Tým, účet a zabezpečení

Čtyři role

Každá osoba má v pracovním prostoru právě jednu roli:

• Vlastník – smí vše, včetně fakturace, změn rolí, převodu a smazání pracovního prostoru. Pracovní prostor má právě jednoho vlastníka.
• Admin – nastavuje: vytváření a změny projektů, pozvání a odebírání členů týmu, integrace, klíče API, nastavení pracovního prostoru. Bez fakturace a změn rolí.
• Člen – pracuje v pultu: čte, odpovídá, přiřazuje a uzavírá konverzace. Vidí projekty a přehledy, ale nemění nastavení.
• Čtenář – vidí konverzace, projekty a přehledy, ale nemůže odpovídat ani nic měnit.

Kdo nesmí něco změnit, vidí pole zašedlá. Položky nabídky, které role nesmí používat, se vůbec nezobrazují.

Omezení oprávnění

V části Tým, Oprávnění rolí („Co smějí členové a čtenáři“), mohou vlastníci a administrátoři odebrat členům a čtenářům jednotlivá oprávnění: číst konverzace, odpovídat, přiřazovat, uzavírat, vidět projekty, vidět seznam týmu. Další oprávnění tam přidělit nelze.

Omezení na projekty

V seznamu týmu vybíráte pro každou osobu pod Projekty mezi Všechny projekty a Jen tyto projekty. Omezená osoba vidí pouze vybrané projekty, jejich konverzace a přehledy. To je určeno především agenturám, které přiřazují pracovníky jednotlivým klientům.

Pro omezené osoby dále platí:

• Omezený člen nemůže vytvářet projekty.
• Omezený administrátor nespravuje pracovní prostor, zabezpečení, auditní protokol, klíče API ani integrace.
• Vlastník není nikdy omezen.

Pozvání kolegů

V části Tým (/app/team, vlastníci a administrátoři) zadáte u Někoho pozvat e-mailovou adresu a roli (Admin, člen nebo čtenář; výchozí je čtenář) a kliknete na Pozvat. Pozvánka odejde e-mailem; odkaz se vám také jednou zobrazí ke zkopírování.

• Pozvánka platí 7 dnů. Nová pozvánka na stejnou adresu nahradí starou. Otevřené pozvánky můžete Odvolat.
• Otevřené pozvánky už zabírají místo. Pokud jsou všechna místa tarifu obsazená, pozvánka se odmítne.
• Pozvaná osoba otevře odkaz a klikne na Přijmout pozvánku. Musí být přihlášená přesně s pozvanou adresou nebo si s ní vytvořit účet.

V seznamu Členové vidíte jméno, roli, odkdy je osoba členem, poslední přihlášení a projekty, na kterých pracuje. Role mění pouze vlastník; výběr se ukládá okamžitě. Vlastníci a administrátoři mohou osoby Odebrat, ale nikdo nemůže odebrat vlastníka.

Jaké jazyky a dovednosti osoba má a zda automaticky dostává konverzace, nastavujete v automatizaci pultu (viz Pult operátorů).

Pracovní prostory

V části Pracovní prostor (/app/workspace, vlastníci a administrátoři) má pracovní prostor čtyři karty.

Obecné – název, tarif, datum vytvoření, co k němu patří (projekty, členové, klíče API) a Logo firmy: PNG, JPEG nebo WebP do 1 MB. Zobrazuje se v postranní nabídce všem členům; bez loga se tam zobrazují iniciály.

Export dat – v části Vezměte si data s sebou si stáhnete vše pro jednotlivý projekt jako JSON nebo CSV v souboru ZIP. Přihlašovací údaje, například klíče API, přístupy k integracím a odkazy pozvánek, nejsou zahrnuté; soubor uvádí, co chybí.

Vlastnictví (pouze vlastník) – pomocí Nabídnout převod předáte pracovní prostor osobě, která už je v týmu. Odkaz se zobrazí jednou a platí 7 dnů; nabídku můžete odvolat. Pokud ji osoba přijme, stane se vlastníkem a vy zůstáváte jako administrátor. Běžící předplatné zůstává u dosavadního plátce, dokud se nepřevede ve Fakturaci. Nový vlastník musí mít ve svém tarifu prostor pro další pracovní prostor.

Smazat (pouze vlastník) – napíšete název pracovního prostoru a kliknete na Požádat o smazání. Poté běží lhůta 30 dnů, během níž vše funguje dál a žádost můžete jedním kliknutím odvolat. Potom se prostor trvale smaže. Dokud běží placené předplatné, není to možné.

Více pracovních prostorů

Nahoře v účtu přepínáte mezi pracovními prostory přes Pracovní prostor. Volba platí pro toto okno prohlížeče. Pomocí + Nový pracovní prostor vytvoříte další; jejich počet závisí na tarifu vašich pracovních prostorů. Kdo ho vytvoří, stává se vlastníkem.

