Ekip, hesap ve güvenlik

Dört rol

Çalışma alanındaki her kişinin tam olarak bir rolü vardır:

• Sahip – faturalandırma, rol değiştirme, çalışma alanını devretme ve silme dâhil her işlemi yapabilir. Çalışma alanının tam olarak bir sahibi vardır.
• Yönetici – kurulumu yapar: proje oluşturma ve değiştirme, ekip üyelerini davet etme ve kaldırma, entegrasyonlar, API anahtarları, çalışma alanı ayarları. Faturalandırma ve rol değiştirme yetkisi yoktur.
• Üye – temsilci panelinde çalışır: sohbetleri okur, yanıtlar, atar ve kapatır. Projeleri ve raporları görür, ancak ayarları değiştiremez.
• Görüntüleyici – sohbetleri, projeleri ve raporları görür; yanıt veremez veya değişiklik yapamaz.

Bir şeyi değiştirme yetkisi olmayan kişiler ilgili alanları gri görür. Rolün kullanamayacağı menü öğeleri hiç görünmez.

Yetkileri daraltma

Ekip altında, Rol yetkileri bölümünde (“Üyelerin ve görüntüleyicilerin yapabilecekleri”) sahipler ve yöneticiler, üyelerin ve görüntüleyicilerin belirli yetkilerini kaldırabilir: sohbetleri okuma, yanıtlama, atama, kapatma, projeleri görme, ekip listesini görme. Buradan ek yetki verilemez.

Projelerle sınırlama

Ekip listesinde her kişi için Projeler altında Tüm projeler ile Yalnızca bu projeler arasında seçim yapabilirsiniz. Kısıtlanan kişi yalnızca seçilen projeleri, bunların sohbetlerini ve raporlarını görür. Bu özellik öncelikle çalışanlarını belirli müşterilere atayan ajanslar içindir.

Kısıtlanan kişiler için şu kurallar da geçerlidir:

• Kısıtlanan üye proje oluşturamaz.
• Kısıtlanan yönetici çalışma alanını, güvenliği, denetim kaydını, API anahtarlarını veya entegrasyonları yönetemez.
• Sahip hiçbir zaman kısıtlanmaz.

Çalışma arkadaşlarını davet etme

Ekip altında (/app/team, sahipler ve yöneticiler), Birini davet edin alanına e-posta adresi ve rol (Yönetici, Üye veya Görüntüleyici; varsayılan Görüntüleyici) girip Davet et düğmesine tıklayın. Davet e-postayla gönderilir; ayrıca bağlantıyı kopyalamanız için bir kez görürsünüz.

• Davet 7 gün geçerlidir. Aynı adrese yeni davet gönderilirse eskisinin yerini alır. Açık davetleri İptal et ile iptal edebilirsiniz.
• Açık davetler de kullanıcı lisansı kullanır. Planınızdaki tüm kullanıcı lisansları doluysa davet reddedilir.
• Davet edilen kişi bağlantıyı açıp Daveti kabul et düğmesine tıklar. Bunun için tam olarak davet edilen adresle oturum açmış olması veya bu adresle hesap oluşturması gerekir.

Üyeler listesinde adı, rolü, ne zamandır üye olduğunu, son oturum açma zamanını ve çalıştığı projeleri görürsünüz. Rolleri yalnızca sahip değiştirir; seçim hemen kaydedilir. Sahipler ve yöneticiler kişileri Kaldır ile kaldırabilir; ancak hiç kimse sahibi kaldıramaz.

Kişinin bildiği dilleri ve yeteneklerini, ayrıca sohbetlerin kendisine otomatik atanıp atanmayacağını temsilci paneli otomasyonunda ayarlarsınız (Temsilci paneli bölümüne bakın).

Çalışma alanları

Çalışma alanı altında (/app/workspace, sahipler ve yöneticiler) dört sekme bulunur.

Genel – ad, plan, oluşturulma tarihi, bağlı öğeler (projeler, üyeler, API anahtarları) ve Şirket logosu: en fazla 1 MB boyutunda PNG, JPEG veya WebP. Logo tüm üyelerin yan menüsünde görünür; logo yoksa baş harfler gösterilir.

Verileri dışa aktarma – Verilerinizi yanınıza alın altında tüm verileri proje başına JSON olarak veya ZIP dosyasında CSV olarak indirebilirsiniz. API anahtarları, entegrasyon erişimi ve davet bağlantıları gibi erişim bilgileri dâhil edilmez; dosya, eksik olanları belirtir.

Sahiplik (yalnızca sahip) – Devir teklif et ile çalışma alanını zaten ekipte olan bir kişiye devredebilirsiniz. Bağlantı bir kez gösterilir ve 7 gün geçerlidir; teklifi iptal edebilirsiniz. Kişi kabul ederse sahip olur, siz yönetici olarak kalırsınız. Devam eden abonelik, Faturalandırma altında değiştirilene kadar önceki ödeme yapan kişiye bağlı kalır. Yeni sahibin planında ek bir çalışma alanı için yer bulunmalıdır.

Sil (yalnızca sahip) – çalışma alanının adını yazıp Silme talep et düğmesine tıklayın. Ardından 30 günlük süre başlar; bu sürede her şey çalışmaya devam eder ve isteği tek tıklamayla iptal edebilirsiniz. Sürenin sonunda kalıcı olarak silinir. Ücretli abonelik devam ederken bu işlem yapılamaz.

Birden fazla çalışma alanı

Hesabın üst kısmında Çalışma alanı üzerinden çalışma alanlarınız arasında geçiş yapabilirsiniz. Seçim bu tarayıcı penceresi için geçerlidir. + Yeni çalışma alanı ile başka bir çalışma alanı oluşturabilirsiniz; oluşturabileceğiniz sayı çalışma alanlarınızın planına bağlıdır. Oluşturan kişi sahip olur.

