Bilgi tabanı ve yardım merkezi

YZ asistanı ve Smart Answer yalnızca projenizin bilgi tabanındakilerden yanıtlar. Ne kadar iyi bakım yapılırsa asistan ekibinize o kadar az aktarır.

Tüm projelerin bilgi tabanını hesabın üst kısmında Bilgi tabanı altında bulursunuz (/app/kb). Sahipler ve yöneticiler içindir. Sayfanın Bilgi ve Yardım merkezi sekmeleri vardır; üstte YZ içinde kaç sayfa olduğunu, son tarama zamanını ve hata olup olmadığını gösterir.

Bilgi tabanına neler dâhil?

• Web sitenizin sayfaları – taramayla okunur; ziyaretçilerin gerçekten açtığı sayfalarla desteklenir (“Canlı görüldü”).
• Ürünler – sitenizin veri katmanı ve ürün akışından (YZ ve bilgi sekmesi, “Botun bildiği ürünler”).
• Dosyalar – PDF, Word, metin, Markdown, CSV ve HTML.
• Google Drive – belgeler, e-tablolar ve sunumlar.
• Yardım merkezi makaleleri – yayımlanmış yardım makaleleriniz.
• İyileştirilmiş yanıtlar – doğru yanıtını kaydettiğiniz sorular.
• Entegrasyonlar üzerinden Notion veya Confluence içerikleri de.

Bilgi tabanındaki her şey asistan tarafından herhangi bir ziyaretçiye tekrarlanabilir. İç belgeleri, kişiye özel müşteri fiyatlarını veya kişisel verileri buraya koymayın.

Web sitesini okutma

Bilgi sekmesinde her projenin durum, son tarama, sayfa sayısı ve zamanlama içeren satırı vardır. Şimdi tara taramayı başlatır; proje sayfasında YZ ve bilgi, Tarama çalıştırması bölümünde Şimdi çalıştır ile aynısını yapabilirsiniz. Tarama bir dakika içinde başlar ve birkaç dakika sürer. Zaten çalışıyorsa ikinci tarama oluşturulmaz.

Zamanlama ile taramayı otomatik tekrarlarsınız: belirli saatten itibaren kapalı (yalnızca istek üzerine; varsayılan), günlük veya haftalık.

Taramanın dikkate aldıkları:

• Yalnızca projeye girilen alan adlarını okur.
• Web sitenizin robots.txt dosyasını ve orada belirtilen site haritalarını izler.
• Sayfa metni, veri katmanı ve ürün kataloğunu okur. Değişmeyen sayfalar yeniden işlenmez.
• Varsayılan en fazla 5.000 sayfa okur. En fazla kaç sayfa okuyacağını ve şifre korumalı önizleme ortamını okuyup okuyamayacağını “KB-Crawler” entegrasyonuyla ayarlarsınız.

İpucu: web sitenizde büyük değişiklikler yayımladıktan sonra taramayı çalıştırın. Aksi durumda asistan bir süre eski bilgilerle yanıtlar.

Alanları engelleme

Müşteri alanı veya iç sayfalar gibi bazı sayfaları sohbet asla okumamalıdır. Proje sayfasında YZ ve bilgi, Engellenen alanlar altında satır başına bir yol girin:

• /account, bu sayfayı ve altındaki her şeyi, /en/account gibi dil ön ekiyle de engeller.
• * joker karakterdir; örneğin /shop/*/reviews.
• ? ile adresin sorgu bölümü de karşılaştırılır.

Engellenen alanlarda sohbet görünür kalır, ancak sayfa metni okunmaz; tarama bunları atlar ve asistan kaynak olarak asla adlandırmaz. Kaydederken önceden toplanan içerik kaldırılır. En fazla 60 kayıt mümkündür; tek başına /, yani web sitesinin tamamı, izinli değildir.

Dosya yükleme

/app/projects/…/kb/files altında (Dosyalar ve Google Drive) dosya yüklersiniz: PDF, Word (DOCX), metin, Markdown, CSV ve HTML. Yalnızca uzantı değil, içerik kontrol edilir. Asistan kaynak olarak dosya adını belirtir.

Her dosya durumunu gösterir: bekliyor, okunuyor, bilgi tabanında, hata veya kaldırılıyor. “Yalnızca sözcükleriyle bulunuyor”, dosyanın zaten bulunabildiği ancak ayrıntılı arama hazırlığının henüz tamamlanmadığı anlamına gelir.

Değiştir ile yeni sürüm yüklersiniz; okunana kadar eski sürüm geçerlidir. Metindeki şifre ve anahtarlar karartılır.

