progetti

Nell’elenco del team sceglie per ogni persona, in Progetti, tra Tutti i progetti e Solo questi progetti. Una persona con limitazioni vede solo i progetti selezionati, le relative conversazioni e i report. È pensato soprattutto per le agenzie che assegnano personale a singoli clienti.

Per le persone con limitazioni vale inoltre quanto segue:

• Un membro con limitazioni non può creare progetti.
• Un amministratore con limitazioni non gestisce spazio di lavoro, sicurezza, registro di audit, chiavi API o integrazioni.
• Il proprietario non è mai soggetto a limitazioni.

Invitare colleghi

In Team (/app/team, proprietari e amministratori), inserisca un indirizzo e-mail e un ruolo in Invita qualcuno (Admin, Membro o Lettore; predefinito: Lettore) e faccia clic su Invita. L’invito viene inviato via e-mail; vede anche il link una sola volta per copiarlo.

• Un invito è valido per 7 giorni. Un nuovo invito allo stesso indirizzo sostituisce il precedente. Può usare Revoca per gli inviti aperti.
• Gli inviti aperti occupano già una postazione. Se tutte le postazioni del piano sono occupate, l’invito viene rifiutato.
• La persona invitata apre il link e fa clic su Accetta invito. Deve aver effettuato l’accesso esattamente con l’indirizzo invitato oppure creare un account con quell’indirizzo.

Nell’elenco Membri vede nome, ruolo, data di ingresso, ultimo accesso e progetti assegnati. Solo il proprietario cambia i ruoli; la scelta viene salvata immediatamente. Proprietari e amministratori possono Rimuovere persone, ma nessuno può rimuovere il proprietario.

Lingue, competenze e assegnazione automatica delle conversazioni si impostano nell’automazione del pannello (vedere Il pannello operatori).

Spazi di lavoro

In Spazio di lavoro (/app/workspace, proprietari e amministratori) sono disponibili quattro schede.

Generale: nome, piano, data di creazione, elementi collegati (progetti, membri, chiavi API) e Logo aziendale: PNG, JPEG o WebP fino a 1 MB. Compare nel menu laterale per tutti i membri; senza logo vengono mostrate le iniziali.

Esportazione dati: in Porti con sé i Suoi dati può scaricare tutto per progetto come JSON o CSV in un file ZIP. Le credenziali, come chiavi API, accessi alle integrazioni e link di invito, non sono incluse; il file indica che cosa manca.

Proprietà (solo proprietario): con Offri il trasferimento passa lo spazio di lavoro a una persona già presente nel team. Il link compare una sola volta ed è valido per 7 giorni; può revocare l’offerta. Se la persona accetta, diventa proprietaria e Lei rimane amministratore. Un abbonamento in corso resta a carico del precedente pagatore finché non viene modificato in Fatturazione. Il nuovo proprietario deve poter aggiungere un altro spazio di lavoro nel proprio piano.

Elimina (solo proprietario): digiti il nome dello spazio di lavoro e faccia clic su Richiedi l’eliminazione. Inizia un periodo di 30 giorni, durante il quale tutto continua a funzionare e può revocare la richiesta con un clic. Dopo il periodo, l’eliminazione è definitiva. Non è possibile farlo mentre è attivo un abbonamento a pagamento.

Più spazi di lavoro

In cima all’account passa tra gli spazi tramite Spazio di lavoro. La scelta vale per questa finestra del browser. Con + Nuovo spazio di lavoro ne crea un altro; il numero disponibile dipende dal piano dei Suoi spazi di lavoro. Chi lo crea ne diventa proprietario.

