Team, account en beveiliging

De vier rollen

Iedere persoon heeft precies één rol in een werkruimte:

• Eigenaar — mag alles, inclusief facturering, rollen wijzigen en de werkruimte overdragen en verwijderen. Een werkruimte heeft precies één eigenaar.
• Beheerder (Admin) — richt zaken in: projecten aanmaken en wijzigen, teamleden uitnodigen en verwijderen, integraties, API-sleutels, werkruimte-instellingen. Geen facturering, geen rolwijzigingen.
• Lid — werkt in het agentenpaneel: gesprekken lezen, beantwoorden, toewijzen en sluiten. Ziet projecten en rapporten, maar wijzigt geen instellingen.
• Lezer — ziet gesprekken, projecten en rapporten, maar kan niets beantwoorden of wijzigen.

Wie iets niet mag wijzigen, ziet grijs weergegeven velden. Menuonderdelen die een rol niet mag gebruiken, verschijnen helemaal niet.

Rechten beperken

Onder Team, in het gedeelte Rolrechten (“Wat leden en lezers mogen doen”), kunnen eigenaren en beheerders afzonderlijke rechten van leden en lezers intrekken: gesprekken lezen, antwoorden, toewijzen, sluiten, projecten zien, de teamlijst zien. Extra rechten kunnen daar niet worden toegekend.

Beperken tot projecten

In de teamlijst kiest u per persoon onder Projecten tussen Alle projecten en Alleen deze projecten. Een beperkte persoon ziet alleen de geselecteerde projecten en de bijbehorende gesprekken en rapporten. Dit is vooral bedoeld voor bureaus die medewerkers aan afzonderlijke klanten toewijzen.

Voor beperkte personen geldt ook:

• Een beperkt lid kan geen projecten aanmaken.
• Een beperkte beheerder beheert de werkruimte niet, en evenmin beveiliging, auditlogboek, API-sleutels of integraties.
• De eigenaar is nooit beperkt.

Collega’s uitnodigen

Onder Team (/app/team, eigenaren en beheerders) voert u bij Iemand uitnodigen een e-mailadres en een rol in (beheerder, lid of lezer; standaard lezer) en klikt u op Uitnodigen. De uitnodiging wordt per e-mail verstuurd; u ziet de link ook eenmaal om te kopiëren.

• Een uitnodiging is 7 dagen geldig. Een nieuwe uitnodiging voor hetzelfde adres vervangt de oude. U kunt openstaande uitnodigingen Intrekken.
• Openstaande uitnodigingen nemen al een seat in. Als alle seats van uw abonnement bezet zijn, wordt de uitnodiging geweigerd.
• De uitgenodigde persoon opent de link en klikt op Uitnodiging accepteren. Daarvoor moet die met precies het uitgenodigde adres zijn aangemeld of daarmee een account aanmaken.

In de lijst Leden ziet u naam, rol, sinds wanneer iemand lid is, wanneer die voor het laatst is aangemeld en aan welke projecten die werkt. Alleen de eigenaar wijzigt rollen; de selectie wordt direct opgeslagen. Eigenaren en beheerders mogen personen Verwijderen, maar niemand kan de eigenaar verwijderen.

Welke talen en vaardigheden iemand heeft en of gesprekken automatisch worden toegewezen, stelt u in bij de automatisering van het agentenpaneel (zie Het agentenpaneel).

Werkruimten

Onder Werkruimte (/app/workspace, eigenaren en beheerders) heeft de werkruimte vier tabbladen.

Algemeen — naam, abonnement, aanmaakdatum, wat eraan gekoppeld is (projecten, leden, API-sleutels) en het Bedrijfslogo: PNG, JPEG of WebP tot 1 MB. Het verschijnt voor alle leden in het zijmenu; zonder logo staan daar initialen.

Gegevensexport — onder Uw gegevens meenemen downloadt u alles per project als JSON of als CSV in een ZIP-bestand. Toegangsgegevens zoals API-sleutels, integratietoegang en uitnodigingslinks zijn niet inbegrepen; het bestand vermeldt wat ontbreekt.

Eigendom (alleen eigenaar) — met Overdracht aanbieden draagt u de werkruimte over aan iemand die al in het team zit. De link verschijnt eenmaal en is 7 dagen geldig; u kunt het aanbod intrekken. Als de persoon accepteert, wordt die eigenaar en blijft u beheerder. Een lopend abonnement blijft bij de vorige betaler totdat dit onder Facturering wordt omgezet. De nieuwe eigenaar moet in het eigen abonnement ruimte voor een extra werkruimte hebben.

Verwijderen (alleen eigenaar) — u typt de naam van de werkruimte en klikt op Verwijdering aanvragen. Daarna geldt een termijn van 30 dagen, waarin alles blijft werken en u het verzoek met één klik kunt intrekken. Daarna wordt de werkruimte definitief verwijderd. Dit is niet mogelijk zolang er een betaald abonnement loopt.

Meerdere werkruimten

Bovenaan het account wisselt u via Werkruimte tussen uw werkruimten. De keuze geldt voor dit browservenster. Met + Nieuwe werkruimte maakt u er nog een aan; hoeveel u er kunt hebben, hangt af van het abonnement van uw werkruimten. Wie de werkruimte aanmaakt, wordt eigenaar.

