Wissensbasis und Help-Center

Der KI-Assistent und Smart Answer antworten nur aus dem, was in der Wissensbasis deines Projekts steht. Je besser sie gepflegt ist, desto seltener muss der Assistent an dein Team übergeben.

Die Wissensbasis aller Projekte findest du oben im Konto unter Knowledge Base (/app/kb). Sie ist für Eigentümer und Admins. Die Seite hat zwei Reiter, Wissensbasis und Help-Center, und zeigt oben, wie viele Seiten in der KI sind, wann der letzte Durchgang lief und ob es Fehler gab.

Was in die Wissensbasis gehört

• Die Seiten deiner Website – eingelesen per Durchgang und ergänzt um Seiten, die Besucher tatsächlich aufrufen („Live gesehen“).
• Produkte – aus der Datenschicht deiner Seite und deinem Produktfeed (Reiter KI & Wissen, „Produkte, die der Bot kennt“).
• Dateien – PDF, Word, Text, Markdown, CSV und HTML.
• Google Drive – Dokumente, Tabellen und Präsentationen.
• Help-Center-Artikel – deine veröffentlichten Hilfeartikel.
• Korrigierte Antworten – Fragen, zu denen du die richtige Antwort hinterlegt hast.
• Über Integrationen außerdem Inhalte aus Notion oder Confluence.

Alles, was in der Wissensbasis steht, kann der Assistent jedem Besucher wiedergeben. Lege dort keine internen Unterlagen, keine Einzelkundenpreise und keine personenbezogenen Daten ab.

Die Website einlesen

Im Reiter Wissensbasis steht je Projekt eine Zeile mit Stand, letztem Durchgang, Seitenzahl und Zeitplan. Jetzt erfassen startet einen Durchgang; dasselbe geht in der Projektseite unter KI & Wissen, Abschnitt Durchgang, mit Jetzt durchgehen. Ein Durchgang beginnt innerhalb einer Minute und dauert einige Minuten. Läuft schon einer, wird kein zweiter angelegt.

Mit dem Zeitplan wiederholst du den Durchgang automatisch: aus (nur auf Knopfdruck, die Vorgabe), täglich oder wöchentlich, ab einer bestimmten Stunde.

Was der Durchgang beachtet:

• Er liest nur die Domains, die im Projekt eingetragen sind.
• Er hält sich an die robots.txt deiner Website und folgt den Sitemaps, die dort genannt sind.
• Er liest Seitentext, Datenschicht und Produktkatalog. Unveränderte Seiten werden nicht neu verarbeitet.
• Ab Werk liest er bis zu 5000 Seiten. Wie viele es höchstens sein sollen und ob er eine passwortgeschützte Vorschauumgebung lesen darf, stellst du über die Integration „KB-Crawler“ ein.

Tipp: Lass den Durchgang laufen, nachdem du größere Änderungen an deiner Website veröffentlicht hast. Sonst antwortet der Assistent eine Zeitlang mit dem alten Stand.

Bereiche sperren

Manche Seiten soll der Chat nie lesen, etwa ein Kundenbereich oder interne Seiten. Trage sie in der Projektseite unter KI & Wissen, Gesperrte Bereiche ein, einen Pfad je Zeile:

• /konto sperrt diese Seite und alles darunter, auch mit Sprachvorsilbe wie /de/konto.
• * ist ein Platzhalter, zum Beispiel /shop/*/bewertungen.
• Mit ? wird auch der Abfrageteil der Adresse verglichen.

In gesperrten Bereichen bleibt der Chat sichtbar, aber er liest dort keinen Seitentext, der Durchgang überspringt sie, und der Assistent nennt sie nie als Quelle. Beim Speichern wird entfernt, was aus diesen Bereichen schon erfasst war. Möglich sind bis zu 60 Einträge; / allein, also die ganze Website, geht nicht.

Dateien hochladen

Unter /app/projects/…/kb/files (Dateien & Google Drive) lädst du Dateien hoch: PDF, Word (DOCX), Text, Markdown, CSV und HTML. Geprüft wird der Inhalt, nicht nur die Dateiendung. Als Quelle nennt der Assistent den Dateinamen.

Jede Datei zeigt ihren Zustand: wartet, wird gelesen, in der Wissensbasis, Fehler oder wird entfernt. „Nur über Wörter auffindbar“ heißt, dass die Datei schon gefunden wird, die feinere Suche aber noch nachgeholt wird.

Mit Ersetzen lädst du eine neue Fassung hoch; bis sie gelesen ist, gilt die alte. Passwörter und Schlüssel, die im Text stehen, werden geschwärzt.

