Equipo, cuenta y seguridad

Los cuatro roles

Cada persona tiene exactamente un rol en un espacio de trabajo:

• Propietario – puede hacerlo todo, incluida la facturación, cambiar roles y transferir o eliminar el espacio de trabajo. Cada espacio de trabajo tiene exactamente un propietario.
• Admin – configura: crear y modificar proyectos, invitar y eliminar miembros del equipo, integraciones, claves de API y ajustes del espacio de trabajo. No puede gestionar la facturación ni cambiar roles.
• Miembro – trabaja en el panel de agentes: leer, responder, asignar y cerrar conversaciones. Ve proyectos e informes, pero no modifica ajustes.
• Lector – ve conversaciones, proyectos e informes, pero no puede responder ni modificar nada.

Quien no puede modificar algo ve los campos atenuados. Las opciones de menú que un rol no puede utilizar no aparecen.

Restringir los permisos

En Equipo, sección Permisos del rol («Qué pueden hacer los miembros y lectores»), los propietarios y administradores pueden retirar permisos individuales a miembros y lectores: leer conversaciones, responder, asignar, cerrar, ver proyectos y ver la lista del equipo. No se pueden conceder permisos adicionales desde allí.

Restringir a proyectos

En la lista del equipo, en Proyectos, puede elegir para cada persona entre Todos los proyectos y Solo estos proyectos. Una persona con acceso restringido solo ve los proyectos seleccionados, sus conversaciones e informes. Está pensado sobre todo para agencias que asignan personal a clientes concretos.

Para las personas con acceso restringido también se aplica lo siguiente:

• Un miembro con acceso restringido no puede crear proyectos.
• Un administrador con acceso restringido no gestiona el espacio de trabajo, la seguridad, el registro de auditoría, las claves de API ni las integraciones.
• El propietario nunca tiene acceso restringido.

Invitar a colegas

En Equipo (/app/team, propietarios y administradores), introduzca en Invitar a alguien una dirección de correo y un rol (Admin, Miembro o Lector; el predeterminado es Lector) y pulse Invitar. La invitación se envía por correo; además, el enlace se muestra una vez para que pueda copiarlo.

• Una invitación es válida durante 7 días. Una nueva invitación a la misma dirección sustituye a la anterior. Puede Revocar las invitaciones pendientes.
• Las invitaciones pendientes ya ocupan un puesto. Si todos los puestos de su plan están ocupados, se rechaza la invitación.
• La persona invitada abre el enlace y pulsa Aceptar invitación. Para ello debe haber iniciado sesión con la dirección exacta a la que se envió la invitación o crear una cuenta con ella.

En la lista Miembros verá el nombre, el rol, desde cuándo es miembro cada persona, cuándo inició sesión por última vez y en qué proyectos trabaja. Solo el propietario cambia los roles; la selección se guarda de inmediato. Los propietarios y administradores pueden Eliminar personas, pero nadie puede eliminar al propietario.

Los idiomas y habilidades de cada persona y la recepción automática de conversaciones se configuran en la automatización del panel de agentes (véase El panel de agentes).

Espacios de trabajo

En Espacio de trabajo (/app/workspace, propietarios y administradores), el espacio de trabajo tiene cuatro pestañas.

General – nombre, plan, fecha de creación, elementos vinculados (proyectos, miembros, claves de API) y Logotipo de la empresa: PNG, JPEG o WebP de hasta 1 MB. Aparece en el menú lateral para todos los miembros; sin logotipo, se muestran las iniciales.

Exportación de datos – en Llévese sus datos puede descargar todo por proyecto como JSON o como CSV en un archivo ZIP. No se incluyen credenciales como claves de API, accesos de integraciones ni enlaces de invitación; el archivo indica qué falta.

Propiedad (solo el propietario) – con Ofrecer la transferencia puede ceder el espacio de trabajo a alguien que ya forme parte del equipo. El enlace aparece una vez y es válido durante 7 días; puede revocar la oferta. Si la persona acepta, pasa a ser propietaria y usted permanece como administrador. Una suscripción en curso sigue a cargo del pagador anterior hasta que se cambie en Facturación. El plan del nuevo propietario debe permitir un espacio de trabajo adicional.

Eliminar (solo el propietario) – escriba el nombre del espacio de trabajo y pulse Solicitar la eliminación. A partir de entonces se aplica un plazo de 30 días durante el que todo sigue funcionando y puede revocar la solicitud con un clic. Después se elimina definitivamente. No es posible mientras haya una suscripción de pago en curso.

Varios espacios de trabajo

En la parte superior de la cuenta puede cambiar entre sus espacios de trabajo mediante Espacio de trabajo. La selección se aplica a esta ventana del navegador. Con + Nuevo espacio de trabajo puede crear otro; la cantidad permitida depende del plan de sus espacios de trabajo. Quien lo crea se convierte en propietario.

