Équipe, compte et sécurité

Les quatre rôles

Chaque personne possède exactement un rôle dans un espace de travail :

• Propriétaire – peut tout faire, y compris gérer la facturation, changer les rôles, transférer et supprimer l’espace de travail. Un espace de travail a exactement un propriétaire.
• Administrateur – configure le service : créer et modifier des projets, inviter et retirer des membres, gérer les intégrations, les clés d’API et les réglages de l’espace de travail. Pas de facturation ni de changement de rôle.
• Membre – travaille dans l’espace agents : lire les conversations, y répondre, les attribuer et les fermer. Voit les projets et rapports, mais ne modifie aucun réglage.
• Lecteur – voit les conversations, projets et rapports, mais ne peut ni répondre ni modifier quoi que ce soit.

Les champs apparaissent grisés pour les personnes qui ne peuvent pas les modifier. Les entrées de menu interdites à un rôle n’apparaissent pas du tout.

Réduire les droits

Sous Équipe, section Droits des rôles (« Ce que peuvent faire les membres et lecteurs »), les propriétaires et administrateurs peuvent retirer certains droits aux membres et lecteurs : lire les conversations, répondre, attribuer, fermer, voir les projets et voir la liste de l’équipe. Aucun droit supplémentaire ne peut y être accordé.

Limiter l’accès aux projets

Dans la liste de l’équipe, sous Projets, choisissez pour chaque personne Tous les projets ou Seulement ces projets. Une personne à l’accès restreint voit uniquement les projets sélectionnés, leurs conversations et leurs rapports. Ce réglage s’adresse surtout aux agences qui affectent leur personnel à des clients précis.

Pour ces personnes, les règles suivantes s’appliquent aussi :

• Un membre à l’accès restreint ne peut pas créer de projet.
• Un administrateur à l’accès restreint ne gère ni l’espace de travail, ni la sécurité, le journal d’audit, les clés d’API ou les intégrations.
• L’accès du propriétaire n’est jamais restreint.

Inviter des collègues

Sous Équipe (/app/team, propriétaires et administrateurs), saisissez une adresse e-mail et un rôle dans Inviter quelqu’un (administrateur, membre ou lecteur ; lecteur par défaut), puis cliquez sur Inviter. L’invitation est envoyée par e-mail ; le lien est aussi affiché une fois pour le copier.

• Une invitation est valable 7 jours. Une nouvelle invitation à la même adresse remplace l’ancienne. Vous pouvez Révoquer les invitations en attente.
• Les invitations en attente occupent déjà un siège. Si tous les sièges du forfait sont pris, l’invitation est refusée.
• La personne invitée ouvre le lien et clique sur Accepter l’invitation. Elle doit être connectée avec exactement l’adresse invitée ou créer un compte avec cette adresse.

La liste Membres indique le nom, le rôle, la date d’adhésion, la dernière connexion et les projets de chaque personne. Seul le propriétaire change les rôles ; la sélection est enregistrée immédiatement. Les propriétaires et administrateurs peuvent Supprimer des personnes, mais personne ne peut retirer le propriétaire.

Les langues, compétences et attributions automatiques de conversations se définissent dans l’automatisation de l’espace agents (voir L’espace agents).

Espaces de travail

Sous Espace de travail (/app/workspace, propriétaires et administrateurs), l’espace de travail comporte quatre onglets.

Général – nom, forfait, date de création, éléments rattachés (projets, membres, clés d’API) et Logo de l’entreprise : PNG, JPEG ou WebP jusqu’à 1 Mo. Il apparaît dans le menu latéral pour tous les membres ; sans logo, les initiales s’affichent.

Export des données – sous Emporter vos données, téléchargez toutes les données par projet au format JSON ou CSV dans un fichier ZIP. Les identifiants tels que les clés d’API, les accès aux intégrations et les liens d’invitation sont exclus ; le fichier indique les éléments manquants.

Propriété (propriétaire uniquement) – avec Proposer le transfert, transférez l’espace de travail à une personne déjà dans l’équipe. Le lien apparaît une fois et reste valable 7 jours ; vous pouvez révoquer l’offre. Si la personne accepte, elle devient propriétaire et vous restez administrateur. Un abonnement en cours reste rattaché au précédent payeur jusqu’à sa modification sous Facturation. Le forfait du nouveau propriétaire doit lui permettre un espace de travail supplémentaire.

Supprimer (propriétaire uniquement) – saisissez le nom de l’espace de travail et cliquez sur Demander la suppression. Un délai de 30 jours commence, pendant lequel tout continue de fonctionner et vous pouvez révoquer la demande d’un clic. L’espace est ensuite supprimé définitivement. Cette action n’est pas possible tant qu’un abonnement payant est en cours.

