Datenschutz und Sicherheit

Du bist für die Daten deiner Besucher verantwortlich, reactive.chat verarbeitet sie in deinem Auftrag. Diese Seite zeigt, welche Einstellungen du dafür hast und was sie bewirken. Sie ist keine Rechtsberatung; die verbindlichen Angaben stehen in den Rechtstexten.

Einwilligung und Löschen einstellen

Die Einstellungen liegen in der Projektseite, Reiter Datenschutz, Abschnitt Datenschutz und Einwilligung (Eigentümer und Admins).

Einwilligung – drei Stufen:

• aus – keine Schranke, der Chat läuft sofort.
• Hinweis – ein Satz über dem Eingabefeld, der Chat läuft sofort.
• Pflicht – das Eingabefeld bleibt gesperrt, bis der Besucher zustimmt. Erst danach entsteht ein Gespräch. Gespeichert wird ein Nachweis mit Wortlaut, Zeit und Sprache der Zustimmung.

Bei Pflicht schickt das Widget vor der Zustimmung keinen Seitentext und keine Angaben über den Besucher an den Server; die Schranke steht auch vor dem Vorab-Formular und dem Offline-Formular. Für den Aufbau der Verbindung selbst werden aber eine Sitzungs- und eine Besucherkennung übertragen.

Dazu:

• Satz, dem zugestimmt wird – dein eigener Wortlaut je Sprache, bis 300 Zeichen.
• Eure Datenschutzerklärung – die Adresse deiner Datenschutzerklärung je Sprache (nur https://). Das Widget verlinkt sie.
• Widerruf im Widget anbieten – der Besucher kann seine Einwilligung im Chat zurücknehmen. Das Gespräch endet dann, und seine Daten werden gelöscht.
• Löschknopf im Widget anbieten – unter „Ihre Daten“ steht dann Alles löschen.
• Was Löschen und Widerruf bewirken – hart (die Einträge verschwinden) oder anonym (der Wortlaut wird entfernt, die Einträge selbst bleiben stehen).
• Wenn der Besucher die Löschung in den Chat schreibt – aus, nachfragen (Vorgabe) oder sofort löschen. Erkannt wird ein Löschwunsch an festen, engen Formulierungen auf Deutsch, Englisch und Polnisch, nicht durch die KI.
• Eigene Aufbewahrungsfrist (Tage) – nach wie vielen Tagen Gespräche automatisch gelöscht werden, bis 3650 Tage. Gelöscht wird einmal täglich. Ein neues Projekt hat keine Frist; solange du keine einträgst, werden Gespräche nicht nach einer festen Zeit gelöscht.

Dein Einwilligungsbanner (zum Beispiel nach IAB TCF) kann das Widget außerdem steuern: Ohne Zustimmung speichert es nichts dauerhaft im Browser, sondern nur für die Dauer des Tabs. Das ist unabhängig von der Einwilligungsstufe oben. Für Besucher aus der EU, dem EWR, Großbritannien und der Schweiz verlangen Kampagnen und das volle Profil in der Besucherliste immer eine Einwilligung.

Was der Besucher selbst tun kann

Unter Ihre Daten im Widget sieht der Besucher, was der Chat in seinem Browser gespeichert hat. Je nach deinen Einstellungen kann er dort die Einwilligung widerrufen oder Alles löschen. Einen Löschwunsch kann er auch in den Chat schreiben; der Assistent beantwortet die Frage „Was passiert mit meinen Daten?“ mit einem festen Text.

Gelöscht werden die Gespräche dieses Browsers auf deiner Website. Gespräche über andere Kanäle, etwa E-Mail oder WhatsApp, erreicht der Knopf nicht; die löscht dein Team. Was nach einer Löschung noch für eine Zeit bleibt (etwa Sperren gegen Missbrauch oder Sicherungen) und wie Auskunfts- und Löschanfragen ablaufen, steht unter Auskunft und Löschung.

Was du ohnehin nicht einstellen musst

• Maskierung – Kartennummern (mit Prüfsumme), IBANs, E-Mail-Adressen, Telefon-, Steuer- und Ausweisnummern werden in Besuchernachrichten zweimal unkenntlich gemacht: im Browser, bevor etwas hinausgeht, und auf dem Server, bevor etwas gespeichert wird. Auch Zugangsdaten in Seitenadressen (etwa password oder token als Parameter) werden entfernt. Nachrichten über die Schnittstelle und Antworten in Formularen sind davon ausgenommen.
• Keine Tippvorschau – was der Besucher tippt, sieht dein Team erst, wenn er sendet.
• Kein Cookie für Dritte, keine Anfragen an fremde Server aus dem Widget. Einzelheiten unter Technische Einzelheiten.

Bereiche sperren

Seiten, die der Chat nie lesen soll, trägst du unter KI & Wissen, Gesperrte Bereiche ein. Dort liest das Widget keinen Seitentext, der Durchgang überspringt sie, und der Assistent nennt sie nie als Quelle. Schreibweise und Beispiele stehen unter Wissensbasis und Help-Center.

Den sichtbaren Text der Seite, auf der ein Besucher gerade ist, liest das Widget mit, damit der Assistent Fragen zu dieser Seite beantworten kann. Formularfelder liest es dabei nie, weder Wert noch Platzhalter, und sensible Angaben werden maskiert. Steht auf einer Seite etwas, das trotzdem nicht mitgelesen werden soll, etwa eine Tabelle mit Kundendaten, setzt du an das umschließende Element das Attribut data-rc-private. Mehr dazu im Teil Technische Integration.

Was dein Team sieht und wer es nachvollziehen kann

• Rollen begrenzen, wer Gespräche lesen, beantworten oder exportieren darf; Mitarbeiter lassen sich auf einzelne Projekte beschränken. Siehe Team, Konto und Sicherheit.
• Das Protokoll zeigt, wer im Workspace was geändert hat.
• Die Lesespur (Agency) zeigt, wer welches Gespräch geöffnet hat.
• Agenten in Auswertungen kannst du pseudonymisieren oder ganz aus den Auswertungen nehmen.
• Zwei-Faktor-Anmeldung und Single Sign-on schützen die Anmeldung.

Daten mitnehmen

• Workspace-Export – unter Workspace, Reiter Datenexport, je Projekt als JSON oder CSV (Eigentümer und Admins). Mehr zum Anbieterwechsel steht unter Datenverordnung: Anbieterwechsel, Export und Portabilität.
• Persönlicher Export – unter Konto, Reiter Daten, deine eigenen Kontodaten als JSON.
• KI-Protokoll und Auswertungen lassen sich als CSV exportieren.

Deine Datenschutzerklärung

Für den Abschnitt zum Chat in deiner eigenen Datenschutzerklärung gibt es zwei Wege:

• den Textbaustein für deine Datenschutzerklärung zum Kopieren und Anpassen,
• oder das Element, das den Text passend zu deinen Projekteinstellungen automatisch einfügt: Datenschutztext automatisch einbinden.

Die verbindlichen Texte

• Datenschutzerklärung von reactive.chat – auch, wo und bei wem Daten verarbeitet werden
• Auftragsverarbeitungsvertrag
• Technische und organisatorische Maßnahmen
• Unterauftragsverarbeiter
• Auskunft und Löschung
• KI-Verordnung: wie reactive.chat künstliche Intelligenz einsetzt
• Richtlinie zur zulässigen Nutzung
• Alle Rechtstexte