Su cuenta personal

En Cuenta (/app/settings) están sus ajustes personales, independientes de cualquier espacio de trabajo:

• Perfil – nombre visible (los visitantes lo ven en el chat), nombre y apellidos, dirección de correo electrónico. Debe confirmar una nueva dirección mediante un enlace enviado a ella; hasta entonces sigue vigente la anterior. Después se cierran las sesiones de sus demás dispositivos.
• Inicio de sesión y seguridad – cambiar la contraseña (se cierran las sesiones de los demás dispositivos), verificación en dos pasos y lista de sus Dispositivos, con Cerrar sesión para cada dispositivo y Cerrar las demás sesiones.
• Apariencia e idioma – idioma de la cuenta (alemán, inglés, polaco) y esquema de colores (Sistema, Claro, Oscuro).
• Notificaciones – qué correos del equipo recibe (véase Disponibilidad, solicitudes de llamada y notificaciones).
• Datos – Descargar los datos de mi cuenta como JSON y, para propietarios y administradores, acceso a la exportación del espacio de trabajo.
• Eliminar cuenta – véase más abajo.

Iniciar sesión y mantenerla iniciada

• Tras 5 contraseñas incorrectas, la cuenta se bloquea durante 15 minutos. Una dirección incorrecta y una contraseña incorrecta producen el mismo mensaje, para impedir que se averigüe quién tiene cuenta.
• Una sesión es válida durante 14 días y se prolonga con cada uso; con Mantener sesión iniciada, durante 60 días.
• ¿Ha olvidado su contraseña? envía un enlace válido durante 60 minutos. Una contraseña nueva finaliza todas las sesiones abiertas.

Verificación en dos pasos

En Inicio de sesión y seguridad, pulse Configurar en Verificación en dos pasos, escanee el código QR con una aplicación de autenticación (o introduzca el secreto) e indique un código de la aplicación. Después recibirá 10 códigos de recuperación. Solo se muestran una vez; guárdelos separados de su teléfono.

A partir de entonces, la cuenta solicita un código en cada inicio de sesión. Solo puede desactivar la verificación en dos pasos con su contraseña y un código. No se puede hacer obligatoria para espacios de trabajo concretos; para ello está el inicio de sesión único.

Eliminar su cuenta

Puede eliminar su cuenta con su contraseña (y, si la verificación en dos pasos está activa, un código). Se bloquea de inmediato y se elimina al cabo de 30 días. Los espacios de trabajo en los que usted sea la única persona también se eliminan; de todos los demás se le retira de inmediato. Si es propietario de un espacio de trabajo con otros miembros o tiene una suscripción de pago en curso, debe resolverlo primero (transferir o cancelar). Durante el plazo, solo el soporte puede restaurar la cuenta y no se recuperan las pertenencias a espacios de trabajo.

Seguridad en el espacio de trabajo

En Seguridad (/app/security), los propietarios y administradores pueden ver los ajustes de seguridad; solo el propietario puede modificarlos.

Inicio de sesión único

En el plan Agency, su equipo inicia sesión mediante su proveedor de identidad (OpenID Connect, por ejemplo Entra ID, Google, Okta o Keycloak). Introduzca el emisor, el ID de cliente y el secreto de cliente, compruebe con Guardar y probar y actívelo. Además:

• Dominios de correo electrónico – mediante un registro DNS confirma qué dominios le pertenecen (hasta 20). Las personas de dominios confirmados pueden crearse automáticamente al iniciar sesión por primera vez, con el rol que establezca para los nuevos miembros, o asignarse según el grupo («grupo = admin/member/viewer»).
• Hacer obligatorio el SSO – a partir de entonces, las personas de dominios confirmados solo pueden iniciar sesión mediante SSO. El propietario conserva su contraseña como acceso de emergencia. Al activarlo se finalizan las sesiones de las personas afectadas.

Su equipo inicia sesión entonces en Iniciar sesión con inicio de sesión único, con su dirección de correo de empresa.

Agentes en los informes

Aquí decide si los agentes aparecen en los informes Con nombres, Seudonimizado (Agente A, Agente B …) o sin desglose individual.

Registro de auditoría

La pestaña Registro de auditoría (/app/audit) muestra quién cambió qué en el espacio de trabajo y cuándo, con filtros por periodo, área y persona, y como exportación CSV. Cada exportación también queda registrada. Solo el propietario ve las entradas sobre facturación. En Conservación del registro puede establecer cuánto tiempo se conserva: hasta que se elimine el espacio de trabajo, o durante 90, 180, 365 o 730 días.

Aquí no se muestra quién leyó cada conversación, sino en el registro de lectura (véase Informes).

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