Team, Konto und Sicherheit

Die vier Rollen

Jede Person hat in einem Workspace genau eine Rolle:

• Eigentümer – darf alles, auch Abrechnung, Rollen ändern, den Workspace übertragen und löschen. Ein Workspace hat genau einen Eigentümer.
• Admin – richtet ein: Projekte anlegen und ändern, Team einladen und entfernen, Integrationen, API-Schlüssel, Workspace-Einstellungen. Keine Abrechnung, keine Rollenwechsel.
• Mitglied – arbeitet im Pult: Gespräche lesen, beantworten, zuweisen und schließen. Sieht Projekte und Auswertungen, ändert aber keine Einstellungen.
• Leser – sieht Gespräche, Projekte und Auswertungen, kann aber nichts beantworten oder ändern.

Wer etwas nicht ändern darf, sieht die Felder ausgegraut. Menüpunkte, die eine Rolle nicht benutzen darf, erscheinen gar nicht erst.

Rechte enger fassen

Unter Team, Abschnitt Rollenrechte („Was Mitglieder und Leser dürfen“) können Eigentümer und Admins Mitgliedern und Lesern einzelne Rechte wegnehmen: Gespräche lesen, antworten, zuweisen, schließen, Projekte sehen, die Teamliste sehen. Zusätzliche Rechte geben kann man dort nicht.

Auf Projekte beschränken

In der Teamliste wählst du je Person unter Projekte zwischen Alle Projekte und Nur diese Projekte. Eine beschränkte Person sieht nur die gewählten Projekte, ihre Gespräche und Auswertungen. Das ist vor allem für Agenturen gedacht, die Mitarbeiter einzelnen Kunden zuordnen.

Für beschränkte Personen gilt außerdem:

• Ein beschränktes Mitglied kann keine Projekte anlegen.
• Ein beschränkter Admin verwaltet weder Workspace noch Sicherheit, Protokoll, API-Schlüssel oder Integrationen.
• Der Eigentümer wird nie beschränkt.

Kollegen einladen

Unter Team (/app/team, Eigentümer und Admins) gibst du bei Jemanden einladen eine E-Mail-Adresse und eine Rolle an (Admin, Mitglied oder Leser; die Vorgabe ist Leser) und klickst Einladen. Die Einladung geht per Mail; den Link siehst du zusätzlich einmal zum Kopieren.

• Eine Einladung gilt 7 Tage. Eine neue Einladung an dieselbe Adresse ersetzt die alte. Offene Einladungen kannst du Widerrufen.
• Offene Einladungen belegen schon einen Platz. Sind alle Plätze deines Tarifs vergeben, wird die Einladung abgelehnt.
• Wer eingeladen ist, öffnet den Link und klickt Einladung annehmen. Dafür muss er mit genau der eingeladenen Adresse angemeldet sein oder damit ein Konto anlegen.

In der Liste Mitglieder siehst du Name, Rolle, seit wann jemand dabei ist, wann er sich zuletzt angemeldet hat und für welche Projekte er arbeitet. Die Rolle ändert nur der Eigentümer; die Auswahl speichert sofort. Entfernen dürfen Eigentümer und Admins, den Eigentümer selbst aber niemand.

Welche Sprachen und Skills jemand hat und ob er automatisch Gespräche bekommt, stellst du in der Automatik des Pults ein (siehe Das Agentenpult).

Workspaces

Unter Workspace (/app/workspace, Eigentümer und Admins) hat der Workspace vier Reiter.

Allgemein – Name, Tarif, wann er angelegt wurde, was daran hängt (Projekte, Mitglieder, API-Schlüssel), und das Firmenlogo: PNG, JPEG oder WebP bis 1 MB. Es erscheint für alle Mitglieder im Seitenmenü; ohne Logo stehen dort Initialen.

Datenexport – unter Daten mitnehmen lädst du je Projekt alles als JSON oder als CSV in einer ZIP-Datei herunter. Zugangsdaten wie API-Schlüssel, Integrations-Zugänge und Einladungslinks sind nicht enthalten; die Datei sagt, was fehlt.

Eigentümer (nur der Eigentümer) – mit Übertragung anbieten gibst du den Workspace an eine Person ab, die schon im Team ist. Der Link erscheint einmal und gilt 7 Tage; du kannst das Angebot widerrufen. Nimmt die Person an, wird sie Eigentümer und du bleibst Admin. Ein laufendes Abo bleibt beim bisherigen Zahler, bis es unter Abrechnung umgestellt wird. Die neue Eigentümerin braucht in ihrem Tarif noch Platz für einen weiteren Workspace.

Löschen (nur der Eigentümer) – du tippst den Namen des Workspace ein und klickst Löschung anfordern. Danach gilt eine Frist von 30 Tagen, in der alles weiterläuft und du mit einem Klick widerrufen kannst. Danach wird endgültig gelöscht. Solange ein bezahltes Abo läuft, geht das nicht.

Mehrere Workspaces

Oben im Konto wechselst du über Workspace zwischen deinen Workspaces. Die Wahl gilt für dieses Browserfenster. Mit + Neuer Workspace legst du einen weiteren an; wie viele du haben kannst, hängt vom Tarif deiner Workspaces ab. Wer anlegt, wird Eigentümer.