Wie groß eine Datei sein darf, wie viele Seiten ein PDF haben darf und wie viele Dateien ein Projekt haben kann, hängt vom Tarif ab. Die geltenden Zahlen und wie viel du schon belegst, zeigt die Seite selbst an.

Google Drive anbinden

Ab dem Tarif Professional kannst du Inhalte aus Google Drive einbinden. Auf derselben Seite klickst du Mit Google verbinden (dafür brauchst du das Recht, Integrationen zu verwalten) und fügst dann über Link zu Ordner oder Datei und Hinzufügen die gewünschten Inhalte hinzu, bis zu 50 Einträge.

• reactive.chat bekommt nur Lesezugriff.
• Gelesen werden Google Docs, Tabellen (nur das erste Blatt), Präsentationen sowie PDF, DOCX, Text, Markdown, CSV und HTML.
• Geänderte Dateien werden regelmäßig neu gelesen (die Seite zeigt, wie oft), gelöschte verschwinden aus der Wissensbasis. Jetzt abgleichen liest sofort neu.
• Trennen entfernt alle Drive-Inhalte aus den Wissensbasen aller Projekte des Workspace.

Das Help-Center

Im Reiter Help-Center (oder unter /app/help) schreibst du öffentliche Hilfeartikel. Sie sind dreifach nützlich: Besucher finden sie im Reiter Hilfe des Widgets, sie stehen auf einer eigenen öffentlichen Seite, und der Assistent antwortet daraus.

Ein Artikel hat:

• Titel und Adresse (leer lassen bildet sie aus dem Titel),
• Sprache – Deutsch, Englisch oder Polnisch,
• Rubrik – gruppiert die Übersicht, ein Wort genügt, etwa „Versand“; ohne Rubrik steht der Artikel unter „Allgemein“,
• Reihenfolge,
• Anriss – ein bis zwei Sätze für Übersicht und Suchtreffer,
• Text – in Markdown: Überschriften, fett, Listen, Links,
• Status – Entwurf oder veröffentlicht.

Nur veröffentlichte Artikel kommen in die Wissensbasis („Ja — der Bot kann daraus antworten.“); Entwürfe nutzt der Assistent nicht. Löschst du einen Artikel, verschwindet er auch aus der Wissensbasis.

Damit das Help-Center öffentlich erreichbar ist, gibst du ihm unter Öffentliche Adresse einen Namen aus Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestrichen. Die Artikel stehen dann unter /help/… (auf Deutsch /hilfe/…), ohne Anmeldung und ohne JavaScript lesbar, mit Suche. Gibt es einen Artikel nicht in der Sprache des Lesers, wird eine andere Sprachfassung gezeigt. Der Reiter Hilfe im Widget erscheint, sobald eine Adresse eingerichtet und mindestens ein Artikel veröffentlicht ist.

Hilfeartikel aus einem anderen Chat-Anbieter kannst du über den Umzug übernehmen (siehe Integrationen).

Korrigierte Antworten und Wissenslücken

Hat der Assistent eine Frage falsch oder gar nicht beantwortet, hinterlegst du die richtige Antwort unter Korrigierte Antworten. Welche Fragen offen geblieben sind, sammelt die Seite Wissenslücken. Beides beschreibt Der KI-Assistent.

Verbindliche Regeln freigeben

Für Angaben, die stimmen müssen, etwa eine Rückgabefrist, gibt es Wissen prüfen und freigeben (/app/projects/…/knowledge-review, in der Knowledge Base als „Wissensfreigaben prüfen“). Für ein Dokument legst du fest:

• Verantwortlich – wer den Inhalt prüft,
• Regelthema und Verbindlicher Wert, zum Beispiel „Retourenfrist“ und „30 Tage“,
• Gültig ab und Gültig bis (leer heißt sofort bzw. unbegrenzt),
• Freigabe – „Zur Prüfung – nicht für KI verwenden“ oder „Diesen Inhalt freigeben“.

Ein so verwaltetes Dokument nutzt der Assistent nur mit Freigabe und nur im Gültigkeitszeitraum. Ändert sich der Inhalt, braucht er eine neue Freigabe. Sind zum selben Thema und in derselben Sprache verschiedene Werte für einen überlappenden Zeitraum freigegeben, meldet die Seite einen Regelkonflikt. Erkannt werden dabei nur diese Angaben, keine beliebigen Widersprüche im Fließtext.

Wie du prüfst, ob das Wissen ankommt

• Die Kennzahlen in der Knowledge Base und unter Auswertungen, Reiter KI & Wissen, zeigen, wie viele Dokumente gelesen, offen, gescheitert oder veraltet sind.
• Testläufe prüfen, ob typische Fragen richtig beantwortet werden.
• Das KI-Protokoll zeigt zu jeder Antwort die verwendeten Quellen.

Alle drei beschreibt Der KI-Assistent.