Zespół, konto i bezpieczeństwo

Cztery role

Każda osoba ma w przestrzeni dokładnie jedną rolę:

• Właściciel – może wszystko, także zarządzać rozliczeniami, zmieniać role, przekazać przestrzeń i ją usunąć. Przestrzeń ma dokładnie jednego właściciela.
• Admin – konfiguruje: tworzy i zmienia projekty, zaprasza i usuwa członków zespołu, zarządza integracjami, kluczami API i ustawieniami przestrzeni. Bez rozliczeń i bez zmiany ról.
• Członek – pracuje na pulpicie: czyta, odpowiada, przypisuje i zamyka rozmowy. Widzi projekty i raporty, ale nie zmienia ustawień.
• Podgląd – widzi rozmowy, projekty i raporty, ale nie może na nic odpowiadać ani niczego zmieniać.

Kto nie może czegoś zmieniać, widzi pola wyszarzone. Pozycje menu, z których dana rola nie może korzystać, w ogóle się nie pojawiają.

Węższe uprawnienia

W sekcji Zespół, w części Uprawnienia ról („Co wolno członkom i podglądającym”), właściciele i admini mogą odebrać członkom i osobom z rolą Podgląd pojedyncze uprawnienia: czytanie rozmów, odpowiadanie, przypisywanie, zamykanie, podgląd projektów, podgląd listy zespołu. Dodatkowych uprawnień nie da się tam nadać.

Ograniczenie do projektów

Na liście zespołu wybierasz dla każdej osoby w kolumnie Projekty między Wszystkie projekty a Tylko te projekty. Osoba z ograniczeniem widzi tylko wybrane projekty, ich rozmowy i raporty. Jest to przeznaczone przede wszystkim dla agencji, które przypisują pracowników do poszczególnych klientów.

Dla osób z ograniczeniem obowiązuje dodatkowo:

• Członek z ograniczeniem nie może tworzyć projektów.
• Admin z ograniczeniem nie zarządza przestrzenią, bezpieczeństwem, dziennikiem zdarzeń, kluczami API ani integracjami.
• Właściciel nigdy nie jest ograniczany.

Zapraszanie współpracowników

W sekcji Zespół (/app/team, właściciele i admini) podajesz w części Zaproś kogoś adres e-mail i rolę (Admin, Członek albo Podgląd; domyślnie Podgląd) i klikasz Zaproś. Zaproszenie idzie e-mailem; link widzisz dodatkowo jeden raz do skopiowania.

• Zaproszenie jest ważne 7 dni. Nowe zaproszenie na ten sam adres zastępuje poprzednie. Otwarte zaproszenia możesz Cofnąć.
• Otwarte zaproszenia zajmują już miejsce. Gdy wszystkie miejsca w twoim planie są zajęte, zaproszenie zostaje odrzucone.
• Zaproszona osoba otwiera link i klika Przyjmij zaproszenie. Musi być przy tym zalogowana dokładnie na zaproszony adres albo założyć z nim konto.

Na liście Członkowie widzisz nazwę, rolę, od kiedy ktoś jest w zespole, kiedy ostatnio się logował i dla jakich projektów pracuje. Rolę zmienia tylko właściciel; wybór zapisuje się od razu. Usuwać mogą właściciele i admini, ale samego właściciela nie może usunąć nikt.

Jakie języki i umiejętności ma dana osoba i czy dostaje rozmowy automatycznie, ustawiasz w automatyzacji pulpitu (zobacz Pulpit agenta).

Przestrzenie

W sekcji Przestrzeń (/app/workspace, właściciele i admini) przestrzeń ma cztery zakładki.

Ogólne – nazwa, plan, data utworzenia, co jest z nią związane (projekty, członkowie, klucze API) oraz Logo firmy: PNG, JPEG albo WebP do 1 MB. Pojawia się dla wszystkich członków w menu bocznym; bez logo widać tam inicjały.

Eksport danych – w części Zabierz swoje dane pobierasz dla każdego projektu wszystko jako JSON albo jako CSV w pliku ZIP. Dane dostępowe, takie jak klucze API, dostępy do integracji i linki zaproszeń, nie są dołączane; plik informuje, czego brakuje.

Właściciel (tylko właściciel) – przyciskiem Zaproponuj przekazanie oddajesz przestrzeń osobie, która jest już w zespole. Link pojawia się raz i jest ważny 7 dni; ofertę możesz cofnąć. Gdy osoba ją przyjmie, zostaje właścicielem, a ty pozostajesz adminem. Trwająca subskrypcja zostaje przy dotychczasowym płatniku, dopóki nie zostanie zmieniona w Rozliczeniach. Nowa właścicielka potrzebuje w swoim planie miejsca na kolejną przestrzeń.

Usuwanie (tylko właściciel) – wpisujesz nazwę przestrzeni i klikasz Zgłoś usunięcie. Potem obowiązuje termin 30 dni, w którym wszystko działa dalej, a ty możesz jednym kliknięciem cofnąć usunięcie. Po nim przestrzeń jest usuwana ostatecznie. Dopóki trwa płatna subskrypcja, nie jest to możliwe.

Kilka przestrzeni

U góry konta przełączasz się między swoimi przestrzeniami przez Przestrzeń. Wybór obowiązuje dla tego okna przeglądarki. Przyciskiem + Nowa przestrzeń tworzysz kolejną; ile możesz ich mieć, zależy od planu twoich przestrzeni. Kto tworzy przestrzeń, zostaje jej właścicielem.