Váš osobní účet

V části Účet (/app/settings) jsou vaše vlastní nastavení, nezávislá na pracovním prostoru:

• Profil – zobrazované jméno (návštěvníci ho vidí v chatu), jméno a příjmení, e-mailová adresa. Novou adresu potvrdíte odkazem zaslaným na novou adresu; do té doby platí stará. Poté se ostatní zařízení odhlásí.
• Přihlášení a zabezpečení – změna hesla (ostatní zařízení se odhlásí), dvoufaktorové přihlášení a seznam vašich Zařízení s možností Odhlásit pro každé zařízení a Odhlásit všude jinde.
• Vzhled a jazyk – jazyk účtu (němčina, angličtina, polština) a motiv (Systém, Světlý, Tmavý).
• Oznámení – které týmové e-maily dostáváte (viz Dostupnost, zpětné volání a oznámení).
• Data – Stáhnout data mého účtu jako JSON a pro vlastníky a administrátory cesta k exportu pracovního prostoru.
• Smazat účet – viz níže.

Přihlášení a zachování přihlášení

• Po 5 nesprávných heslech se účet na 15 minut zamkne. Nesprávná adresa a nesprávné heslo vyvolají stejné hlášení, aby nikdo nemohl zjistit, kdo má účet.
• Přihlášení platí 14 dnů a každým použitím se prodlužuje; se zapnutým Zůstat přihlášeni 60 dnů.
• Zapomenuté heslo? odešle odkaz platný 60 minut. Nové heslo ukončí všechny otevřené relace.

Dvoufaktorové přihlášení

V části Přihlášení a zabezpečení klikněte u Dvoufaktorové přihlášení na Nastavit, naskenujte QR kód ověřovací aplikací (nebo zadejte tajný klíč) a vložte kód z aplikace. Poté dostanete 10 obnovovacích kódů. Zobrazí se pouze jednou; uchovávejte je odděleně od telefonu.

Od té chvíle účet při každém přihlášení požaduje kód. Dvoufaktorové přihlášení můžete vypnout pouze heslem a kódem. Nelze ho vynutit pro jednotlivé pracovní prostory; k tomu slouží jednotné přihlášení.

Smazání účtu

Heslem (a při aktivním dvoufaktorovém přihlášení také kódem) smažete účet. Ihned se zamkne a po 30 dnech se smaže. Pracovní prostory, ve kterých jste sami, se smažou s ním; ze všech ostatních budete okamžitě odebráni. Pokud vlastníte pracovní prostor s dalšími členy nebo běží placené předplatné, musíte to nejprve vyřešit (převést nebo zrušit). Během lhůty může účet obnovit pouze podpora a členství se nevracejí.

Zabezpečení pracovního prostoru

V části Zabezpečení (/app/security) vidí vlastníci a administrátoři bezpečnostní nastavení; měnit je smí pouze vlastník.

Jednotné přihlášení

V tarifu Agency se tým přihlašuje přes vašeho poskytovatele identity (OpenID Connect, například Entra ID, Google, Okta nebo Keycloak). Zadáte vydavatele, ID klienta a tajný klíč klienta, ověříte pomocí Uložit a otestovat a zapnete. Dále:

• E-mailové domény – záznamem DNS potvrdíte, které domény vám patří (až 20). Osoby z potvrzených domén lze při prvním přihlášení automaticky vytvořit s rolí nastavenou pro nové členy nebo přiřadit podle skupiny („group = admin/member/viewer“).
• Vyžadovat SSO – potom se osoby z potvrzených domén mohou přihlašovat pouze přes SSO. Vlastníkovi zůstává heslo jako nouzový přístup. Při zapnutí se relace dotčených osob ukončí.

Tým se pak přihlašuje přes Přihlásit se jednotným přihlášením s firemní e-mailovou adresou.

Operátoři v přehledech

Zde rozhodujete, zda se operátoři v přehledech zobrazují Se jmény, Pseudonymizovaně (Operátor A, Operátor B …) nebo vůbec ne jednotlivě.

Auditní protokol

Karta Auditní protokol (/app/audit) ukazuje, kdo kdy co změnil v pracovním prostoru, s filtry podle období, oblasti a osoby a s exportem CSV. Každý export se sám zaznamenává. Záznamy o fakturaci vidí pouze vlastník. Dobu uchovávání nastavíte pod Doba uchovávání auditního protokolu: do smazání pracovního prostoru nebo 90, 180, 365 či 730 dnů.

Kdo četl kterou konverzaci, se nezobrazuje zde, ale v záznamu čtení (viz Přehledy).

Zpětná vazba pro nás

Nahoře na každé stránce účtu je tlačítko Poslat zpětnou vazbu. Vyberte Chyba, Nápad, Pochvala nebo Jiné a napište nám. Spolu se zprávou se odesílá aktuální stránka, prohlížeč a jazyk.