Dosya boyutu, PDF sayfa sayısı ve proje başına dosya sayısı plana bağlıdır. Sayfanın kendisi geçerli sayıları ve kullandığınız miktarı gösterir.

Google Drive bağlama

Professional planından itibaren Google Drive içeriği ekleyebilirsiniz. Aynı sayfada Google ile bağlan düğmesine tıklayın (entegrasyonları yönetme yetkisi gerekir); ardından Klasör veya dosya bağlantısı ve Ekle ile istediğiniz içeriği ekleyin; en fazla 50 kayıt.

• reactive.chat yalnızca okuma erişimi alır.
• Google Docs, Sheets (yalnızca ilk sayfa), Slides ile PDF, DOCX, metin, Markdown, CSV ve HTML okur.
• Değişen dosyalar düzenli yeniden okunur (sayfa sıklığı gösterir); silinenler bilgi tabanından kaybolur. Şimdi eşitle hemen yeniden okur.
• Bağlantıyı kes, çalışma alanındaki tüm projelerin bilgi tabanlarından tüm Drive içeriğini kaldırır.

Yardım merkezi

Yardım merkezi sekmesinde (veya /app/help altında) herkese açık yardım makaleleri yazarsınız. Üç kez yararlıdırlar: ziyaretçiler widget’ın Yardım sekmesinde bulur, kendilerine ait herkese açık sayfada görünürler ve asistan bunlardan yanıtlar.

Makalenin alanları:

• Başlık ve Adres (boşsa başlıktan türetilir),
• Dil – Almanca, İngilizce veya Lehçe,
• Bölüm – genel bakışı gruplar; “Kargo” gibi tek sözcük yeterlidir. Bölüm yoksa makale “Genel” altında listelenir,
• Sıra,
• Özet – genel bakış ve arama sonuçları için bir veya iki cümle,
• Metin – Markdown: başlıklar, kalın, listeler, bağlantılar,
• Durum – taslak veya yayımlanmış.

Yalnızca yayımlanmış makaleler bilgi tabanına girer (“Evet — bot bundan yanıt verebilir.”); asistan taslakları kullanmaz. Makaleyi silerseniz bilgi tabanından da kaybolur.

Yardım merkezinin herkese açık erişimi için Herkese açık adres altında küçük harfler, rakamlar ve kısa çizgilerden oluşan ad verin. Makaleler /help/… (Almanca /hilfe/…) altında; oturum açmadan, JavaScript olmadan okunabilir ve aranabilir olur. Okuyucunun dilinde makale yoksa başka dil sürümü gösterilir. Widget’ın Yardım sekmesi, adres kurulduğunda ve en az bir makale yayımlandığında görünür.

Başka sohbet sağlayıcısından yardım makalelerini taşıma yoluyla alabilirsiniz (Entegrasyonlar bölümüne bakın).

İyileştirilmiş yanıtlar ve bilgi boşlukları

Asistan soruyu yanlış yanıtladıysa veya hiç yanıtlamadıysa İyileştirilmiş yanıtlar altında doğru yanıtı kaydedersiniz. Bilgi boşlukları sayfası açık kalan soruları toplar. İkisi de Yapay zekâ asistanı bölümünde açıklanır.

Bağlayıcı kuralları onaylama

İade süresi gibi doğru olması gereken ayrıntılar için Bilgiyi incele ve onayla vardır (/app/projects/…/knowledge-review; bilgi tabanında “Bilgi onaylarını incele”). Belge için şunları ayarlarsınız:

• Sorumlu kişi – içeriği kontrol eden,
• Kural konusu ve Esas alınan değer – örneğin “iade süresi” ve “30 gün”,
• Geçerlilik başlangıcı, Geçerlilik bitişi (boşsa sırasıyla hemen veya sınırsız),
• Onay – “İnceleniyor – YZ’den hariç tut” veya “Bu içeriği onayla”.

Asistan bu şekilde yönetilen belgeyi yalnızca onayla ve geçerlilik süresinde kullanır. İçerik değişirse yeni onay gerekir. Aynı konu ve dil için çakışan dönemlerde farklı değerler onaylanırsa sayfa kural çakışması bildirir. Yalnızca bu ayrıntılar tanınır; düz metindeki her çelişki değil.

Bilginin ulaştığını kontrol etme

• Bilgi tabanındaki ve Raporlar, YZ ve bilgi sekmesindeki temel göstergeler kaç belgenin okunduğunu, beklediğini, başarısız veya eskimiş olduğunu gösterir.
• Test çalıştırmaları tipik soruların doğru yanıtlanıp yanıtlanmadığını kontrol eder.
• YZ kaydı her yanıtta kullanılan kaynakları gösterir.

Üçü de Yapay zekâ asistanı bölümünde açıklanır.