Twoje osobiste konto

W sekcji Konto (/app/settings) są twoje własne ustawienia, niezależne od przestrzeni:

• Profil – nazwa wyświetlana (widzą ją odwiedzający w czacie), imię i nazwisko, adres e-mail. Nowy adres potwierdzasz linkiem wysłanym na nowy adres; do tego czasu obowiązuje stary. Potem twoje pozostałe urządzenia zostają wylogowane.
• Logowanie i bezpieczeństwo – zmiana hasła (pozostałe urządzenia zostają wylogowane), logowanie dwuskładnikowe i lista twoich Urządzeń z wylogowaniem każdego z osobna oraz przyciskiem Wyloguj wszędzie indziej.
• Wygląd i język – język konta (niemiecki, angielski, polski) i schemat kolorów (System, Jasny, Ciemny).
• Powiadomienia – które maile dla zespołu dostajesz (zobacz Dostępność, oddzwonienia i powiadomienia).
• Dane – Pobierz dane mojego konta jako JSON, a dla właścicieli i adminów droga do eksportu przestrzeni.
• Usuń konto – zobacz niżej.

Logowanie i pozostawanie zalogowanym

• Po 5 błędnych hasłach konto jest blokowane na 15 minut. Błędny adres i błędne hasło dają ten sam komunikat, aby nikt nie mógł ustalić, kto ma konto.
• Logowanie jest ważne 14 dni i przedłuża się przy każdym użyciu; z opcją Pozostań zalogowany 60 dni.
• Nie pamiętasz hasła? wysyła link ważny 60 minut. Nowe hasło kończy wszystkie otwarte sesje.

Logowanie dwuskładnikowe

W sekcji Logowanie i bezpieczeństwo klikasz przy Logowanie dwuskładnikowe przycisk Skonfiguruj, skanujesz kod QR aplikacją uwierzytelniającą (albo wpisujesz sekret ręcznie) i podajesz kod z aplikacji. Potem dostajesz 10 kodów odzyskiwania. Są pokazywane tylko raz; przechowuj je oddzielnie od telefonu.

Od tej pory przy każdym logowaniu konto prosi o kod. Logowanie dwuskładnikowe wyłączysz tylko hasłem i kodem. Nie da się go wymusić dla wybranych przestrzeni; do tego służy logowanie jednokrotne (SSO).

Usuwanie konta

Hasłem (a przy włączonym logowaniu dwuskładnikowym także kodem) usuwasz swoje konto. Zostaje ono od razu zablokowane i usunięte po 30 dniach. Przestrzenie, w których jesteś sam, zostają usunięte razem z nim; ze wszystkich pozostałych zostajesz od razu usunięty. Jeśli jesteś właścicielem przestrzeni z innymi członkami albo trwa płatna subskrypcja, musisz to najpierw uregulować (przekazać przestrzeń albo wypowiedzieć subskrypcję). W tym terminie tylko support może przywrócić konto, a członkostwa nie zostają przy tym przywrócone.

Bezpieczeństwo w przestrzeni

W sekcji Bezpieczeństwo (/app/security) właściciele i admini widzą ustawienia bezpieczeństwa; zmieniać je może tylko właściciel.

Logowanie jednokrotne (SSO)

W planie Agency twój zespół loguje się przez waszego dostawcę tożsamości (OpenID Connect, na przykład Entra ID, Google, Okta albo Keycloak). Wpisujesz wystawcę, identyfikator klienta i sekret klienta, sprawdzasz przyciskiem Zapisz i sprawdź i włączasz. Do tego:

• Domeny e-mail – rekordem DNS potwierdzasz, które domeny należą do ciebie (do 20). Osoby z potwierdzonych domen mogą być automatycznie zakładane przy pierwszym logowaniu, z rolą, którą ustalisz dla nowych członków, albo przypisywane według grup („grupa = admin/member/viewer”).
• Ustaw SSO jako obowiązkowe – od tej chwili osoby z potwierdzonych domen logują się już tylko przez SSO. Właściciel zachowuje swoje hasło jako dostęp awaryjny. Sesje osób, których to dotyczy, są przy włączeniu kończone.

Twój zespół loguje się wtedy przez Zaloguj się przez SSO służbowym adresem e-mail.

Agenci w raportach

Tutaj ustalasz, jak agenci występują w raportach: Z nazwiskami, Pseudonimizacja (Agent A, Agent B …) albo wcale nie osobno.

Dziennik zdarzeń

Zakładka Dziennik zdarzeń (/app/audit) pokazuje, kto, kiedy i co zmienił w przestrzeni, z filtrami według okresu, obszaru i osoby oraz z eksportem CSV. Każdy eksport jest sam odnotowywany w dzienniku. Wpisy dotyczące rozliczeń widzi tylko właściciel. Jak długo dziennik jest przechowywany, ustawiasz w części Przechowywanie dziennika zdarzeń: do usunięcia przestrzeni albo 90, 180, 365 lub 730 dni.

Tego, kto czytał którą rozmowę, nie ma tutaj, tylko w dzienniku odczytów (zobacz Raporty).

Opinia dla nas

Na każdej stronie konta u góry jest przycisk Prześlij opinię. Wybierz Błąd, Pomysł, Pochwała albo Inne i napisz do nas. Razem z opinią przesyłamy aktualną stronę, przeglądarkę i język.