Uw persoonlijke account

Onder Account (/app/settings) staan uw eigen instellingen, onafhankelijk van een werkruimte:

• Profiel — weergavenaam (bezoekers zien deze in de chat), voor- en achternaam, e-mailadres. Een nieuw adres bevestigt u via een link die naar het nieuwe adres wordt gestuurd; tot dan geldt het oude. Daarna worden uw andere apparaten uitgelogd.
• Inloggen & beveiliging — wachtwoord wijzigen (andere apparaten worden uitgelogd), tweestapsverificatie en de lijst van uw Apparaten, met Uitloggen per apparaat en Overal elders uitloggen.
• Weergave & taal — taal van het account (Duits, Engels, Pools) en kleurenschema (Systeem, Licht, Donker).
• Notificaties — welke teammails u ontvangt (zie Beschikbaarheid, terugbelverzoeken en notificaties).
• Gegevens — Mijn accountgegevens downloaden als JSON en, voor eigenaren en beheerders, de toegang tot de werkruimte-export.
• Account verwijderen — zie hieronder.

Aanmelden en aangemeld blijven

• Na 5 onjuiste wachtwoorden wordt het account 15 minuten geblokkeerd. Een onjuist adres en een onjuist wachtwoord geven dezelfde melding, zodat niemand kan achterhalen wie een account heeft.
• Een aanmelding is 14 dagen geldig en wordt bij elk gebruik verlengd; met Aangemeld blijven is dat 60 dagen.
• Wachtwoord vergeten? stuurt een link die 60 minuten geldig is. Een nieuw wachtwoord beëindigt alle open sessies.

Tweestapsverificatie

Klik onder Inloggen & beveiliging bij Tweestapsverificatie op Instellen, scan de QR-code met een authenticator-app (of voer het geheim in) en vul een code uit de app in. U krijgt vervolgens 10 herstelcodes. Deze worden slechts eenmaal getoond; bewaar ze apart van uw telefoon.

Vanaf dan vraagt het account bij elke aanmelding om een code. U kunt tweestapsverificatie alleen uitschakelen met uw wachtwoord en een code. Deze kan niet voor afzonderlijke werkruimten verplicht worden gesteld; daarvoor is single sign-on bedoeld.

Uw account verwijderen

Met uw wachtwoord (en, als tweestapsverificatie actief is, een code) verwijdert u uw account. Het wordt direct geblokkeerd en na 30 dagen verwijderd. Werkruimten waarin u alleen bent, worden mee verwijderd; uit alle andere wordt u direct verwijderd. Als u eigenaar bent van een werkruimte met andere leden of er een betaald abonnement loopt, moet u dat eerst regelen (overdragen of opzeggen). Binnen de termijn kan alleen support het account herstellen; lidmaatschappen keren niet terug.

Beveiliging in de werkruimte

Onder Beveiliging (/app/security) zien eigenaren en beheerders de beveiligingsinstellingen; alleen de eigenaar mag ze wijzigen.

Single sign-on

Met Agency meldt uw team zich aan via uw identiteitsprovider (OpenID Connect, bijvoorbeeld Entra ID, Google, Okta of Keycloak). U voert de issuer, client-ID en het clientgeheim in, controleert met Opslaan en testen en schakelt de functie in. Daarnaast:

• E-maildomeinen — met een DNS-record bevestigt u welke domeinen van u zijn (maximaal 20). Personen uit bevestigde domeinen kunnen bij hun eerste aanmelding automatisch worden aangemaakt, met de rol die u voor nieuwe leden instelt, of op basis van een groep worden gekoppeld (“group = admin/member/viewer”).
• SSO verplicht maken — daarna kunnen personen uit bevestigde domeinen alleen via SSO aanmelden. De eigenaar behoudt het wachtwoord als noodtoegang. De sessies van betrokken personen worden bij het inschakelen beëindigd.

Uw team meldt zich vervolgens onder Aanmelden met single sign-on aan met het zakelijke e-mailadres.

Medewerkers in rapporten

Hier bepaalt u of medewerkers in rapporten Met namen, Gepseudonimiseerd (Medewerker A, Medewerker B …) of helemaal niet afzonderlijk verschijnen.

Auditlogboek

Het tabblad Auditlogboek (/app/audit) toont wie wat wanneer in de werkruimte heeft gewijzigd, met filters op periode, gebied en persoon, en als CSV-export. Elke export wordt zelf vastgelegd. Alleen de eigenaar ziet vermeldingen over facturering. Hoelang het logboek wordt bewaard, stelt u in onder Bewaartermijn auditlogboek: tot de werkruimte wordt verwijderd, of 90, 180, 365 of 730 dagen.

Wie welk gesprek heeft gelezen, staat hier niet, maar in het leeslogboek (zie Rapporten).

Feedback aan ons

Bovenaan elke accountpagina staat de knop Feedback sturen. Kies Fout, Idee, Compliment of Overig en schrijf ons. De huidige pagina, browser en taal worden meegestuurd.