Il Suo account personale

In Account (/app/settings) si trovano le Sue impostazioni personali, indipendenti da qualsiasi spazio di lavoro:

• Profilo: nome visualizzato (i visitatori lo vedono nella chat), nome, cognome e indirizzo e-mail. Conferma un nuovo indirizzo tramite un link inviato al nuovo indirizzo; fino ad allora resta valido quello precedente. Dopo la conferma, gli altri dispositivi vengono disconnessi.
• Accesso e sicurezza: modifica della password (gli altri dispositivi vengono disconnessi), accesso a due fattori ed elenco dei Dispositivi, con Esci per dispositivo ed Esci da tutti gli altri dispositivi.
• Aspetto e lingua: lingua dell’account (tedesco, inglese, polacco) e schema di colori (Sistema, Chiaro, Scuro).
• Notifiche: quali e-mail del team riceve (vedere Disponibilità, richiamate e notifiche).
• Dati: Scarica i dati del mio account come JSON e, per proprietari e amministratori, accesso all’esportazione dello spazio di lavoro.
• Elimina account: vedere sotto.

Accedere e restare connessi

• Dopo 5 password errate, l’account viene bloccato per 15 minuti. Un indirizzo errato e una password errata producono lo stesso messaggio, affinché nessuno possa scoprire chi ha un account.
• Un accesso è valido per 14 giorni e viene prolungato a ogni utilizzo; con Resta connesso, per 60 giorni.
• Password dimenticata? invia un link valido per 60 minuti. Una nuova password termina tutte le sessioni aperte.

Accesso a due fattori

In Accesso e sicurezza, faccia clic su Configura accanto ad Accesso a due fattori, scansioni il codice QR con un’app di autenticazione (oppure inserisca il segreto) e immetta un codice dell’app. Riceve quindi 10 codici di recupero. Vengono mostrati una sola volta; li conservi separatamente dal telefono.

Da quel momento l’account richiede un codice a ogni accesso. Può disattivare l’accesso a due fattori solo con password e codice. Non può renderlo obbligatorio per singoli spazi di lavoro; per questo esiste il single sign-on.

Eliminare l’account

Con la password (e un codice, se l’accesso a due fattori è attivo) elimina l’account. Viene bloccato immediatamente ed eliminato dopo 30 giorni. Gli spazi di lavoro in cui è l’unica persona vengono eliminati insieme all’account; viene rimosso subito da tutti gli altri. Se è proprietario di uno spazio con altri membri o è attivo un abbonamento a pagamento, deve prima risolvere la situazione (trasferimento o disdetta). Entro il periodo, solo l’assistenza può ripristinare l’account e le appartenenze non vengono ripristinate.

Sicurezza nello spazio di lavoro

In Sicurezza (/app/security), proprietari e amministratori vedono le impostazioni di sicurezza; solo il proprietario può modificarle.

Single sign-on

Nel piano Agency, il team accede tramite il Suo provider di identità (OpenID Connect, ad esempio Entra ID, Google, Okta o Keycloak). Inserisca emittente, ID client e segreto client, verifichi con Salva e verifica e attivi la funzione. Inoltre:

• Domini e-mail: con un record DNS conferma quali domini Le appartengono (fino a 20). Le persone dei domini confermati possono essere create automaticamente al primo accesso, con il ruolo impostato per i nuovi membri, oppure associate tramite gruppo («group = admin/member/viewer»).
• Rendi obbligatorio l’SSO: da quel momento, le persone dei domini confermati possono accedere solo tramite SSO. Il proprietario mantiene la password come accesso di emergenza. Le sessioni delle persone interessate vengono terminate all’attivazione.

Il team accede poi tramite Accedi con single sign-on, con l’indirizzo e-mail aziendale.

Operatori nei report

Qui decide se gli operatori appaiono nei report Con i nomi, Pseudonimizzati (Operatore A, Operatore B…) oppure senza dettaglio individuale.

Registro di audit

La scheda Registro di audit (/app/audit) mostra chi ha modificato che cosa nello spazio di lavoro e quando, con filtri per periodo, area e persona ed esportazione CSV. Ogni esportazione viene a sua volta registrata. Solo il proprietario vede le voci sulla fatturazione. Il periodo di conservazione si imposta in Conservazione del registro: fino all’eliminazione dello spazio di lavoro oppure 90, 180, 365 o 730 giorni.

Chi ha letto quale conversazione non compare qui, ma nel registro delle letture (vedere Report).

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