Plusieurs espaces de travail

En haut du compte, passez d’un espace de travail à l’autre via Espace de travail. Le choix s’applique à cette fenêtre du navigateur. + Nouvel espace permet d’en créer un autre ; le nombre autorisé dépend des forfaits de vos espaces de travail. La personne qui le crée en devient propriétaire.

Votre compte personnel

Sous Compte (/app/settings) se trouvent vos réglages personnels, indépendants des espaces de travail :

• Profil – nom affiché (visible par les visiteurs dans le chat), prénom, nom, adresse e-mail. Vous confirmez une nouvelle adresse via un lien envoyé à cette adresse ; jusque-là, l’ancienne reste utilisée. Ensuite, vos autres appareils sont déconnectés.
• Connexion & sécurité – changer le mot de passe (les autres appareils sont déconnectés), connexion à deux facteurs et liste de vos Appareils, avec Se déconnecter par appareil et Se déconnecter partout ailleurs.
• Apparence & langue – langue du compte (allemand, anglais, polonais) et jeu de couleurs (Système, Clair, Sombre).
• Notifications – e-mails d’équipe que vous recevez (voir Disponibilité, rappels et notifications).
• Données – Télécharger les données de mon compte en JSON et, pour les propriétaires et administrateurs, accès à l’export de l’espace de travail.
• Supprimer le compte – voir ci-dessous.

Se connecter et rester connecté

• Après 5 mots de passe erronés, le compte est bloqué pendant 15 minutes. Une adresse incorrecte et un mot de passe incorrect donnent le même message, pour empêcher de découvrir qui possède un compte.
• Une connexion est valable 14 jours et prolongée à chaque utilisation ; avec Rester connecté, 60 jours.
• Mot de passe oublié ? envoie un lien valable 60 minutes. Un nouveau mot de passe termine toutes les sessions ouvertes.

Connexion à deux facteurs

Sous Connexion & sécurité, cliquez sur Configurer dans Connexion à deux facteurs, scannez le QR code avec une application d’authentification (ou saisissez le secret), puis entrez un code de l’application. Vous recevez alors 10 codes de récupération. Ils ne sont affichés qu’une fois ; conservez-les séparément de votre téléphone.

Le compte demande ensuite un code à chaque connexion. Pour désactiver la connexion à deux facteurs, vous devez fournir votre mot de passe et un code. Elle ne peut pas être imposée pour certains espaces de travail ; l’authentification unique sert à cela.

Supprimer votre compte

Vous supprimez votre compte avec votre mot de passe (et un code si la connexion à deux facteurs est activée). Il est bloqué immédiatement et supprimé après 30 jours. Les espaces de travail où vous êtes seul sont supprimés avec lui ; vous êtes immédiatement retiré de tous les autres. Si vous êtes propriétaire d’un espace avec d’autres membres ou si un abonnement payant est en cours, réglez d’abord la situation (transfert ou résiliation). Pendant le délai, seul le support peut restaurer le compte, et les adhésions ne sont pas rétablies.

Sécurité de l’espace de travail

Sous Sécurité (/app/security), les propriétaires et administrateurs voient les réglages de sécurité ; seul le propriétaire peut les modifier.

Authentification unique

Avec Agency, votre équipe se connecte via votre fournisseur d’identité (OpenID Connect, par exemple Entra ID, Google, Okta ou Keycloak). Saisissez l’émetteur, l’ID client et le secret client, vérifiez avec Enregistrer et tester, puis activez la fonction. En complément :

• Domaines e-mail – un enregistrement DNS confirme les domaines qui vous appartiennent (jusqu’à 20). Les personnes de domaines confirmés peuvent être créées automatiquement à leur première connexion, avec le rôle défini pour les nouveaux membres, ou associées par groupe (« group = admin/member/viewer »).
• Rendre le SSO obligatoire – les personnes de domaines confirmés ne peuvent ensuite se connecter que par SSO. Le propriétaire conserve son mot de passe comme accès d’urgence. Les sessions des personnes concernées sont terminées à l’activation.

Votre équipe utilise ensuite Se connecter avec l’authentification unique, avec son adresse e-mail professionnelle.

Agents dans les rapports

Vous décidez ici si les agents apparaissent dans les rapports Avec les noms, Pseudonymisé (Agent A, Agent B …) ou sans détail individuel.

Journal d’audit

L’onglet Journal d’audit (/app/audit) indique qui a modifié quoi dans l’espace de travail et quand, avec filtres par période, domaine et personne, ainsi qu’un export CSV. Chaque export est lui-même journalisé. Seul le propriétaire voit les entrées de facturation. La durée se règle sous Conservation du journal : jusqu’à la suppression de l’espace de travail, ou 90, 180, 365 ou 730 jours.

La lecture des conversations ne figure pas ici, mais dans la trace de lecture (voir Rapports).

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