Dein persönliches Konto

Unter Konto (/app/settings) stehen deine eigenen Einstellungen, unabhängig von jedem Workspace:

• Profil – Anzeigename (sehen Besucher im Chat), Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse. Eine neue Adresse bestätigst du über einen Link, der an die neue Adresse geht; bis dahin gilt die alte. Danach werden deine anderen Geräte abgemeldet.
• Anmeldung & Sicherheit – Passwort ändern (andere Geräte werden abgemeldet), Zwei-Faktor-Anmeldung, und die Liste deiner Geräte mit Abmelden je Gerät und Überall sonst abmelden.
• Darstellung & Sprache – Sprache des Kontos (Deutsch, Englisch, Polnisch) und Farbschema (System, Hell, Dunkel).
• Benachrichtigungen – welche Team-Mails du bekommst (siehe Erreichbarkeit, Rückrufe und Benachrichtigungen).
• Daten – Meine Kontodaten herunterladen als JSON, und für Eigentümer und Admins der Weg zum Export des Workspace.
• Konto löschen – siehe unten.

Anmelden und angemeldet bleiben

• Nach 5 falschen Passwörtern ist das Konto 15 Minuten gesperrt. Falsche Adresse und falsches Passwort ergeben dieselbe Meldung, damit niemand herausfinden kann, wer ein Konto hat.
• Eine Anmeldung gilt 14 Tage und verlängert sich mit jeder Nutzung; mit Angemeldet bleiben 60 Tage.
• Passwort vergessen? schickt einen Link, der 60 Minuten gilt. Ein neues Passwort beendet alle offenen Sitzungen.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Unter Anmeldung & Sicherheit klickst du bei Zwei-Faktor-Anmeldung auf Einrichten, scannst den QR-Code mit einer Authenticator-App (oder tippst das Geheimnis ab) und gibst einen Code aus der App ein. Danach bekommst du 10 Wiederherstellungscodes. Sie werden nur einmal angezeigt; bewahre sie getrennt von deinem Telefon auf.

Bei jeder Anmeldung fragt das Konto danach nach einem Code. Abschalten kannst du die Zwei-Faktor-Anmeldung nur mit Passwort und einem Code. Für einzelne Workspaces vorschreiben lässt sie sich nicht; dafür gibt es Single Sign-on.

Konto löschen

Mit deinem Passwort (und bei aktiver Zwei-Faktor-Anmeldung einem Code) löschst du dein Konto. Es wird sofort gesperrt und nach 30 Tagen gelöscht. Workspaces, in denen du allein bist, werden mitgelöscht; aus allen anderen wirst du sofort entfernt. Bist du in einem Workspace mit weiteren Mitgliedern der Eigentümer, oder läuft ein bezahltes Abo, musst du das zuerst regeln (übertragen bzw. kündigen). Innerhalb der Frist kann nur der Support das Konto wiederherstellen, Mitgliedschaften kommen dabei nicht zurück.

Sicherheit im Workspace

Unter Sicherheit (/app/security) sehen Eigentümer und Admins die Sicherheitseinstellungen; ändern darf sie nur der Eigentümer.

Single Sign-on

Im Agency-Tarif meldet sich dein Team über euren Identitätsanbieter an (OpenID Connect, zum Beispiel Entra ID, Google, Okta oder Keycloak). Du trägst Aussteller, Client-ID und Client-Geheimnis ein, prüfst mit Speichern und prüfen und schaltest ein. Dazu:

• E-Mail-Domains – per DNS-Eintrag bestätigst du, welche Domains dir gehören (bis zu 20). Personen aus bestätigten Domains können beim ersten Anmelden automatisch angelegt werden, mit der Rolle, die du für neue Mitglieder festlegst, oder nach Gruppen zugeordnet („Gruppe = admin/member/viewer“).
• SSO zur Pflicht machen – danach melden sich Personen aus bestätigten Domains nur noch über SSO an. Der Eigentümer behält sein Passwort als Notfallzugang. Die Sitzungen der Betroffenen werden beim Einschalten beendet.

Dein Team meldet sich dann unter Mit Single Sign-on anmelden mit der geschäftlichen E-Mail-Adresse an.

Agenten in Auswertungen

Hier legst du fest, ob Agenten in Auswertungen Mit Namen, Pseudonymisiert (Agent A, Agent B …) oder gar nicht einzeln erscheinen.

Protokoll

Der Reiter Protokoll (/app/audit) zeigt, wer im Workspace wann was geändert hat, mit Filtern nach Zeitraum, Bereich und Person und als CSV-Export. Jeder Export wird selbst protokolliert. Einträge zur Abrechnung sieht nur der Eigentümer. Wie lange das Protokoll aufbewahrt wird, stellst du unter Aufbewahrung des Protokolls ein: bis der Workspace gelöscht wird, oder 90, 180, 365 oder 730 Tage.

Wer welches Gespräch gelesen hat, steht nicht hier, sondern in der Lesespur (siehe Auswertungen).

Feedback an uns

Auf jeder Seite des Kontos steht oben der Knopf Feedback geben. Wähle Fehler, Wunsch, Lob oder Sonstiges und schreib uns. Mitgeschickt werden die aktuelle Seite, Browser und Sprache.