Kişisel hesabınız

Hesap altında (/app/settings), çalışma alanlarından bağımsız kişisel ayarlarınız bulunur:

• Profil – görünen ad (ziyaretçiler sohbette görür), ad ve soyad, e-posta adresi. Yeni adresi, o adrese gönderilen bağlantıyla doğrularsınız; o zamana kadar eski adres geçerlidir. Sonrasında diğer cihazlarınızdaki oturumlar kapatılır.
• Oturum açma ve güvenlik – şifre değiştirme (diğer cihazların oturumları kapatılır), iki faktörlü oturum açma ve cihaz başına Oturumu kapat ile Diğer tüm oturumları kapat seçeneklerini içeren Cihazlarınız listesi.
• Görünüm ve dil – hesap dili (Almanca, İngilizce, Lehçe) ve renk teması (Sistem, Açık, Koyu).
• Bildirimler – hangi ekip e-postalarını alacağınız (Müsaitlik, geri aramalar ve bildirimler bölümüne bakın).
• Veriler – JSON olarak Hesap verilerimi indir; sahipler ve yöneticiler için çalışma alanı dışa aktarmasına giden bağlantı.
• Hesabı sil – aşağıya bakın.

Oturum açma ve oturumu açık tutma

• 5 yanlış şifre girişinden sonra hesap 15 dakika kilitlenir. Yanlış adres ve yanlış şifre aynı mesajı verir; böylece kimin hesabı olduğu öğrenilemez.
• Oturum 14 gün geçerlidir ve her kullanımda uzatılır; Oturum açık kalsın ile bu süre 60 gündür.
• Şifrenizi mi unuttunuz? 60 dakika geçerli bir bağlantı gönderir. Yeni şifre tüm açık oturumları sonlandırır.

İki faktörlü oturum açma

Oturum açma ve güvenlik altında, İki faktörlü oturum açma bölümünde Kur düğmesine tıklayın, kimlik doğrulama uygulamasıyla QR kodunu tarayın (veya gizli anahtarı girin), ardından uygulamadaki kodu yazın. Sonrasında 10 kurtarma kodu alırsınız. Yalnızca bir kez gösterilirler; bunları telefonunuzdan ayrı saklayın.

Bundan sonra hesap her oturum açışınızda kod ister. İki faktörlü oturum açmayı yalnızca şifreniz ve bir kodla kapatabilirsiniz. Tek tek çalışma alanları için zorunlu kılınamaz; bu amaçla çoklu oturum açma vardır.

Hesabınızı silme

Şifrenizle (ve iki faktörlü oturum açma etkinse bir kodla) hesabınızı silersiniz. Hemen kilitlenir ve 30 gün sonra silinir. Tek başınıza olduğunuz çalışma alanları da onunla birlikte silinir; diğerlerinin tümünden hemen çıkarılırsınız. Başka üyeleri olan bir çalışma alanının sahibiyseniz veya ücretli aboneliğiniz devam ediyorsa önce bunu çözmeniz gerekir (devir veya iptal). Süre içinde hesabı yalnızca destek geri yükleyebilir; üyelikler geri gelmez.

Çalışma alanında güvenlik

Güvenlik altında (/app/security) sahipler ve yöneticiler güvenlik ayarlarını görür; yalnızca sahip bunları değiştirebilir.

Çoklu oturum açma

Agency planında ekibiniz kimlik sağlayıcınız üzerinden oturum açar (OpenID Connect; örneğin Entra ID, Google, Okta veya Keycloak). Yayıncıyı, istemci kimliğini ve istemci gizli anahtarını girin, Kaydet ve test et ile kontrol edin, ardından etkinleştirin. Ayrıca:

• E-posta alan adları – DNS kaydıyla hangi alan adlarının size ait olduğunu doğrularsınız (en fazla 20). Doğrulanan alan adlarındaki kişiler ilk oturum açışlarında, yeni üyeler için belirlediğiniz rolle otomatik oluşturulabilir veya gruba göre eşlenebilir (“grup = yönetici/üye/görüntüleyici”).
• SSO zorunlu olsun – bundan sonra doğrulanan alan adlarındaki kişiler yalnızca SSO ile oturum açabilir. Sahip, acil erişim için şifresini korur. Etkinleştirildiğinde etkilenen kişilerin oturumları sonlandırılır.

Ekibiniz daha sonra iş e-posta adresiyle Çoklu oturum açma ile giriş yap üzerinden oturum açar.

Raporlarda temsilciler

Burada temsilcilerin raporlarda Adlarıyla, Takma adlarla (Temsilci A, Temsilci B …) görünmesini veya tek tek hiç gösterilmemesini seçersiniz.

Denetim kaydı

Denetim kaydı sekmesi (/app/audit), çalışma alanında kimin neyi ne zaman değiştirdiğini gösterir; dönem, alan ve kişi filtreleri ile CSV dışa aktarması sunar. Her dışa aktarma işlemi de kaydedilir. Faturalandırma kayıtlarını yalnızca sahip görür. Kaydın ne kadar tutulacağını Denetim kaydı saklama süresi altında ayarlarsınız: çalışma alanı silinene kadar veya 90, 180, 365 ya da 730 gün.

Kimin hangi sohbeti okuduğu burada değil, okuma kaydında görünür (Raporlar bölümüne bakın).

Bize geri bildirim gönderme

Hesaptaki her sayfanın üst kısmında Geri bildirim gönder düğmesi vardır. Hata, Fikir, Övgü veya Diğer seçeneğini seçip bize yazın. Geçerli sayfa, tarayıcı ve dil de iletilir.